Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Её правильное заполнение при первом трудоустройстве имеет критически важное значение, так как ошибки могут привести к юридическим последствиям в будущем. В этой статье мы подробно рассмотрим все этапы заполнения трудовой книжки впервые, начиная от получения до внесения первой записи.

Получение трудовой книжки

Перед тем как приступить к заполнению, необходимо получить саму трудовую книжку. В России трудовая книжка оформляется:

• На нового работника, который ранее не имел трудового стажа — работодателем;
• На работника, утерявшего трудовую книжку — дубликат;
• На впервые поступающего на работу — если ранее не работал официально.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан завести трудовую книжку на сотрудника, проработавшего у него более пяти дней. Если вы устраиваетесь на работу впервые, работодатель обязан оформить вам трудовую книжку.

Проверка бланка трудовой книжки

Перед началом заполнения необходимо убедиться, что бланк трудовой книжки:

1. Подлинный — имеет водяные знаки, голограммы, микротекст;
2. Не повреждён — нет разрывов, потертостей, пятен;
3. Заполнен правильно, все графы должны быть заполнены корректно;
4. Соответствует образцу — должен быть утвержденного государственного образца.

Подготовка к заполнению

Перед тем как делать первую запись, подготовьте следующие документы и материалы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
• Документы об образовании (если требуются по должности);
• Трудовой договор — экземпляр, подписанный обеими сторонами;
• Приказ о приеме на работу;
• Чернила или гелевая ручка (черного, синего или фиолетового цвета);
• Линейка, для ровного заполнения граф.

Все записи должны быть выполнены разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Если допущена ошибка, её можно исправить только в установленном порядке (о чём мы расскажем ниже).

Первая запись в трудовой книжке

Первая запись в трудовой книжке делается при приеме на работу. Она включает в себя:

Заполнение титульного листа

Титульный лист — это первая страница трудовой книжки, на которой указываются основные сведения о работнике. Заполняется она следующим образом:

1. Фамилия, имя, отчество (полностью) — пишется в верхней части листа, без сокращений;
2. Число, месяц, год рождения — указывается полностью, например: 15 января 1990 г.;
3. Образование — указывается уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.);
4. Профессия, специальность, указывается должность или профессия, на которую принимается работник;
5. Дата заполнения, указывается дата, когда была заполнена трудовая книжка;
6. Подпись владельца — работник ставит подпись в подтверждение правильности указанных данных;
7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки — ставится подпись сотрудника отдела кадров или руководителя организации.

Внесение первой записи о приеме на работу

Первая запись о трудовой деятельности вносится в раздел «Сведения о работе». Она делается на основании приказа о приеме на работу. Формат записи:

 № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу | Основание
 -------- | --------- | ----------------------------------------------------------- | ----------
 1 | | Принят на должность "Менеджер по продажам" в отдел продаж | Приказ № 15 от 
 

Где:

• № записи — порядковый номер записи;
• Дата — дата приема на работу (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
• Сведения о приеме, указывается должность и подразделение;
• Основание — ссылка на приказ о приеме на работу.

Правила заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• Все записи делаются только на русском языке;
• Используются только чернила или гелевая ручка (черного, синего или фиолетового цвета);
• Записи должны быть разборчивыми и не иметь исправлений;
• Не допускается использование корректирующих средств (ластик, замазка, корректирующая жидкость);
• Все даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Ссылки на документы должны быть точными (номер приказа, дата);
• Подписи должны быть заверены — ставится подпись ответственного лица и печать организации (если есть).

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Если при заполнении допущена ошибка, её можно исправить следующим образом:

Исправление ошибки в титульном листе

Если ошибка допущена на титульном листе, необходимо:

1. Зачеркнуть неправильную запись одной чертой;
2. Написать правильную запись на полях;
3. Поставить подпись ответственного лица и печать организации;
4. В конце страницы сделать запись: «Запись №__ исправлена».

Пример:

 Фамилия Иванов
 Исправлено: Фамилия Сидоров
 Иванов /Иванов/
 

Исправление ошибки в разделе «Сведения о работе»

Если ошибка допущена в разделе «Сведения о работе», необходимо:

1. Зачеркнуть неправильную запись;
2. Сделать правильную запись;
3. Указать основание исправления (например, «Исправлено на основании приказа №__ от __.__.20__»);
4. Поставить подпись ответственного лица и печать организации.

Хранение и выдача трудовой книжки

После заполнения трудовая книжка хранится у работодателя. Работник имеет право:

• Получать трудовую книжку на руки для предъявления в государственные органы;
• Получать дубликат в случае утери;
• Требовать внесения изменений при обнаружении ошибок.

При увольнении трудовая книжка выдаётся работнику в последний день работы. Если работник отказывается её получать, работодатель отправляет уведомление о необходимости её получения.

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

Неправильное ведение трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность, штрафы для должностных лиц;
• Уголовную ответственность — в случае подделки или уничтожения трудовой книжки;
• Трудовые споры — при неправильном отражении стажа;
• Проблемы при оформлении пенсии — неверно указанный стаж может привести к занижению пенсионных выплат.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заполнить трудовую книжку карандашом?

Нет. Все записи в трудовой книжке должны быть сделаны только чернилами или гелевой ручкой. Использование карандаша не допускается.

Можно ли сделать запись о стаже, если я работал неофициально?

Нет. Трудовая книжка отражает только официальный трудовой стаж. Неофициальная работа не может быть внесена в трудовую книжку.

Что делать, если работодатель отказывается заводить трудовую книжку?

В этом случае необходимо обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру с жалобой на работодателя. Согласно закону, работодатель обязан завести трудовую книжку на сотрудника, проработавшего более пяти дней.

Можно ли сделать запись о совместительстве?

Да. Если работник работает по совместительству, это также должно быть отражено в трудовой книжке.

Заполнение трудовой книжки впервые, это ответственный процесс, который требует внимательности и соблюдения всех правил. Неправильное заполнение может привести к серьёзным последствиям, поэтому важно следовать установленным нормам и рекомендациям.

Помните:

• Все записи должны быть сделаны чернилами или гелевой ручкой;
• Не допускаются исправления без заверения;
• Трудовая книжка должна храниться в надлежащих условиях;
• При обнаружении ошибок необходимо их незамедлительно исправить.

Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к специалистам отдела кадров вашей организации или проконсультируйтесь с юристом.

Удачи в вашей трудовой деятельности!