Дата актуализации: г.‚ 16:48
Содержание
- Правовая база
- Какие документы нужны сотруднику и работодателю
- Пошаговая инструкция заполнения
- Образец записи о приёме
- Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база
Основным нормативным актом‚ регулирующим порядок заполнения трудовых книжек‚ является Приказ Минтруда России № 320н от г. (с изменениями). В нём фиксируются:
- какие сведения обязаны вноситься в раздел «Сведения о работе»;
- какие документы являются основанием для записи (трудовой договор‚ приказ о приёме‚ заявление работника и т.п.);
- особенности заполнения при переводе‚ совместительстве‚ переходе на электронный формат.
Дополнительно в КонсультантПлюс N 225 «О трудовых книжках» уточнены детали оформления записей об увольнении‚ переводе и переходе на электронную форму.
Какие документы нужны
Для корректного внесения первой записи о приёме на работу необходимо собрать следующий пакет:
| Документ | Кому предоставляется | Назначение |
|---|---|---|
| Трудовой договор (или договор‑подряда) | Работодатель | Основание для записи о приёме |
| Приказ о приёме на работу (№ п/п‚ дата) | Работодатель | Официальное подтверждение начала трудовых отношений |
| Заявление работника о приёме (если требуется) | Работодатель | Подтверждает согласие работника |
Важно: если работник переходит с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК)‚ запись о приёме в бумажную книжку делается в первую очередь‚ а затем оформляется заявление о переходе в электронный формат.
Пошаговая инструкция заполнения
Шаг 1. Подготовка книги
- Убедитесь‚ что в трудовой книжке нет повреждений и страниц не оторваны.
- Проверьте‚ что в разделе «Сведения о работе» есть свободная строка.
Шаг 2. Заполнение полей записи
Запись делается чернилами (черный или синий) в блоках‚ пронумерованных от 1 до 5. Ниже – обязательные поля (по Приказу 320н):
| № п/п | Содержание поля | Что вписывать |
|---|---|---|
| 1 | Дата приёма | дд.мм.гггг (дата подписания приказа) |
| 2 | Наименование организации‚ её ИНН‚ ОКПО‚ ОКТМО | Полное официальное название‚ ИНН‚ ОКПО‚ ОКТМО |
| 3 | Трудовой договор (номер‚ дата) | № договора и дата его заключения |
| 4 | Должность‚ разряд‚ тарифная ставка | Полное название должности‚ разряд (если есть)‚ ставка (если применяется) |
| 5 | Срок испытательного периода (если предусмотрен) | Кол‑во дней/месяцев‚ дата окончания испытания |
Шаг 3. Подпись и печать
- Подписывает запись руководитель (директор‚ главный бухгалтер) – подпись должна соответствовать подписи в приказе.
- Ставится печать организации (если она используется).
- Работник ставит подпись в строке «Работник» (необязательно‚ но рекомендуется).
Шаг 4. Возврат книги сотруднику
После внесения записи работодатель обязан в течение трёх рабочих дней вернуть трудовую книжку работнику.
Образец записи о приёме на работу
Ниже – типовой пример‚ соответствующий требованиям 2026 года.
| Запись № 1 (первый прием) | |
|---|---|
| Дата приёма | |
| Наименование организации | ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567‚ ОКПО 12345678‚ ОКТМО 12345678901 |
| Трудовой договор | № 2026/015 от |
| Должность‚ разряд‚ ставка | Инженер‑технолог‚ разряд 2‚ ставка 1‚2 оклада |
| Срок испытательного периода | 90 дней (окончание – ) |
| Подпись руководителя | ____________________ /Иванов И.И. |
| Печать | (поставить печать) |
| Подпись работника | ____________________ /Петров П.П. |
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2023 года в России активно вводится Электронная трудовая книжка (ЭТК). При первом приёме на работу порядок записи выглядит так:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (как описано выше).
- Сделать в ней запись о подаче заявления работником на ведение ЭТК.
- В течение трёх рабочих дней выдать работнику бумажную книжку обратно.
- В системе Госуслуги создать электронный профиль‚ загрузить скан копий документов и оформить приказ о переходе на ЭТК.
- Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет «Госуслуги».
Важно: при переходе на ЭТК запись о приёме сохраняется в обеих формах (бумажной и электронной) – это гарантирует непрерывность стажа.
Типичные ошибки и как их избежать
- Заполнение чернилами разных цветов. По нормативу допускаются только чёрный или синий.
- Пропуск обязательных полей. Каждый из пяти пунктов обязателен‚ даже если информация «не применима» – в этом случае ставится «—».
- Неправильный порядок записей. Запись должна идти в хронологическом порядке‚ без пропусков строк.
- Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной и может стать основанием для штрафа (ст. 5.2 Приказа 320н).
- Запись в неправильный раздел. Вся информация о приёме вносится в раздел «Сведения о работе»‚ а не в «Сведения о личных данных».
- Опоздание с возвратом книги. Закон требует возврата в течение трёх рабочих дней; задержка может привести к административной ответственности.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись‚ если работник находится в испытательном сроке менее 5 дней?
Да. По Приказу 320н запись делается‚ если работник проработал у работодателя более пяти календарных дней. Если срок менее пяти дней‚ запись откладывается до пятого дня.
Как оформить запись при совместительстве?
Запись вносится в отдельную строку в том же разделе «Сведения о работе». Указывается‚ что работа является совместительной‚ указывается должность‚ часы работы и основание (договор подряда‚ приказ).
Можно ли использовать автокоррект в электронных формах?
В электронных системах (ЭТК) ввод данных производится через формы‚ где автокоррект недоступен. Все поля заполняются вручную‚ проверяя соответствие нормативным справочникам.
Что делать‚ если в трудовой книжке обнаружена ошибка?
Ошибка исправляется зачеркиванием (одним штрихом) неправильных данных‚ подписью и печатью лица‚ вносящего исправление‚ а затем вносятся правильные сведения в следующую строку.
Заполнение трудовой книжки при первом приёме на работу – процесс‚ требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований. Правильная запись гарантирует:
- корректный учёт трудового стажа;
- защиту прав работника в случае споров;
- избежание штрафов для работодателя;
- бесшовный переход к электронному формату (ЭТК).
Следуя пошаговой инструкции‚ используя образец записи и учитывая типичные ошибки‚ вы сможете оформить трудовую книжку быстро и без нареканий.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов (Приказ Минтруда № 320н‚ КонсультантПлюс N 225) и практических рекомендаций‚ действующих на 23 мая 2026 года.