Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронным форматам, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, а порядок их заполнения регулярно уточняется. В данной статье рассмотрены типовые записи, которые наиболее часто встречаются в практике кадровых служб, а также приведены образцы оформления с учётом актуальных нормативных актов (Приказ Минтруда России № 320н от , Постановление Правительства РФ № … от и последующие изменения).
Общие требования к заполнению трудовой книжки
- Записи вносятся черными чернилами (или синими, если иное не установлено внутренним актом организации).
- Каждая запись начинается с порядкового номера (внутри раздела).
- В графе «Дата» указывается день, месяц и год в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- В графе «Наименование организации, её структурного подразделения (если есть)» пишется полное наименование без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (ООО, АО и т.д.).
- В графе «Должность, профессия, специальность» указывается именно та должность, которая указана в трудовом договоре.
- В графе «Основание записи» приводится номер и дата приказа (распоряжения) или иного документа, послужившего основанием для внесения записи.
- Запись завершается подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (если она предусмотрена внутренним регламентом).
С вступили в силу новые правила заполнения (Приказ Минтруда № … от …), которые уточнили порядок указания изменений фамилии, внесения записей о прохождении военной службы и переходе на электронную трудовую книжку.
Типовые записи и образцы их оформления
Приём на работу впервые
Пример записи:
- – ООО «СтройИнвест», отдел снабжения – инженер по снабжению – Приказ № 123 от о приёме на работу.
Запись размещается в разделе «Сведения о работе». На ьном листе (или первом вкладыше) одновременно указываются личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
Перевод на другую должность (внутри организации)
Пример записи:
- – ООО «СтройИнвест», отдел продаж – менеджер по работе с ключевыми клиентами – Приказ № 45 от о переводе на другую должность.
Увольнение по собственному желанию
Пример записи:
- – ООО «СтройИнвест», отдел продаж – менеджер по работе с ключевыми клиентами – Уволен по собственному желанию – Приказ № 78 от об увольнении.
Увольнение по инициативе работодателя (например, сокращение штата)
Пример записи:
- – ООО «СтройИнвест», отдел снабжения – инженер по снабжению – Уволен в связи с сокращением штата – Приказ № 102 от об увольнении.
Изменение фамилии, имени, отчества
Пример записи:
- – Изменение фамилии с Ивановой на Петрова (свидетельство о браке № 456789 от ).
Запись вносится в раздел «Сведения о работнике» (на ьном листе или первом вкладыше). После записи ставится подпись ответственного лица и печать организации.
Прохождение военной службы (по призыву)
Пример записи:
- – – Прохождение военной службы по призыву в Вооружённых Силах РФ (воинская часть № 12345).
Запись делается в разделе «Сведения о работе» с указанием периода службы. Основание – военный билет или справка из военкомата.
Обучение, повышение квалификации, переподготовка
Пример записи (курсы повышения квалификации):
- – – Курсы повышения квалификации «Современные методы логистики» (80 часов) – Сертификат № КВ‑2025/0123.
Если обучение приводит к изменению должности, после записи о курсе делается отдельная запись о переводе на новую должность.
Награды и поощрения
Пример записи:
- – Награждён благодарностью Ministerства труда и социальной защиты РФ за высокие показатели в работе (Приказ № 55 от ).
Запись о наградах вносится в раздел «Сведения о работе» после основной записи о должности, либо в отдельный раздел «Сведения о поощрениях», если такой предусмотрен внутренним регламентом.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С трудовые книжки нового образца вводятся в действие, а с работодатели обязаны предлагать сотрудникам переход на ЭТК. Запись о переходе выглядит так:
Пример записи:
- – Переход на электронную трудовую книжку (согласие работника от , приказ № 90 от ).
После этой записи в бумажной трудовой книжке дальнейшие записи не вносятся; все последующие сведения фиксируются в ЭТК.
Выдача дубликата трудовой книжки (в случае утраты или порчи)
С 2024 года бланки трудовых книжек могут изготавливать любые аккредитованные предприятия (список опубликован на сайте Гознака). Дубликат оформляется либо на старом чистом бланке (приобретённом до 2024 года), либо на бланке нового образца.
Пример записи о выдаче дубликата:
- – Выдан дубликат трудовой книжки № 777889 (бланк нового образца) в связи с утратой предыдущей книжки (акт о утрате № 12 от ).
На дубликате переносятся все записи из оригинальной книжки, после чего ставится подпись ответственного лица и печать организации.
Особенности заполнения в 2024‑2026 гг.
Новые бланки трудовых книжек
С Гознак разрешил изготовление бланков трудовых книжек сторонними организациями, соответствующими требованиям ГОСТ Р 58056‑2020. При заполнении на новых бланках необходимо обращать внимание на:
- Наличие водяных знаков и микротекста;
- Изменённую нумерацию страниц (с 1 по 48);
- Дополнительные поля для записи о переходе на ЭТК.
Изменения в порядке заполнения (с )
Приказ Минтруда от … внес следующие уточнения:
- При изменении фамилии указывается не только новое ФИО, но и документ, послуживший основанием (свидетельство о браке, решение суда и т.д.).
- Запись о прохождении военной службы теперь включает указание воинского звания на момент увольнения в запас.
- При переходе на ЭТК в бумажной книжке делается отметка «Переход на электронную трудовую книжку» с указанием даты и номера приказа.
Электронные трудовые книжки и взаимодействие с бумажными
Если сотрудник выбрал ЭТК, бумажная книжка считается архивным документом. В ней делается только запись о переходе (см. пункт 2.9). Все последующие кадровые события (приём, перевод, увольнение, награды и т.д.) фиксируются исключительно в ЭТК.
Практический чек‑лист для кадровика
- Проверить, какой бланк используется (старый или новый образца).
- Убедиться, что все необходимые реквизиты организации указаны без сокращений.
- Внести запись в хронологическом порядке, не пропуская номера.
- Указать точную дату в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Проверить соответствие основания записи приказу или иному документу (номер, дата).
- Поставить подпись ответственного лица и печать организации (если требуется).
- При изменении фамилии, переходе на ЭТК или выдаче дубликата – сделать отдельную запись в соответствующем разделе.
- После внесения записи – прочитать её вслух, чтобы исключить опечатки.
Типовые записи в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный элемент кадрового документооборота, обеспечивающий прозрачность трудовой истории работника. Знание актуальных правил, умение правильно оформлять каждую из типовых ситуаций и внимательное отношение к деталям позволяют избежать ошибок, которые могут привести к спорам с сотрудниками или к штрафам со стороны контролирующих органов.
Следуя представленным выше образцам и рекомендациям, кадровик сможет уверенно вести трудовые книжки в 2024, 2025 и 2026 годах, учитывая все изменения в законодательстве и практике использования бланков разных образцов.