Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональный путь работника. Несмотря на активный переход к электронному документообороту, бумажные трудовые книжки по-прежнему хранятся у работодателей для сотрудников, которые не отказались от их ведения или чья деятельность началась до 2021 года. В 2026 году вопросы корректного заполнения, особенно при переводе сотрудника на другую должность или в другое подразделение, требуют особого внимания к деталям, так как любая ошибка может повлиять на расчет пенсии.
Кто отвечает за корректное заполнение?
За правильность ведения трудовых книжек в организации несет ответственность работодатель. Непосредственное заполнение обычно возлагается на специалиста по кадрам (кадровика) или бухгалтера, если в штате нет отдельного кадрового подразделения. Важно помнить, что записи вносятся только на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
Основные правила при переводе
Перевод на другую работу — это изменение трудовой функции сотрудника или структурного подразделения. Согласно актуальным нормам 2026 года, при заполнении раздела «Сведения о работе» необходимо соблюдать следующий алгоритм:
- Графа 1: Указывается порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сплошная по всему разделу.
- Графа 2: Вносится дата перевода. Она должна полностью совпадать с датой приказа о переводе.
- Графа 3: Делается запись о переводе. Формулировка должна быть точной: «Переведен в [название отдела/цеха] на должность [название должности]». Если менялось только название должности без изменения отдела, это также фиксируется.
- Графа 4: Указываются реквизиты приказа-основания: его номер и дата. Название документа («приказ», «распоряжение») писать не обязательно, но допустимо.
Особенности заполнения в 2026 году
С 2021 года при приеме на работу новых сотрудников заводится только электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако для тех, кто вел бумажную книжку до этого момента, она продолжает вестись параллельно с электронной формой (СЗВ-ТД). При переводе сотрудника действия кадровика двойные:
- Вносится запись в бумажную трудовую книжку (чернилами черного, синего или фиолетового цвета, разборчивым почерком).
- Формируется отчет СЗВ-ТД в территориальный орган ПФР (ныне СФР) при кадровых изменениях;
Важно отметить, что с 2026 года легкость использования цифровых платформ, таких как «Госотчет» или личные кабинеты налогоплательщика, позволяет автоматизировать часть процессов. Некоторые поля заполняются автоматически благодаря авторасчетам и интеграции с базами данных, что снижает риск человеческой ошибки.
Частые ошибки при заполнении
При оформлении перевода часто допускаются следующие ошибки, которые требуют исправления:
- Неверная дата в графе 2 (не совпадает с приказом).
- Сокращения в названии должности или организации (аббревиатуры допускаются только общепринятые).
- Отсутствие подписи ответственного лица или печати организации (если она используется) в графе 4.
- Запись сделана карандашом или легко смываемыми чернилами.
Электронная трудовая книжка: нюансы
Для электронных трудовых книжек процесс выглядит иначе. Кадровик не «пишет» от руки, а вносит данные в специализированную программу или веб-сервис. Система сама формирует файл для отправки в Социальный фонд России. Ошибки здесь исправляются путем подачи корректирующего отчета СЗВ-ТД. Видео-инструкции и мини-курсы от экспертов (например, от сервисов вроде Контур.Экстерн или ФНС) помогают разобраться в тонкостях заполнения форм 6-НДФЛ, 3-НДФЛ и отчетов по кадрам.
Если вам необходимо задать вопрос о деятельности ФНС России или уточнить детали заполнения налоговых деклараций, связанных с фондом оплаты труда, рекомендуется использовать официальные ресурсы или платформу «Госотчет», где все поля поясняются в режиме реального времени.
Правильное заполнение трудовой книжки при переводе — это гарантия защиты прав работника и отсутствие проблем у работодателя при проверках. Помните: трудовая книжка является документом строгой отчетности. Используйте современные инструменты для работы с PDF-формами и электронными базами данных, чтобы ускорить процесс и избежать ошибок, но всегда проверяйте итоговый результат вручную.