Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда России № 320н («О порядке ведения и хранения трудовых книжек»). С этого момента все записи в трудовые книжки любого образца (старого, нового или электронного) должны оформляться по единым правилам. Ниже – пошаговая инструкция, образцы заполнения и ответы на часто задаваемые вопросы.

Что изменилось с введением Приказа 320н?

Единый формат ьного листа и раздела «Сведения о работе» для всех трудовых книжек.
Обязательное использование Arabic numerals для порядковых номеров записей.
Запрет на исправления корректирующей жидкостью – исправления делаются одной чертой с последующим указанием правильной информации и подписью ответственного лица.

(ЭТК) при условии согласия работника и наличия технической возможности у работодателя.

Уточнённый порядок оформления вкладыша и дубликата при заполненных разделах или утере документа.

Структура нового бланка трудовой книжки

Новый бланк состоит из следующих разделов:

ьный лист – личные данные работника.
Раздел «Сведения о работе» – основная часть, где фиксируются приёмы, переводы, увольнения и другие трудовые события.
Раздел «Сведения о награждениях» (при наличии).
Вкладыш – дополнительный лист, используемый когда место в основном разделе закончилось.

Как заполнить ьный лист

На ьном листе указываются следующие данные (пример заполнения выделен жирным):

Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Петрович
Дата рождения: 
Образование: высшее (бакалавр)
Профессия, специальность: инженер‑механик
Серия и номер документа: ТК 0123456
Дата заполнения: 
Подпись работника: _____________________
Подпись ответственного лица (кадровик): _____________________
МПЕЧАТЬ организации: [ place for stamp ]

Важно: если меняються фамилия, имя, отчество или дата рождения (например, после брака), прежние данные зачёркиваются одной чертой, а новые пишутся сверху. Подпись и дата исправления ставятся рядом.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Каждая запись в этом разделе имеет строгую таблицу из пяти колонок:

№ п/п	Дата	Наименование организации	Должность, вид работы
1	ООО «ТехноСервис»	Инженер‑механик	Приказ № 45 от о приёме на работу
2	ООО «ТехноСервис»	Старший инженер‑механик	Приказ № 12 от о переводе на другую должность
3	ООО «ТехноСервис»	Уволен по собственному желанию	Приказ № 78 от об увольнении

Как оформить запись:

В колонке «№ п/п» указывается последовательный номер записи (продолжается от предыдущей записи или начинается с 1 в вкладыше).
В колонке «Дата» – день, месяц, год события (приём, перевод, увольнение).
В колонке «Наименование организации» – полное наименование работодателя без сокращений, если иное не предусмотрено уставом.
В колонке «Должность, вид работы» – точное название должности согласно штатному расписанию или трудовому договору.
В колонке «Основание» – реквизиты приказа, договора, соглашения или иного документа, послужившего основанием для записи.

После внесения записи ставится подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и дата внесения. Печать организации ставится только если это требуется внутренними нормативными актами.

Когда и как использовать вкладыш?

Вкладыш оформляется, когда все строки раздела «Сведения о работе» в основном бланке заполнены. Он имеет точно такой же формат таблицы, что и основной раздел.

Пример оформления вкладыша:

Вкладыш к трудовой книжке № ТК 0123456
Серия и номер вкладыша: ВК 000123
Дата начала ведения вкладыша:

Первая запись в вкладыше начинается с номера, следующего за последним номером в основном бланке. Если последняя запись в основном бланке имела № 29, то первая в вкладыше получает № 30.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты, порчи или хищения оригинала. Порядок действий:

Работник подаёт заявление об оформлении дубликата (образец можно скачать на портале «Моё дело»).
Работодатель проверяет трудовую стаж и восстанавливает записи на основании внутренних документов (приказы, трудовые договоры, справки из ПФР).
Дубликат оформляется на чистом бланке нового образца (можно также использовать бланк старого образца, если он ещё имеется в наличии).
Все записи переносятся точно так же, как в оригинале, с пометкой «Дубликат» в правом верхнем углу ьного листа.
Дубликат заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Важно: дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года работодатель может вести трудовую книжку в электронном виде, если:

Получено письменное согласие работника на ведение ЭТК.
У работодателя есть техническая возможность обеспечить хранение, защиту и доступ к электронным документам (соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных»).

ЭТК заполняется в специализированной системе (например, «1С:Зарплата и Управление Personnel», «Контур.Трудовая книжка» и др.). Формат записи идентичен бумажному варианту: номер записи, дата, организация, должность, основание. После каждой записи система автоматически формирует электронную подпись и timestamp.

При необходимости работник может запросить выписку из ЭТК в бумажном виде – она распечатывается с тем же оформлением, что и обычная трудовая книжка.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли смешивать старый и новый образец в одной трудовой книжке?: Да, если у вас уже есть старый бланк, вы можете продолжать заполнять его новыми правилами. При необходимости добавить вкладыш – используйте бланк нового образца.
Что делать, если в разделе «Сведения о работе» сделано неверное запись?: Ошибочную запись зачёркиваем одной чертой, сверху пишем правильную информацию, ставим подпись ответственного лица и дату исправления. Исправляющая жидкость или скотч запрещены.
Нужно ли заверять каждую запись печатью организации?: Печать ставиться только если это предусмотрено локальными нормативными актами организации. По Приказу 320н печать не является обязательной для каждой записи, но обязательна на ьном листе и при выдаче дубликата.
Как оформить запись о переименовании организации?: В колонке «Наименование организации» пишем новое полное наименование, а в колонке «Основание» указываем приказ о переименовании (или решение учредителей). Предыдущее наименование не зачёркивается, так как изменение названия не является изменением трудовой функции работника.
Можно ли вести трудовую книжку одновременно в бумажном и электронном виде?: Да, но только при условии, что работник дал согласие на ведение ЭТК, а бумажный экземпляр используется как резервная копия или для предоставления сотрудникам, предпочитающим бумажный формат.

Полезные ссылки и шаблоны

Приказ Минтруда России № 320н от (полный текст).
Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки – скачать DOCX.
Шаблон ьного листа нового бланка (PDF) – скачать.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе» (Excel) – скачать.
Инструкция по ведению электронной трудовой книжки в системе 1С – читать онлайн.

Правильное заполнение трудовой книжки – это не только соблюдение законодательных требований, но и гарантия защиты прав работника при подтверждении стажа, расчёте пенсии и при трудоустройстве. Следуя инструкции Приказа 320н, используя актуальные бланки и вкладыши, а также при необходимости переходя на электронный формат, вы обеспечите прозрачность и надёжность ведения трудовых записей в вашей организации.

Если остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу, а также используйте представленные выше шаблоны и образцы для самостоятельной работы.