Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. С учётом введения электронной трудовой книжки (ЕТК) и изменений в нормативно‑правовой базе, важно чётко следовать протоколу заполнения, чтобы избежать ошибок и штрафов со стороны контролирующих органов.

Общие положения

• Трудовая книжка регулируется статьёй 66 ТК РФ и приказами Минтруда России:
• Приказ № 320н от – «Об утверждении порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ № 713н от – «Об утверждении формы справки СТД‑Р»;
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ (ч. 8 ст. 2) – о невозможности заполнения бумажной трудовой книжки для лиц, впервые поступивших на работу.
• С 30 декабря 2025 года действует обновлённый бланк ЕФС‑1 (электронная трудовая книжка).
• Для работников, у которых отсутствует бумажная трудовая книжка, выдаётся справка СТД‑Р, подтверждающая стаж и должность.
• Ответственность за корректное ведение трудовых книжек возлагается на кадровую службу (или уполномоченное лицо) организации.

Заполнение сведений о работнике

Этот раздел заполняется на титульном листе трудовой книжки (или вкладыша) и содержит:

1. Фамилия, имя, отчество – полностью, как в паспорте;
2. Дата рождения – в формате ДД.ММ.ГГГГ;
3. Место рождения;
4. Образование (уровень, специальность, учебное заведение, год окончания);
5. Профессия, специальность, квалификация;
6. Серия и номер паспорта (или другого удостоверяющего документа);
7. ИНН (при наличии);
8. Дата заполнения титульного листа и подпись работника;
9. Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки (кадровик, руководитель отдела кадров).

При выдаче дубликата или вкладыша титульный лист заполняется заново, а внизу ставится отметка «Дубликат» с указанием даты выдачи и номера дубликата.

Заполнение сведений о работе

Сведения о работе вносятся в основной раздел трудовой книжки (развороты с графами 1‑4). Каждая запись оформляется отдельной строкой и содержит:

• Порядковый номер записи (по возрастанию);
• Дата события (приём, перевод, увольнение и т.д.) – ДД.ММ.ГГГГ;
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
• Подразделение, должность (с указанием оклада или тарифной ставки, если требуется);
• Вид трудовой деятельности (постоянная, временная, сезонная и т.д.);
• Основание записи – реквизиты приказа (распоряжения) о приёме, переводе, увольнении: номер, дата, название документа;
• Ссылка на статью ТК РФ (например, ст. 65 ТК РФ – приём на работу);
• Подпись работника и подпись ответственного лица с расшифровкой;
• Печать организации (при наличии).

Пример записи о приёме на работу:

г. – Принят на работу в ООО «ТехноСервис» в отдел разработки ПО на должность инженера-программиста.
 Основание: Приказ № 45 от г. «О приёме на работу».
 Статья ТК РФ: ст. 65.
 Подпись работника: ___________________ Подпись кадровика: ___________________

Заполнение сведений о награждении

Сведения о награждениях вносятся в специальный раздел трудовой книжки (обычно 7 разворотов). Каждая запись содержит:

1. Порядковый номер записи;
2. Дата награждения;
3. Наименование награды (орден, медаль, благодарность, грамота и т.д.);
4. Кто награждал (организация, государственный орган);
5. Основание награждения (приказ, распоряжение, протокол конкурса и т.д.);
6. Подписи работника и ответственного лица;
7. Печать организации.

Пример записи о награждении:

г. – Награждён благодарностью Министерства труда и социальной защиты РФ за высокие показатели в реализации проекта «Цифровой кадровый учёт».
 Основание: Приказ Минтруда РФ № 112 от г.
 Подпись работника: ___________________ Подпись кадровика: ___________________

Заполнение сведений об увольнении и других изменениях

Кроме основных записей о приёме и переводе, в трудовой книжке фиксируются:

• Увольнение – указание даты, основания (приказ о расторжении трудового договора), ссылка на статью ТК РФ (ст. 77, ст. 81 и др.);
• Изменение фамилии, имени, отчества – запись делается после предоставления документов о zmianе фамилии (свидетельство о браке, решение суда и т.д.);
• Прохождение военной службы по призыву – запись делается на основании военного билета и приказа о зачислении в запас;
• Переход на электронную трудовую книжку – отметка о передаче сведений в ЕФС‑1, номер и дата формирования электронной записи;
• Иные события (например, выход на пенсию, восстановление на работу) – оформляются аналогично, с указанием соответствующего нормативного акта.

Пример записи об изменении фамилии:

г. – Фамилия изменена на Иванова (была Петрова) в соответствии с свидетельством о браке № 12345 от г.
 Основание: Свидетельство о браке № 12345.
 Подпись работника: ___________________ Подпись кадровика: ___________________

Порядок действий кадровика (пошаговый протокол)

1. Получить от работника документы, подтверждающие событие (приказ, трудовой договор, справка и т.д.).
2. Сверить данные с паспортом и другими удостоверяющими документами.
3. Определить номер следующей записи в трудовой книжке (последний номер + 1).
4. Заполнить графы записи согласно требованиям пункта 2‑4 настоящей инструкции.
5. Сделать пробную запись в черновике, проверить аккуратность почерка и соответствие реквизитов.
6. Внести запись в трудовую книжку (или вкладыш) разборчивым почерком, синей пастой.
7. Попросить работника поставить подпись рядом с записью.
8. Поставить свою подпись (кадровик) и печать организации.
9. При необходимости сделать отметку в электронной трудовой книжке (ЕФС‑1) и сохранить копию приказа в личном деле работника.
10. Архивировать использованные документы в соответствии с внутренними нормами организации.

Соблюдение данного протокола обеспечивает законность ведения трудовых книжек и минимизирует риск возникновения споров при проверках трудовой инспекции.

Полезные ресурсы и шаблоны

• Приказ Минтруда РФ № 320н от (порядок ведения и хранения трудовых книжек).
• Приказ Минтруда РФ № 713н от (форма справки СТД‑Р).
• Электронная трудовая книжка – сервис ЕФС‑1 на портале «Госуслуги» (доступно с );
• Образцы заполнения трудовой книжки (PDF) – доступны в разделе «Методические материалы» на сайте департамента трудового права компании Митрофанова и партнеры.
• Видеоинструкция по заполнению ЕФС‑1 – канал «Кадровый эксперт» на YouTube (выпуск от ).

Ведение трудовой книжки в 2026 году требует внимательного отношения к нормативным требованиям, аккуратности при внесении записей и строгого соблюдения установленного протокола. Использование электронной формы ЕФС‑1 не отменяет необходимости правильного оформления бумажных документов (дубликаты, вкладыши, справки СТД‑Р). Следуя представленной инструкции, кадровые специалисты смогут избежать типичных ошибок, обеспечить законность документооборота и защитить права как работников, так и работодателей.