Заполнение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей кадровой службы при приеме нового сотрудника․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки, бумажные экземпляры до сих пор актуальны для многих работников․ Ошибки при заполнении могут привести к юридическим последствиям, нарушению стажа, проблемам с пенсией и штрафам со стороны трудовой инспекции․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнить трудовую книжку новому сотруднику в 2026 году, с учетом всех актуальных требований законодательства․

Определяем: бумажная или электронная трудовая книжка?

Перед тем как приступить к заполнению, необходимо выяснить, какую трудовую книжку должен получить сотрудник — бумажную или электронную․ Это зависит от его выбора и истории трудоустройства․

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — с 1 января 2020 года работники могут подать заявление о переходе на электронный формат․ Если сотрудник уже подавал такое заявление ранее (в т․ч․ через Госуслуги), то бумажная трудовая книжка не заполняется․
• Проверка статуса: если в бумажной трудовой книжке есть запись: «Сведения о трудовой деятельности сотрудника ведутся в электронной форме на основании заявления» — значит, дальнейшие записи в ней запрещены․
• Новички: если сотрудник впервые устраивается на работу и не подавал заявление на ЭТК, работодатель обязан завести ему бумажную трудовую книжку․
• Важно! С 1 января 2021 года новым сотрудникам без предыдущего трудового стажа рекомендуется сразу оформлять электронную трудовую книжку (Порядок № 320н)․

Подготовка к заполнению: необходимые документы

Перед заполнением трудовой книжки кадровик должен запросить у сотрудника следующие документы:

• Паспорт (для заполнения ФИО, даты рождения, места рождения);
• Документ об образовании (аттестат, диплом, свидетельство) — для указания квалификации;
• СНИЛС (для формирования электронного учета);
• Заявление о выборе формы трудовой книжки (если сотрудник еще не подавал его ранее);
• Приказ о приеме на работу (№ 1-н или аналогичный);
• Трудовой договор (для подтверждения условий трудоустройства)․

Все сведения вносятся только на основании представленных документов․ Самовольные внесения, основанные на устных заявлениях, недопустимы․

Заполнение ьного листа

ьный лист — это первая страница трудовой книжки․ Он заполняется единожды при первом трудоустройстве․

Порядок заполнения ьного листа:

1. Графа 1, Фамилия, имя, отчество: вписывается полностью, как в паспорте․ Не допускаются сокращения (например, «Иванов И․И․» — недопустимо, только «Иванов Иван Иванович»)․
2. Графа 2 — Дата рождения: указывается арабскими цифрами в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
3. Графа 3 — Место рождения: указывается полностью — город, область, край, республика (например, «г․ Москва, Москва, Россия»)․
4. Графа 4 — Подпись сотрудника: сотрудник обязан поставить свою подпись в присутствии кадровика․ Это подтверждает, что данные внесены правильно․
5. Графа 5 — Подпись ответственного лица: подпись кадровика или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (с расшифровкой ФИО и должности)․
6. Графа 6, Печать организации: если у организации есть печать, она ставится над подписью кадровика․ Если печати нет — это не является нарушением (п․ 14 Порядка № 320н)․

Важно! Все записи на ьном листе выполняются чернилами черного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений․ Использование карандаша, корректора или белой краски запрещено․

Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу — самая важная и часто ошибочная запись в трудовой книжке․ Она вносится только после того, как сотрудник отработал более 5 календарных дней (п․ 10 Порядка № 320н)․

Порядок внесения записи:

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (второй раздел трудовой книжки)․

1. Графа 1 — Порядковый номер записи: ставится арабской цифрой, начиная с 1․ Нумерация идет последовательно, без пропусков․
2. Графа 2 — Дата приема на работу: указывается дата, указанная в приказе о приеме на работу․ Формат: ДД․ММ․ГГГГ․ Например: ․
3. Графа 3 — Наименование организации: указывается полное наименование юридического лица, как в учредительных документах․ Например: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Сервис»»․
4. Графа 4 — Должность, профессия, специальность с указанием квалификации: важнейший момент! Здесь указывается должность (например, «менеджер по продажам»), а не профессия или специальность․ Если сотрудник имеет квалификацию (например, «бухгалтер 1 категории»), она указывается после должности через тире․ Нельзя писать «бухгалтер» вместо «главный бухгалтер» — это искажает реальную должность․
5. Графа 5 — Основание для приема: указывается номер и дата приказа о приеме на работу․ Например: «Приказ № 15 от »․

Пример записи о приеме на работу:

1․ — принята на работу в ООО «Альфа-Сервис» менеджером по продажам — квалификация: специалист по работе с клиентами․ Основание: приказ № 15 от ․

Важно! Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней после того, как сотрудник отработал 5 дней․ Если сотрудник уволился до 5 дней — запись не вносится․

Что делать, если места в трудовой книжке закончились?

Если в основной трудовой книжке не осталось свободных строк для новых записей, работодатель обязан выдать сотруднику вкладыш к трудовой книжке․

• Вкладыш — это отдельный бланк, прикрепляемый к трудовой книжке․
• На ьном листе вкладыша указываються те же данные, что и на основной книжке (ФИО, дата рождения)․
• Записи в вкладыше ведутся по тем же правилам, что и в основной книжке․
• Вкладыш имеет юридическую силу и прилагается к трудовой книжке при увольнении․

Дополнительные записи: переименование, награждения, переводы

Помимо приема на работу, в трудовую книжку вносятся и другие сведения:

• Переименование организации: если компания сменила название, вносится запись: «ООО «Альфа-Сервис» переименовано в ООО «Бета-Лидер»» с указанием даты и основания (решение учредителей, выписка из ЕГРЮЛ)․
• Перевод на другую должность: запись вносится как при приеме, но с указанием: «Переведен с должности менеджера по продажам на должность старшего менеджера»․
• Награждения: если сотрудник получил поощрение (грамота, благодарность, премия), запись вносится в раздел «Сведения о награждении»: «Награжден благодарностью за высокие результаты работы в 2025 году»․

Обязательные отчеты: ЕФС-1 и СЗВ-ТД

Заполнение трудовой книжки — это не только бумажная процедура․ Работодатель обязан:

• Сдавать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России в течение 1 рабочего дня после каждого кадрового события (прием, перевод, увольнение)․ Эта форма формирует данные для электронной трудовой книжки․
• Формировать и отправлять ЕФС-1 — отчет о трудовой деятельности сотрудника в Социальный фонд России (для учета страхового стажа)․

Ошибки в этих отчетах могут привести к тому, что стаж сотрудника не будет учтен, даже если трудовая книжка заполнена правильно․

Ошибки, которых следует избегать

Наиболее частые ошибки при заполнении трудовой книжки:

• Запись о приеме до 5 дней работы, недопустима․
• Использование сокращений в ФИО или наименовании организации — недопустимо․
• Внесение профессии вместо должности — ошибка․
• Исправления, зачеркивания, корректоры — строго запрещены․ При ошибке вносится новая запись с пометкой «Исправлено» и заверяется подписью и печатью․
• Отсутствие подписи сотрудника на ьном листе — нарушение․
• Заполнение трудовой книжки сотруднику, который уже имеет ЭТК — незаконно․

Завершение процедуры: выдача трудовой книжки

После заполнения трудовая книжка выдается сотруднику под роспись в журнале учета трудовых книжек и вкладышей․

В журнале указываются:

• Дата выдачи;
• ФИО сотрудника;
• Номер трудовой книжки;
• Подпись сотрудника о получении․

Копия трудовой книжки (если требуется) заверяется печатью и подписью кадровика с надписью: «Верно», «Копия верна» и датой․

Заполнение трудовой книжки — это не формальность, а важный юридический акт, влияющий на права сотрудника на пенсию, компенсации, стаж и карьеру․ Помните основные принципы:

1. Проверяйте статус ЭТК — не заполняйте бумажную книжку, если сотрудник уже перешел на электронную форму․
2. Заполняйте только после 5 дней работы, иначе запись будет недействительна․
3. Используйте только официальные документы — паспорт, приказ, трудовой договор․
4. Соблюдайте форматы — арабские цифры, полные названия, черные чернила․
5. Сдавайте отчеты СЗВ-ТД и ЕФС-1, без этого электронная трудовая книжка не будет актуальной․
6. Храните журналы учета — они являются доказательством соблюдения законодательства․

При сомнениях — всегда обращайтесь к Порядку № 320н (утв․ Минтрудом России от ) и консультируйтесь с юристом или аутсорсинговым центром по кадровому учету․ Правильно оформленная трудовая книжка — залог спокойствия как для сотрудника, так и для работодателя․

Важно! С 2026 года все новые трудовые книжки, выдаваемые впервые, должны быть электронными, если сотрудник не требует бумажную․ Бумажные книжки остаются только для тех, кто уже имел трудовой стаж до 2020 года и не подавал заявление на ЭТК․