Сегодня 22:10:58 (). Информация‚ приведённая ниже‚ актуальна на эту дату и основана на действующем законодательстве РФ‚ а также на рекомендациях по ведению трудовых книжек в Украине.

Основания для внесения записей

• Приём сотрудника на работу (основание – трудовой договор или приказ о приёме).
• Перевод на другую должность‚ структурное подразделение или филиал.
• Изменение условий труда (изменение профессии‚ специальности‚ квалификации).
• Прекращение трудового договора (увольнение по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ инициативе работодателя‚ выход на пенсию и т.д.).
• Присвоение званий‚ наград‚ благодарностей‚ если они связаны с трудовой деятельностью (по желанию работодателя).
• Изменение реквизитов организации (наименование‚ ИНН‚ ОГРН) – запись делается в разделе «Сведения о работе» без изменения номера записи.

Что вносится в трудовую книжку

• Порядковый номер записи (графа 1 раздела «Сведения о работе»).
• Дата внесения записи (день‚ месяц‚ год).
• Наименование организации‚ где трудоустроен работник (полное официальное наименование).
• Должность‚ профессия‚ специальность (согласно штатному расписанию).
• Вид трудового договора (срочный‚ бессрочный‚ на определённый объём работ).
• Режим работы (полная ставка‚ 0‚5 ставки‚ неполный рабочий день и т.д.).
• Основание для записи (номер и дата приказа‚ трудового договора‚ соглашения о переводе и др.).
• При увольнении – формулировка основания прекращения трудового договора (например‚ «уволен по собственному желанию»‚ «уволен в связи с выходом на пенсию»);

Что НЕ вносится в трудовую книжку

• Сокращения и аббревиатуры (например‚ «пр.» вместо «приказ»‚ «должн.» вместо «должность»).
• Личные данные‚ не связанные с трудовой деятельностью (семейное положение‚ образование‚ если оно не требуется по должности).
• Оценки работы‚ замечания‚ дисциплинарные взыскания (это фиксируется в других документах – приказы‚ личные дела).
• Информация о наградах‚ не связанных с трудовой деятельностью (например‚ спортивные достижения).
• Записи о временных работах‚ если они не оформлены трудовым договором (например‚ разовые подряды без оформления).

Порядок заполнения (заполнение граф)

1. Графа 1 – порядковый номер записи. Начинается с «1» и увеличивается последовательно.
2. Графа 2 – дата внесения записи (день‚ месяц‚ год).
3. Графа 3 – наименование организации (полное‚ без сокращений).
4. Графа 4 – должность‚ профессия‚ специальность (согласно штатному расписанию).
5. Графа 5 – вид трудового договора (срочный/бессрочный) и его номер/дата.
6. Графа 6 – режим работы (полная ставка‚ 0‚5 ставки и т.д.).
7. Графа 7 – основание для внесения записи (номер и дата приказа‚ трудового договора‚ соглашения о переводе и т.д.).
8. Графа 8 – при увольнении – формулировка основания прекращения трудового договора.

Пример заполнения первой записи при приёме на работу:

• Графа 1: 1
• Графа 2:
• Графа 3: ООО «Ромашка»
• Графа 4: Инженер‑конструктор
• Графа 5: Бессрочный трудовой договор № 12 от
• Графа 6: Полная ставка
• Графа 7: Приказ № 45 от о приёме на работу
• Графа 8: (не заполняется‚ так как запись о приёме)

Требования к оформлению записей

• Записи делаются чёрной‚ синей или фиолетовой ручкой.
• Текст должен быть разборчивым‚ без помарок и исправлений.
• Запрещено использовать сокращения и аббревиатуры (например‚ «пр.» вместо «приказ»).
• Если требуется исправить ошибку‚ строка зачёркивается одной ровной линией‚ рядом пишется «исправлено»‚ дата и подпись ответственного лица.
• Все записи вносятся на государственном языке (русском). При необходимости допускается дублирование на другом государственном языке (например‚ в республиках с официальным языком‚ отличным от русского).
• Запись делает первый руководитель организации или уполномоченное им лицо (кадровик‚ юрист) под своей подписью и с указанием даты.

Особенности для трудовых книжек‚ заведённых до

Если трудовая книжка сотрудника была открыта до 1 января 2004 года‚ то:

• Новый бланк трудовой книжки не оформляется; все последующие записи вносятся в существующую книжку.
• Формат заполнения остаётся тем же‚ но в графе «Наименование организации» указывается полное наименование текущего работодателя‚ даже если оно изменилось после 2004 года.
• При переходе на электронную трудовую книжку бумажный экземпляр сохраняется‚ а в нём делается запись о выборе электронной формы (см. ниже).

Электронная трудовая книжка

С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК) в рамках системы Пенсионного фонда. Основные моменты:

• Сотрудник может выбрать электронную форму подачи заявления через личный кабинет на сайте ПФР или через работодателя.
• При выборе ЭТК работодатель выдаёт на руки бумажную трудовую книжку с записью о сделанном выборе (например‚ «Выбрана электронная трудовая книжка»).
• Все последующие сведения о работе передаются в электронном виде работодателем напрямую в ПФР.
• Бумажная книжка при этом служит только подтверждением факта выбора электронной формы и не заполняется дальше.

Примеры типовых записей

Приём на работу (полная ставка)

• Графа 1: 1
• Графа 2:
• Графа 3: ЗАО «ТехноСервис»
• Графа 4: Системный администратор
• Графа 5: Бессрочный трудовой договор № 23 от
• Графа 6: Полная ставка
• Графа 7: Приказ № 102 от о приёме на работу

Перевод на другую должность

• Графа 1: 2
• Графа 2:
• Графа 3: ЗАО «ТехноСервис»
• Графа 4: Ведущий инженер
• Графа 5: Трудовой договор № 23 (изменён) от
• Графа 6: Полная ставка
• Графа 7: Приказ № 187 от о переводе на другую должность

Увольнение по собственному желанию

• Графа 1: 3
• Графа 2:
• Графа 3: ЗАО «ТехноСервис»
• Графа 4: Системный администратор
• Графа 5: Трудовой договор № 23 от (прекращён)
• Графа 6: Полная ставка
• Графа 7: Приказ № 254 от об увольнении по собственному желанию

Ответственность за неправильное заполнение

Нарушение правил ведения трудовых книжек может повлечь:

• Административные штрафы для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отказ в приёме на работу или в назначении пенсии из‑за недостоверных сведений.
• Необходимость восстановления трудовой книжки через суд или органы ПФР.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ – раздел «Электронная трудовая книжка» (https://www.pfr.ru).
• Приказ Минтруда России от № 69 «О порядке ведения трудовых книжек».
• Образцы записей в трудовую книжку (скачать можно на сайте trud.ru).
• КонсультантПлюс – система правовой информации (по запросу «трудовая книжка запись»).
• Для Украины: сайт Министерства социальной политики (https://www.msp.gov.ua) – информация о digitisation трудовых книжек до .

---

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и рекомендаций на .