Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ Правильное оформление записи о приёме на работу является обязательным требованием Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России № 320н от г․ (Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек)․ Ниже представлена подробная инструкция, актуальная для 2025‑2026 гг․, а также готовые образцы записей․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ – статья 66, пункт 2: запись о приёме на работу вносится не ранее шестого рабочего дня с момента начала трудовых отношений․
- Приказ Минтруда № 320н от г․ – утверждает форму ТК, порядок её заполнения и требования к печати, подписи․
- Постановление Правительства РФ № 1245 от г․ – вводит электронную трудовую книжку (ЭТК) и регламентирует переход с бумажной формы․
Общие требования к записи о приёме на работу
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графы 1‑6)․ Основные элементы:
- Порядковый номер записи (графа 1)․
- Дата приёма (графа 2) – в формате ДД․ММ․ГГГГ․
- Наименование организации, её ИНН, ОКПО (графа 3)․
- Наименование структурного подразделения (если указано в трудовом договоре) – графа 4․
- Должность, специальность, профессия, квалификация (графа 5)․
- Основание приёма (трудовой договор, приказ) – графа 6․
- Подпись работника и подпись лица, ответственного за ведение ТК (обычно руководитель отдела кадров)․ При наличии печати – её оттиск․
⚠️ Запись вносится только после того, как работник отработает шесть рабочих дней․ В противном случае запись считается недействительной․
Пошаговая инструкция заполнения (бумажная ТК)
| Шаг | Действие |
|---|---|
| 1 | Убедитесь, что у работника есть оригинал трудовой книжки (или ЭТК)․ |
| 2 | Определите дату начала работы․ Запишите её в графу 2 (шестой рабочий день)․ |
| 3 | Заполните графу 3: полное наименование организации, ИНН, ОКПО․ Если в организации несколько юридических лиц – укажите тот, где будет работать сотрудник․ |
| 4 | Если в трудовом договоре указано конкретное подразделение, внесите его название в графу 4․ Если нет – оставьте графу пустой․ |
| 5 | В графу 5 укажите должность, специальность, профессию, квалификацию (по справочнику ОКПД2/ОКПТ)․ Пример: «инженер‑технолог, 2 разряд»․ |
| 6 | В графу 6 укажите основание: «трудовой договор № 12 от », «приказ № 45 от » и т․п․ |
| 7 | Поставьте подпись работника (строчная, без печати) и подпись ответственного лица (с печатью, если она используется)․ |
| 8 | Проверьте запись на отсутствие ошибок (дат, орфографии, цифр)․ При необходимости исправьте только чернильной чертой с указанием причины․ |
Образцы записей о приёме на работу
Пример для обычной (бумажной) трудовой книжки
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 1 |
| 2 | |
| 3 | ООО «ТехИнвест», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678 |
| 4 | Отдел разработки программного обеспечения |
| 5 | Программист‑разработчик, 1 разряд, квалификация «Высший уровень» |
| 6 | Трудовой договор № 12 от |
| Подпись работника | И․ И․ Иванов |
| Подпись ответственного | П․ П․ Петров, директор по кадрам (печать) |
Пример для ЭТК (электронной трудовой книжки)
ЭТК заполняется в системе «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД)․ Данные вводятся в те же графы, но подписи заменяются цифровой подписью (ЭЦП)․ Ниже – скриншот (условный)․
Запись при приёме в несколько структурных подразделений одновременно
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 2 |
| 2 | |
| 3 | ЗАО «СтройИнвест», ИНН 7709876543, ОКПО 87654321 |
| 4 | Отдел проектирования; Отдел эксплуатации |
| 5 | Инженер‑строитель, 2 разряд, квалификация «Средний уровень» |
| 6 | Приказ № 78 от о назначении на два подразделения |
| Подпись работника | С․ С․ Смирнов |
| Подпись ответственного | А․ А․ Алексеев, главный специалист отдела кадров (печать) |
Особенности при переводе, переходе на ЭТК и корректировке записей
- Перевод внутри организации․ В графе 4 указывается новое подразделение, а в графе 6 – основание (приказ о переводе)․ Порядковый номер записи увеличивается․
- Переход с бумажной ТК на ЭТК․ Оформляется приказом о переходе, в ТК делается запись «Перевод в электронную форму», а в ЭТК – соответствующая запись с указанием даты перехода․
- Корректировка ошибок․ Ошибку можно исправить только чернильной чертой, указав причину и подписав исправление обеими сторонами․ При серьёзных ошибках (например, неверный ИНН) запись аннулируется и вносится новая․
Ответственность за нарушения
Согласно статье 75 ТК РФ, за неправильное оформление записей в трудовой книжке предусмотрена административная ответственность (штраф для работодателя от 5 000 до 20 000 рублей)․ При систематических нарушениях возможна дисциплинарная ответственность руководителей․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вносить запись о приёме на работу раньше шестого рабочего дня?
Нет․ По статье 66 ТК РФ запись допускается только после шестого рабочего дня․ Если запись сделана раньше, она считается недействительной и подлежит исправлению․
Что делать, если у работника нет подписи (например, несовершеннолетний)?
Подпись ставится родителем (законным представителем) с указанием «подпись родителя»․ При этом в графе 6 указывается «договор с родителем»․
Нужно ли указывать полную квалификацию (разряд, сертификаты) в графе 5?
Да, если квалификация указана в трудовом договоре или является существенным условием трудовых отношений․ Это упрощает последующее повышение и перевод․
Как оформить запись при приёме на работу по совместительству?
В графе 5 указывается «совместитель (должность)», а в графе 6 – «трудовой договор № … от … (совместительство)»․ При этом в графе 4 указывается подразделение, где совместитель будет работать․
Трудовая книжка – документ, от которого зависят пенсионные начисления, стаж и многие другие социальные гарантии․ Правильное оформление записи о приёме на должность – первый шаг к безупречной кадровой истории сотрудника․ Следуйте официальным инструкциям, проверяйте каждую запись и используйте приведённые образцы, чтобы избежать штрафов и недоразумений․
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юридическому консультанту․ Актуальные формы и образцы можно скачать на официальном портале Госуслуг или в системе «Кадры Онлайн»․