Обновлено: 21 мая 2026 года, 18:45:45

Нормативная база и актуальные изменения

Основные нормативные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от № 225 (утратило силу в части детализации, но сохраняет общий порядок);
• Приказ Минтруда России от № 320н — основной документ, действующий в 2026 году;
• Приказ Минфина России от № 55н — регулирует изготовление и обеспечение бланками;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 84.1) — устанавливает обязательность ведения трудовых книжек.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Бланк и язык заполнения

Все записи в трудовой книжке и вкладыше должны быть сделаны:

• на русском языке;
• разборчивым почерком, чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• без помарок, подчисток и исправлений;
• с использованием общепринятых сокращений (например, «пр.», приказ, «ув.», увольнение).

Не допускается:

• использование карандаша или цветных чернил;
• заполнение на иностранном языке;
• пропуск строк или полей;
• внесение записей в виде ксерокопий или наклеек.

Обязательные разделы

Трудовая книжка состоит из:

1. Титульный лист, содержит сведения о работнике;
2. Сведения о работе (основной раздел);
3. Сведения о награждениях;
4. Вкладыш — при необходимости.

Заполнение титульного листа

Титульный лист заполняется в момент выдачи трудовой книжки работнику. Ответственность за правильность несет работодатель.

Важно: Дата заполнения должна совпадать с датой приема на работу. Если книжка выдается впервые, дата заполнения — дата трудоустройства.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел заполняется при приеме, переводе или увольнении работника. Используются следующие графы:

Прием на работу

Запись вносится не позднее недельного срока со дня издания приказа о приеме. Формулировка должна быть точной:

Пример:

Столбец 3: Принят на должность бухгалтера
Столбец 4: Приказ № 15 от

Не допускается:

• указание только должности без структурного подразделения;
• использование формулировок «по совместительству» без указания основного места работы;
• отсутствие ссылки на приказ.

Перевод на другую работу

Запись вносится на основании приказа о переводе. Указывается новая должность и структурное подразделение.

Пример:

Столбец 3: Переведен на должность начальника отдела кадров
Столбец 4: Приказ № 89 от

Увольнение

Запись об увольнении вносится в день издания приказа. Указывается причина со ссылкой на статью ТК РФ.

Пример:

Столбец 3: Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Столбец 4: Приказ № 200 от

Важно: При увольнении по соглашению сторон указывается: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».

Заполнение раздела «Сведения о награждениях»

Записи о награждениях вносятся на основании соответствующих приказов. Формат:

Столбец 3: Награжден благодарностью за добросовестный труд
Столбец 4: Приказ № 55 от

Не допускается:

• внесение записей о поощрениях, не оформленных приказом;
• использование неофициальных формулировок.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш выдается, если все страницы основной книжки заполнены. Он являеться неотъемлемой частью трудовой книжки.

Правила заполнения:

• вкладыш должен быть того же образца, что и основная книжка;
• на титульном листе вкладыша указывается: «Вкладыш № ___ к трудовой книжке Иванова И.И.»;
• записи вносятся аналогично основной книжке.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки исправляются только путем признания их недействительными и внесения правильной записи.

Порядок исправления:

1. На следующей свободной строке после ошибочной записи вносятся:
• дата исправления;
• правильная запись;
• ссылка на документ-основание (например, «На основании приказа № 10 от «).
2. Ошибочная запись признается недействительной путем зачеркивания одной чертой (без помарок) и внесения записи «Запись № ___ недействительна, см. ниже».

Пример:

Принят на должность бугалтера (неверно)
Приказ № 15 от

Принят на должность бухгалтера
Приказ № 15 от
Запись № 1 недействительна, см. выше

Важно: Не допускается подчистка, заклеивание или ластирование. Все исправления заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Ведение и хранение трудовых книжек

Ответственность работодателя

Работодатель обязан:

• вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего более 5 дней;
• обеспечивать сохранность книжек;
• выдавать книжку работнику в день увольнения;
• вести учет трудовых книжек в специальном журнале;
• предоставлять сведения в Пенсионный фонд и Социальный фонд РФ.

Сроки хранения

Трудовые книжки хранятся:

• у работодателя, до увольнения работника;
• в архиве организации, 75 лет после увольнения;
• в случае ликвидации организации — передаются в государственный архив.

Выдача дубликатов

В случае утраты или повреждения трудовой книжки работник вправе получить дубликат. Для этого необходимо:

1. написать заявление;
2. представить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, военный билет и т;д.);
3. работодатель на основании этих документов оформляет дубликат.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2023 года введены электронные трудовые книжки. Работодатель обязан:

• вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
• предоставлять работнику доступ к его ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг;
• при увольнении выдать бумажную копию сведений или заверенную выписку.

Важно: Работник вправе выбрать, вести ли ему бумажную или электронную трудовую книжку. Если он не сделал выбор, работодатель продолжает вести бумажную.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечет:

• административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ);
• возмещение ущерба работнику;
• дисциплинарную ответственность для должностных лиц.

Примеры нарушений:

• отсутствие записи об увольнении;
• непредоставление книжки при увольнении;
• неправильное оформление титульного листа;
• непредоставление сведений в государственные органы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли вносить записи в трудовую книжку карандашом?

Ответ: Нет, записи должны быть сделаны чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша не допускается.

Вопрос 2: Нужно ли заверять записи в трудовой книжке подписью и печатью?

Ответ: Да, все записи, кроме титульного листа, должны быть заверены подписью ответственного лица. Печать ставится только при наличии печати у организации.

Вопрос 3: Можно ли сделать запись о совместительстве в основной трудовой книжке?

Ответ: Нет, записи о работе по совместительству вносятся только в трудовую книжку по основному месту работы. В книжке по совместительству делается запись: «Работает по совместительству с такого-то числа».

Вопрос 4: Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку при увольнении?

Ответ: Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Если работник не явился, книжка хранится у работодателя. Срок хранения — 2 года, после чего она передается в архив.

Вопрос 5: Можно ли внести запись об увольнении задним числом?

Ответ: Нет, запись об увольнении вносится в день издания приказа. Задним числом вносить записи не допускается.

Правильное заполнение трудовой книжки, это не только требование закона, но и забота о правах работника. Нарушение правил может привести к серьезным последствиям для работодателя, включая штрафы и судебные разбирательства.

Следуйте приведенным рекомендациям, используйте актуальные нормативные акты и своевременно обновляйте записи. Помните, что трудовая книжка — это официальный документ, который сопровождает работника на протяжении всей его трудовой жизни.

Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к специалисту по кадрам или юристу.