Заполнение трудовой книжки, одна из ключевых кадровых процедур, от которой зависит юридическая чистота трудовых отношений. Особые вопросы возникают при оформлении сотрудника по трудовому договору, особенно если он имеет срочный характер. В этой статье разберем, как правильно внести запись о приеме на работу по договору, какие формулировки использовать, на какую дату ориентироваться и как изменились правила в 2026 году.
Главный принцип: Запись в трудовую книжку о приеме на работу должна точно соответствовать основанию (приказу или распоряжению работодателя), но не копировать его текст дословно, если в самом договоре или приказе нет необходимости в таких деталях. Основное внимание — на дату, должность и основание.
Общий порядок внесения записи о приеме на работу
Согласно ст. 66 ТК РФ и Приказу Минтруда № 320н, запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» заполняется по следующему шаблону:
- Графа 1 (порядковый номер): Проставляется следующий после последней записи номер.
- Графа 2 (дата): Указывается дата фактического начала работы, то есть день, когда сотрудник приступил к исполнению трудовых обязанностей. Это не обязательно дата издания приказа.
- Графа 3 (основание и запись): Пишется: «Принят(а) на работу [должность, специальность, профессия] (с указанием квалификации, если она есть)». Указывается основание: «на основании приказа (распоряжения) № … от …» или «на основании трудового договора от …», если от приказов отказались.
- Графа 4 (номер документа): Указывается номер и дата приказа (распоряжения) или трудового договора.
Пример правильной записи:
1 | | Принят на работу секретарем-референтом | Приказ № 45-к от
Важно: Если вы отказались от издания приказов (распоряжений) в пользу прямого заключения трудового договора, в графе 3 и 4 указывается только ссылка на сам договор: «Принят на работу бухгалтером на основании трудового договора от «.
Особенности записи при работе по срочному трудовому договору
Одна из самых распространенных ошибок, попытка отразить в трудовой книжке срок действия договора. Это не требуется и является нарушением.
Правило: В запись о приеме на работу по срочному трудовому договору не вносится информация о его сроке (например, «по срочному трудовому договору» или «с по «).
Обоснование: Письмо Роструда от № 937-6-1 прямо указывает, что срочный характер договора является условием самого договора, но не отражается в трудовой книжке. Запись оформляется так же, как и при бессрочном договоре.
Пример НЕПРАВИЛЬНО:
1 | | Принят на должность менеджера по срочному трудовому договору | Договор № 12 от
Пример ПРАВИЛЬНО:
1 | | Принят на работу менеджером | Трудовой договор № 12 от
На какую дату ставить в графе 2? Разбор спорной ситуации
Пользователь задал классический вопрос: «Приказ о приеме издан , а сотрудник выходит на работу . Какую дату указывать?»
Ответ однозначен: В графе 2 ставится , дата фактического допуска к работе. Приказ может быть издан заранее, но трудовые отношения возникают именно с момента начала исполнения обязанностей.
Логика: Трудовая книжка фиксирует фактический трудовой стаж. Поэтому дата приема на работу (графа 2) — это первый рабочий день сотрудника, а не дата подписания бумаг.
Запись о работе по совместительству
Особый случай — работа по совместительству (ст. 282 ТК РФ). Здесь действуют дополнительные правила:
- Запись о совместительстве вносится только по письменному заявлению самого работника.
- Вносит запись основной работодатель (тот, с которым у сотрудника есть основной трудовой договор).
- Формулировка: «Принят на работу по совместительству на должность …» с указанием второго работодателя, если это необходимо.
Оформление при увольнении по срочному договору
При прекращении трудовых отношений по истечении срока срочного договора запись в книжку также делается без упоминания срочности. Просто указывается основание увольнения.
Пример записи об увольнении:
2 | | Уволен по истечении срока трудового договора | Приказ № 100-к от
Если договор расторгается досрочно по инициативе работника или работодателя, используется соответствующая формулировка из ст. 77 ТК РФ (например, «Уволен по соглашению сторон», «Уволен за прогул»).
Современные тенденции и изменения в 2026 году
- Отказ от приказов: Все больше работодателей переходят на оформление исключительно на основании трудового договора, что упрощает кадровый документооборот.
- Электронные трудовые книжки (ЭТК): Активно внедряются. Правила заполнения аналогичны бумажному варианту, но записи вносятся в электронную базу. Пенсионный фонд (ПФР) автоматически получает данные через отчет СЗВ-ТД.
- Вкладыши: Если на основном бланке трудовой книжки закончилось место для записей, используется официальный вкладыш, который после заполнения прикрепляется к книжке и заверяется подписью работодателя и печатью.
- Что не вносится: В трудовую книжку не отражаются сведения об обучении, повышении квалификации, а также факты работы без оформления трудового договора.
Правильное оформление записи о работе по договору в трудовую книжку требует внимания к деталям:
- Дата (графа 2) — день фактического выхода на работу.
- Должность (графа 3) — точное наименование из договора.
- Основание (графа 3 и 4) — номер и дата приказа или договора.
- Для срочного договора — никаких пометок о сроке в записи!
- Для совместительства — только по заявлению сотрудника и через основного работодателя.
Соблюдение этих простых правил защитит и работника, и работодателя от споров о стаже и условиях труда в будущем. При наличии сомнений всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 320н.