Дата подготовки статьи:  г., 10:23

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Виды записей, которые вносятся в раздел «Сведения о работе»
3. Порядок внесения записей: пошаговая инструкция
4. Образцы формулировок для самых распространённых ситуаций
5. Типичные ошибки и способы их исправления
6. Трудовая книжка в электронном виде: что меняется в 2026 году
7. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. От корректности записей зависят:

• право на получение пенсии и социальных выплат;
• возможность оформить отпуск по уходу за ребёнком, пособия по временной нетрудоспособности;
• доступ к карьерному росту и повышению квалификации.

Неправильные или неполные записи могут привести к отказу в выплатах, необходимости судебных разбирательств и даже к штрафам для работодателя.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие порядок заполнения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68);
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. (положения о заполнении раздела «Сведения о работе»);
• Приложение 2 к Приказу Минтруда № 322н (требования к шрифту, чернилам, ручке);
• Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (ЕИСОТ) – рекомендации по оформлению записей о переименовании должности.

Согласно пункту 1 статьи 66 ТК РФ запись о приёме на работу должна быть внесена в течение пяти рабочих дней со дня начала трудовых отношений.

Виды записей, которые вносятся в раздел «Сведения о работе»

В раздел «Сведения о работе» (вторая половина трудовой книжки) вносятся следующие типы записей:

Приём на работу

Основание: приказ работодателя или трудовой договор (номер и дата). При отсутствии приказа указывается «на основании трудового договора № … от …».

Перевод (внутренний перевод, перевод в другое подразделение)

Запись начинается со слова «Переведён», далее указываются новое подразделение, должность, квалификация и основание (приказ).

Увольнение (по инициативе работника, работодателя, по соглашению сторон)

Указывается дата увольнения, основание (приказ, заявление работника) и причина (по собственному желанию, по сокращению и т.п.).

Совместительство

Вносится только по заявлению сотрудника и только основным работодателем. Требуется ссылка на статью 66 ТК РФ и приказ Минтруда 320н.

Переименование должности, изменение квалификации

Запись делается в соответствии с рекомендациями ЕИСОТ: указывается «переименована должность с … на …», дата и основание (приказ).

Образование, повышение квалификации, профессиональная переподготовка

Вносится на основании заверенных документов (диплом, сертификат) с указанием даты получения и названия учебного заведения.

Закрывающая запись (перевод в электронный формат)

Если работник переходит на электронную трудовую книжку, в бумажной делается специальная закрывающая запись, после которой новые записи вносятся только в электронный вариант.

Порядок внесения записей: пошаговая инструкция

1. Подготовьте документ‑основание. Это может быть приказ, трудовой договор, заявление работника, справка об образовании и т.д.
2. Проверьте наличие свободного места. Записи нумеруются последовательно; пропуск номеров недопустим.
3. Определите дату внесения записи. Дата указывается в графе 2 (дд.мм.гггг). Даты пишутся арабскими цифрами без сокращений.
4. Заполните графу 3 – содержание записи. Пример формулировки см. ниже.
5. Подпишите запись. Работник ставит свою подпись в графе 5 (приём) или 6 (увольнение). Подпись подтверждает ознакомление.
6. Укажите реквизиты документа‑основания. Номер и дата приказа/договора.
7. Проверьте правильность чернил. По Приказу Минтруда допускаются только черные или синие чернила, пишущиеся на постоянной основе.
8. Сохраните копию документа‑основания в личном деле сотрудника.

Если запись вносится позже установленного срока (например, через 10 дней), необходимо оформить пояснительную записку и приложить её к трудовой книжке.

Образцы формулировок для самых распространённых ситуаций

Приём на работу

Пример 1 (при наличии приказа):

1 Приём на работу в должность инженера‑технолога
 (специальность 09.02.01) в отдел «Производство» по приказу № 45 от .
 Трудовой договор № 123/2021 от .

Пример 2 (при отсутствии приказа):

2 Приём на работу в должность менеджера по продажам
 (специальность 35.01.01) в отдел «Маркетинг» на основании
 трудового договора № 456/2022 от .

Перевод

3 Переведён в отдел «Качество» на должность старшего специалиста
 (специальность 13.01.01) по приказу № 78 от .

Увольнение по собственному желанию

4 Уволен по собственному желанию с должности старшего специалиста
 (специальность 13.01.01) по заявлению от .
 Приказ № 102 от .

Совместительство

5 Оформлено совместительство в должности консультанта
 (специальность 78.02.01) в ООО «Консалт» по заявлению работника от .
 Приказ № 115 от .

Переименование должности

6 Переименована должность «инженер‑технолог» → «инженер‑технолог‑механик»
 по приказу № 130 от .

Получение высшего образования

7 Получено высшее образование – бакалавр по специальности
 «экономика» (документ: диплом № 789 от , выдан
 Государственным университетом).

Типичные ошибки и способы их исправления

• Пропуск порядкового номера. Ошибку исправляют, внося запись в виде «пропуск», а затем вносят недостающую запись с указанием корректного номера.
• Неправильный формат даты. Дату следует переписать в арабском виде (дд.мм.гггг). При исправлении делается запись «исправление даты» с указанием причины.
• Отсутствие подписи работника. Работник подписывает запись в присутствии представителя работодателя; если подпись невозможна (например, работник уже уволен), оформляется справка о невозможности подписи и запись вносится с пометкой «подпись отсутствует».
• Запись о полученном образовании без оригинала диплома. Требуется предоставить заверенную копию диплома; без неё запись считается недействительной.
• Запись в бумажную книжку после закрывающей записи о переходе в электронный формат. После закрывающей записи новые записи вносятся только в электронный вариант. При необходимости в бумажный документ вносятся только справки о закрытии.

Для исправления ошибок рекомендуется:

1. Составить акт исправления (внутренний документ организации);
2. Внести корректирующую запись в том же графе, указав «исправление» и причину;
3. Подписать акт обеими сторонами (работодатель и работник);
4. Сохранить оригиналы всех документов в личном деле сотрудника.

Трудовая книжка в электронном виде: что меняется в 2026 году

С 2026 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Основные отличия:

• Записи вносятся через специализированную государственную информационную систему;
• Для перехода в электронный формат требуется закрывающая запись в бумажной книжке (см. пункт «Закрывающая запись» выше);
• Все изменения фиксируются автоматически, без необходимости подписи работника (подтверждение через электронную подпись);
• Сроки внесения записей остаются прежними (5 рабочих дней), но система отправляет автоматические напоминания.

Работодатели обязаны обеспечить:

1. Наличие доступа к системе ЭТК;
2. Обучение кадрового персонала работе с электронными записями;
3. Сохранение копий всех документов‑оснований в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вносить запись о совместительстве, если работник уже имеет запись о приёме в другом месте?

Да, но только по заявлению работника и только основным работодателем. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в виде отдельной записи с указанием основания (заявление) и ссылки на приказ.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть закрывающая запись о переходе в электронный формат, а работодатель хочет добавить запись о повышении квалификации?

В таком случае запись вносится в электронную трудовую книжку. В бумажной книжке дополнительно ставится справка о том, что запись выполнена в электронном виде.

Как оформить запись об увольнении, если работник уехал за границу и не может подписать запись?

Оформляется акт об отсутствии подписи с указанием причины (выезд за границу). Запись вносится, а в графе подписи ставится отметка «подпись отсутствует», подпись ставит представитель работодателя.

Можно ли использовать цветные чернила?

Нет. По Приказу Минтруда допускаются только чёрные или синие чернила, пишущиеся на постоянной основе;

Сколько времени хранится электронная копия документов‑оснований?

Минимум 5 лет после окончания трудовых отношений, но рекомендуется хранить их в течение всего периода пенсионного стажа.

Корректное и своевременное внесение записей в трудовую книжку – это фундаментальная обязанность как работодателя, так и работника. Соблюдение нормативных требований, использование правильных формулировок и внимательное отношение к деталям (датам, подписи, чернилам) позволяют избежать юридических конфликтов и гарантировать работнику надёжную трудовую историю.

Помните, что в 2026 году переход к электронному формату ускорит процесс, но не отменит необходимости соблюдения всех правил, прописанных в Трудовом кодексе и приказах Минтруда.

Автор: ваш виртуальный помощник, подготовил материал на основе актуальной информации (по состоянию на ).