Заполнение трудовой книжки при переводе сотрудника на другую должность — это важный административный процесс, регулируемый законодательством Российской Федерации, в частности, Трудовым кодексом РФ (ст․ 66, 68, 69) и Положением о трудовой книжке, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225․

Перевод — это изменение трудовой функции сотрудника (должности, профессии, специальности) без изменения места работы․ Он может быть временным (до 1 месяца) или постоянным․ В данном материале мы рассмотрим образец заполнения трудовой книжки при постоянном переводе на другую должность․

Когда требуется запись о переводе?

Запись в трудовой книжке о переводе обязательна в следующих случаях:

• Сотрудник переводится на другую должность (например, с «ведущего инженера» на «начальника отдела»);
• Изменяется профессия или специальность (например, с «бухгалтер» на «главный бухгалтер»);
• Происходит изменение структурного подразделения, если это отражено в штатном расписании и трудовом договоре․

Важно! Если сотрудник остаётся на той же должности, но меняет место работы внутри организации (например, переезжает из одного филиала в другой), запись в трудовую книжку не делается․

Как правильно оформить перевод?

Перевод сотрудника на другую должность оформляется в следующем порядке:

1. Сотрудник даёт письменное согласие на перевод (если перевод не связан с изменением условий труда по инициативе работодателя — ст․ 72 ТК РФ)․
2. Издается приказ о переводе (форма № Т-5 или Т-5а)․
3. Сотрудник ознакамливается с приказом под роспись․
4. В трудовой книжке делается запись о переводе․

Образец заполнения записи о переводе в трудовой книжке

Запись вносится в раздел «Работа» по следующему шаблону:

Формат записи:

«Переведен с [должность] на [должность]»

Пример реальной записи:

Запись в трудовой книжке:

г․ — Переведен с инженера-технолога на старшего инженера-технолога․

Основание: приказ № 45-к от г․

Пояснения к записи:

• Дата — дата вступления в силу перевода (обычно совпадает с датой приказа или указанной в нём датой начала новой должности);
• Формулировка — должна быть точной, без сокращений, с указанием полных наименований должностей;
• Основание — указывается номер и дата приказа (в скобках или после тире);
• Подпись — запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется)․

Пример заполнения в таблице (для наглядности):

Что нельзя делать при заполнении?

При заполнении трудовой книжки на перевод запрещено:

• Использовать сокращения (например, «инж․» вместо «инженер»);
• Исправлять записи корректором, зачёркивать или переписывать — это недопустимо;
• Вносить записи от руки карандашом — только чернилами (чёрными или синими);
• Оставлять пустые строки — между записями не должно быть пробелов;
• Записывать «переведён на другую должность» без указания конкретных наименований, это нарушение․

Особенности при переводе по инициативе работодателя

Если перевод связан с изменением условий труда (например, смена режима работы, оклада, обязанностей), то требуется:

• Письменное согласие сотрудника;
• Уведомление за 2 месяца (если перевод связан с изменением существенных условий труда — ст․ 74 ТК РФ);
• В трудовой книжке указывается: «Переведен на другую работу в связи с изменением условий трудового договора» — и только после этого указывается новая должность․

Пример:

г․ — Переведен на другую работу в связи с изменением условий трудового договора: с инженера-технолога на старшего инженера-технолога․
Основание: приказ № 52-к от г․

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если в трудовой книжке допущена ошибка при заполнении записи о переводе, то:

1. Неверная запись не зачёркивается и не исправляется;
2. Сделать новую запись с правильной формулировкой;
3. В новой записи указать: «Запись № [номер ошибочной записи] признана недействительной»;
4. Затем внести правильную запись о переводе․

Пример:

г․ — Запись № 12 признана недействительной․
г․ — Переведен с инженера-технолога на старшего инженера-технолога․
Основание: приказ № 60-к от г․

Ответственность за неправильное заполнение

Нарушение правил заполнения трудовой книжки влечёт за собой административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ — штрафы для должностных лиц до 5 000 рублей, для организаций — до 50 000 рублей․

Запись о переводе в трудовой книжке — это не формальность, а важный юридический документ, подтверждающий карьерный путь сотрудника․ Правильное, аккуратное и законное оформление записи защищает как работника, так и работодателя от споров, проверок и штрафов․

Ключевые правила на память:

• Всегда указывайте полные наименования должностей;
• Указывайте дату и основание (приказ);
• Не зачёркивайте и не исправляйте ошибки, делайте новую запись;
• Соблюдайте порядок: согласие → приказ → запись в трудовой книжке → ознакомление под роспись․

Следуя этим правилам, вы обеспечите юридическую чистоту кадровых документов и сохраните доверие сотрудников к кадровой службе организации․