Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ Правильное заполнение её графов (полей) имеет юридическую силу и влияет на расчёт пенсии, выплаты при увольнении и другие социальные гарантии․ В статье рассмотрим:

• правовую основу;
• структуру раздела «Сведения о работе»;
• пошаговую инструкцию по заполнению каждой графы;
• пример заполнения;
• частые ошибки и способы их исправления;
• особенности электронных трудовых книжек․

Правовая база

Заполнение трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках»;
3. Приказ Минтруда РФ № 320н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
4. ЕИСОТ – Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (правила внесения исправлений)․

Все записи в трудовой книжке должны полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя, а также датам и номерам документов, на основании которых производится запись․

Структура раздела «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» состоит из пяти граф (полей)․ При каждой кадровой операции (приём, перевод, увольнение, приостановка и т․д․) вносится новая запись, нумерующаяся последовательно․

Пошаговая инструкция по заполнению каждой графы

Графа 1 – Порядковый номер записи

Нумерация начинается с 1 и ведётся последовательно․ Если в книжке уже есть записи, следующая запись получает номер, следующий за последним использованным․ При ошибке в нумерации запись считается недействительной и её следует исправить (см․ раздел 5)․

Графа 2 – Дата приёма (перевода, увольнения)

Указывается в формате ДД․MM․ГГГГ․ Дата берётся из приказа (распоряжения) работодателя․ При приёме на работу – дата начала трудовых отношений, при переводе – дата перевода, при увольнении – дата увольнения․

Графа 3 – Наименование организации

Заполняется полностью и, при наличии, сокращённо․ Наименование должно соответствовать учредительным документам (уставу, свидетельству о регистрации)․ Пример:

• Полное: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноСервис»
• Сокращённое: ООО «ТехноСервис»

Графа 4 – Основание записи

В эту графу вносятся:

• номер приказа (распоряжения) работодателя;
• дата издания приказа;
• краткое название документа (например, «Приказ», «Договор», «Распоряжение»)․

Пример: Приказ № 45 от «О приёме на работу»․

Графа 5 – Должность, разряд, профессия, условия труда

В графе указываются все сведения, которые отражены в приказе:

• должность (по штатному расписанию);
• разряд (если предусмотрен);
• профессия (по классификатору ОКПД);
• условия труда (полная/частичная занятость, сменный график, удалённый режим и т․д․)․

Если в приказе указано несколько должностей (например, «инженер‑технолог, старший специалист»), их перечисляют через запятую․

Пример заполнения записи о приёме на работу

Запись делается от руки чернильным (чёрным) письмом, без исправлений․ Если исправление необходимо, следует использовать правила, описанные в пункте 5․

Частые ошибки и порядок их исправления

Ошибки в нумерации

Если в графе 1 допущена ошибка, запись считается недействительной․ Варианты исправления:

• Объединить ошибочную запись с новой, указав в графе 5 «Запись № X недействительна, заменена записью № Y»;
• Сделать новую запись с корректным номером, а в графе 5 указать «Запись № X недействительна»․ При этом в графе 4 указывается ссылка на документ‑исправление (например, Приказ № 78 от «Об исправлении записи в трудовой книжке»)․

Перепутанные даты

Если дата в графе 2 неверна, необходимо оформить исправление в виде отдельной записи (с новым номером) и в графе 5 указать «Дата приёма исправлена с на »․ При этом в графе 4 указывается документ‑исправление․

Ошибки в наименовании организации

При изменении названия организации (например, после реорганизации) в новой записи указывается актуальное название, а в графе 5 делается пометка «Организация ранее именовалась…»․ Старую запись не стирают․

Стирание или закрашивание чернилами

Согласно Приказу Минтруда № 320н, стирание, закрашивание и любые другие способы сокрытия информации недопустимы․ При необходимости исправления следует оформить отдельную запись‑исправление․

Пример исправления записи

Особенности заполнения электронных трудовых книжек

С 2023 года в России вводится электронный формат трудовой книжки (ЭТК)․ Основные отличия:

• Записи вносятся автоматически через ЕИСОТ по данным приказов работодателя;
• Отсутствует необходимость в бумажных исправлениях – все изменения фиксируются в системе;
• Работник может просматривать свою трудовую историю в личном кабинете «Госуслуги»;
• Копию бумажной книжки хранить в личном деле сотрудника не требуется․

Тем не менее, при работе с бумажным вариантом (который всё ещё обязателен в ряде организаций) правила заполнения графов остаются теми же, что и в электронном варианте․

Практические рекомендации для кадровиков

1. Подготовьте шаблон․ Скачайте официальную форму (пример – PP001) и храните её в электронном виде для быстрой печати․
2. Проверяйте приказ․ Убедитесь, что в приказе указаны все необходимые сведения (дата, номер, должность, условия труда)․
3. Заполняйте черным чернилом․ Используйте только чёрную ручку с чётким почерком․
4. Не оставляйте пустых полей․ Если какая‑то информация отсутствует, укажите «—» или «не указано», но не оставляйте графу пустой․
5. Контролируйте нумерацию․ При каждом новом событии проверяйте последний номер записи․
6. Сохраняйте оригиналы приказов․ При проверке в инспекциях необходимо предъявить оригиналы или заверенные копии документов‑оснований․
7. Обучайте сотрудников․ Регулярно проводите инструктажи по правилам заполнения трудовых книжек․

Трудовая книжка – документ, от которого зависят многие социальные гарантии работника․ Правильное заполнение её графов – обязанность работодателя и кадрового специалиста․ Соблюдая законодательные требования, используя чёткую нумерацию и точные ссылки на приказы, вы обеспечите юридическую чистоту записей и избежите проблем при проверках и расчётах пенсии․

Помните: любая ошибка в графах должна быть исправлена отдельной записью‑исправлением, а не стиранием или закрашиванием․ При переходе на электронный формат процесс упрощается, но базовые принципы остаются теми же․

Дата публикации:  г․