В процессе оформления новых сотрудников в организации часто возникает вопрос: кто непосредственно заполняет трудовую книжку? На практике эту задачу чаще всего берёт на себя бухгалтер (кадровик), поскольку он отвечает за подготовку и отправку необходимых отчётных форм в Социальный фонд России (СФР). В статье раскрываются все аспекты этого процесса – от правовой базы до типичных ошибок.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 66.1) трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. С 2020 года введена электронная форма (ЭТК), однако бумажный вариант сохраняется при согласии сотрудника.
1.1 Ключевые нормативные акты
- Постановление Минтруда РФ от № 69 – инструкция по заполнению трудовых книжек.
- Форма ЕФС‑1 – сведения о трудовой деятельности, которые работодатель подаёт в СФР.
- Ст. 66 ТК РФ – порядок оформления и ведения трудовых книжек.
Кто заполняет трудовую книжку?
Официально работодатель обязан вести кадровую документацию. В большинстве компаний эту функцию выполняет бухгалтер‑кадровик, поскольку он:
- Имеет доступ к персональному составу и заработной плате.
- Обеспечивает подготовку и отправку формы ЕФС‑1.
- Контролирует соблюдение сроков и требований к оформлению.
Тем не менее, в случае отсутствия штатного кадровика функции могут возложить на директора или иного уполномоченного лица.
Этапы заполнения трудовой книжки
3.1 Сбор первичных данных
- Копия паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность).
- Сведения о дате рождения.
- Сведения о месте и дате заключения трудового договора.
- Информация о стаже работы в предыдущих организациях.
3.2 Оформление ьного листа
ьный лист заполняет ответственный специалист (бухгалтер). В него включают:
- Наименование организации.
- ФИО сотрудника.
- Дата рождения.
- Паспортные данные;
- Подпись ответственного лица.
- Печать организации (кадровый отдел).
3.3 Запись в трудовые книжки
После подписания трудового договора бухгалтер вносит сведения о:
- Дата приёма на работу.
- Должность и подразделение.
- Условия труда (рабочее время, режим).
- Размер заработной платы.
- Сведения о переводах, отпусках, увольнениях.
Записи оформляются в соответствии с образцом заполнения, утверждённым Минтрудом.
3.4 Подготовка и отправка формы ЕФС‑1
Для каждого сотрудника, проработавшего более пяти дней, бухгалтер формирует отчёт по форме ЕФС‑1 и передаёт его в Социальный фонд России. Эта форма содержит:
- Идентификационные данные работника.
- Сведения о заработной плате и удержаниях.
- Информацию о страховых взносах.
- Данные о трудовом стаже.
Бумажный и электронный варианты
С 2021 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако:
- Сотрудники, принятые до 2021 года, могут продолжать вести бумажную форму, если они не пожелали перехода.
- Новые работники, начиная с 2021 года, получают ЭТК автоматически.
При этом бухгалтер отвечает за:
- Заполнение ьного листа ЭТК.
- Передачу данных в СФР через электронный портал.
- Ведение истории изменений (переводы, увольнения и т.д.).
Сроки и требования к оформлению
По правилам:
- Трудовую книжку необходимо оформить не позднее недели со дня приема на работу.
- Записи о трудовой деятельности вносятся при каждом событии (приём, перевод, увольнение).
- Хранение книжки осуществляется в кадровом отделе организации.
Частые ошибки бухгалтера при заполнении
- Омиссивные записи. Пропуск сведений о переводе или увольнении приводит к несоответствию данных в форме ЕФС‑1.
- Неправильные ФИО. Ошибки в написании фамилии, имени или отчества могут вызвать проблемы при расчёте стажа.
- Отсутствие печати. Печать кадрового отдела обязательна для подтверждения подлинности документа.
- Неправильный формат даты. Даты должны быть указаны в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Для подтверждения факта наличия ЭТК сотрудник может запросить выписку из личного кабинета СФР или обратиться в отдел кадров. Подтверждение обычно оформляется в виде справки, подписанной ответственным бухгалтером.
Часто задаваемые вопросы
- Может ли бухгалтер отказаться оформить бумажную книжку? – Нет. Переход на электронный формат возможен только по инициативе сотрудника.
- Кто подписывает форму ЕФС‑1? – Подпись ставит ответственный специалист (бухгалтер‑кадровик) от имени организации.
- Как хранить бумажную книжку после увольнения сотрудника? – Документ сохраняется в архиве организации в течение 50 лет.
Заполнение трудовой книжки – важный и ответственный процесс, который в большинстве случаев ложится на плечи бухгалтера‑кадрового специалиста. Правильное оформление, своевременная отправка формы ЕФС‑1 и соблюдение требований законодательства позволяют избежать штрафов, упростить работу с СФР и обеспечить прозрачность кадровых отношений.
Если вы только начинаете работать с персоналом, рекомендуем:
- Изучить образцы заполнения, утверждённые Минтрудом.
- Настроить электронный обмен с СФР.
- Контролировать сроки подачи отчётов.
Только чётко организованный процесс позволит вашей компании эффективно управлять кадровыми документами и поддерживать соответствие требованиям трудового законодательства.