Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её заполнение регулируется Положением об оформлении трудовой книжки, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225. Несмотря на появление электронных трудовых книжек, бумажные экземпляры до сих пор активно используются, особенно в организациях, где работники не подавали заявление об отказе от бумажного варианта.
Заполнение трудовой книжки по трудовому соглашению (трудовому договору), это обязательная процедура, которая должна быть выполнена работодателем в строгом соответствии с законом. Нарушения в оформлении могут повлечь за собой штрафы, споры с сотрудниками и проблемы при оформлении пенсии.
Когда и зачем заполняется трудовая книжка по трудовому соглашению
Трудовая книжка заполняется в следующих случаях, связанных с трудовым договором:
- При приёме на работу — в первый рабочий день;
- При переводе на другую работу (внутренний перевод, изменение должности, структурного подразделения);
- При увольнении с работы;
- При изменении ФИО работника (например, после брака);
- При внесении исправлений в ранее допущенные ошибки.
Важно: заполнение трудовой книжки осуществляется только на основании оформленного трудового договора. Договор ГПХ (гражданско-правовой) не является основанием для внесения записи в трудовую книжку!
Порядок заполнения трудовой книжки при приёме на работу
При приёме на работу работодатель обязан внести запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу.
Шаги заполнения:
- Проверка документа: убедитесь, что трудовая книжка не повреждена, не имеет посторонних записей, и в ней есть свободное место для внесения записи.
- Заполнение реквизитов:
- Номер записи: присваивается последовательно (1, 2, 3…);
- Дата приёма: указывается дата, с которой работник приступил к работе (дата начала трудовых отношений);
- Сведения о работе: указывается наименование организации (полностью, как в уставе), должность, структурное подразделение (если есть);
- Основание: указывается номер и дата трудового договора, а также номер приказа о приёме на работу (например: «Принят на работу в соответствии с трудовым договором № 123 от и приказом № 45 от »).
- Подпись и печать: запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется).
Пример записи при приёме:
№ 1 — — Принят на работу в качестве бухгалтера в отдел бухгалтерии ООО «Ромашка» в соответствии с трудовым договором № 123 от и приказом № 45 от .
Подпись: ___________ /И.И. Иванова/
Печать: [штамп организации]
Заполнение при переводе на другую работу
При внутреннем переводе (например, с бухгалтера на главного бухгалтера) запись вносится в следующем порядке:
- Указывается дата перевода;
- Новая должность и (если требуется) новое подразделение;
- Основание: номер и дата приказа о переводе и соглашения об изменении условий трудового договора.
Пример записи при переводе:
№ 2 — — Переведён на должность главного бухгалтера в соответствии с приказом № 89 от и дополнительным соглашением к трудовому договору № 123/доп от .
Заполнение при увольнении
При увольнении запись вносится в день увольнения. Обязательно указывается:
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (с указанием пункта ТК РФ);
- Номер и дата приказа об увольнении.
Пример записи при увольнении:
№ 3 — — Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, приказом № 112 от .
Важно! Не допускается использование сокращений в формулировках оснований увольнения. Например, вместо «по инициативе работника» пишется «по собственному желанию».
Ошибки при заполнении и как их исправлять
Недопустимо:
- Использование карандаша, корректора, закрашивания;
- Неполные или неофициальные формулировки;
- Записи без подписи и печати;
- Внесение информации по ГПХ;
- Использование несуществующих должностей или организаций.
Как исправить ошибку?
- Зачеркнуть неверную запись одной линией (чтобы она была читаема);
- Над зачёркнутым написать: «Запись недействительна»;
- Сделать новую, правильную запись с указанием даты исправления;
- Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью.
Электронная трудовая книжка: что изменилось?
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Работник может выбрать:
- Оставить бумажную трудовую книжку;
- Перейти на электронную (подав заявление в кадровую службу);
- Иметь обе формы (но запись ведётся только в электронной).
Если работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, то:
- Записи ведутся только в электронном виде в Пенсионном фонде РФ;
- Бумажная книжка остаётся у работника, но новые записи в неё не вносятся;
- При увольнении выдаётся выписка из электронной трудовой книжки (на бумажном носителе или в электронном виде).
Важно: ЕФС-1 — это форма, используемая работодателем для передачи сведений в ПФР. Она заполняется при всех кадровых изменениях (приём, перевод, увольнение, отказ от бумажной книжки). Форма передаётся в электронном виде через специализированные сервисы (например, «Кадровик» или «Электронный отчёт»).
Ответственность работодателя
Нарушение правил заполнения трудовой книжки влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, ошибки в трудовой книжке могут привести к отказу в назначении пенсии или снижению её размера.
Заполнение трудовой книжки по трудовому соглашению — это не формальность, а важный элемент правового регулирования трудовых отношений. Каждая запись должна быть точной, обоснованной и заверенной. Работодатель обязан:
- Соблюдать сроки внесения записей;
- Использовать только официальные формулировки;
- Своевременно передавать данные в ПФР при переходе на электронную форму;
- Хранить трудовые книжки в соответствии с требованиями законодательства (не менее 75 лет).
Помните: правильно оформленная трудовая книжка — это гарантия социальной защиты работника и соблюдение законодательства со стороны работодателя.
Совет: Рекомендуется использовать специализированные кадровые программы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом»), которые автоматически формируют корректные записи и предотвращают ошибки.