Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При оформлении приёма на работу кладовщиком важно соблюсти требования Трудового кодекса РФ (ст. 66, 68) и внутренние нормативные акты организации. Ниже представлен пошаговый алгоритм заполнения трудовой книжки, типичные ошибки и рекомендации по оформлению записей для сотрудников со стажем и для тех, кто устраивается на первую работу.

Подготовительный этап

• Получить от кандидата документы, подтверждающие личность (паспорт) и, при наличии, образование или квалификацию (диплом, сертификат, справка о прохождении курсов).
• Подготовить приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а) с указанием:
  • наименования организации;
  • должности – «кладовщик»;
  • структурного подразделения (если в приказе оно указано);
  • даты начала работы;
  • основания приёма (трудовой договор).
• Проверить, что в трудовой книжке есть свободные строки для новой записи (обычно после последней записи о работе или в разделе «Сведения о работе»).

Что именно вноситься в трудовую книжку

Согласно п. 18 Правил ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 225), запись о приёме на работу содержит следующие обязательные реквизиты:

1. Дата записи – день, месяц, год оформления записи (обычно совпадает с датой приказа).
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
3. Наименование организации – полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
4. Должность – «кладовщик» (можно уточнить разряд или категорию, если это предусмотрено штатным расписанием).
5. Основание записи – номер и дата приказа о приёме на работу (например, «Приказ № 123 от г.»).
6. Примечание – при необходимости указывают структурное подразделение (например, «склад № 2»), если оно было указано в приказе.

Важно: запись о совмещении профессии кладовщика не вносится (п. 18 Правил). Если работник одновременно выполняет и другие функции, это фиксируется только в трудовом договоре и внутренних локальных актах.

Особенности оформления для разных категорий сотрудников

Первый трудовой опыт (без стажа)

• В трудовой книжке делается первая запись о работе.
• Если у кандидата есть документ об образовании (диплом, аттестат), данные из него переносятся без изменений в раздел «Сведения о образовании» (если ведётся).
• Запись о приёме делается до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Сотрудник с трудовым стажем

• Перед новой записью проверяется корректность последней записи об увольнении (должна быть сделана в соответствии с п. 23 Правил).
• Если последняя запись касается другого места работы, новая запись о приёме кладовщиком размещается сразу после неё.
• При наличии записи о предыдущей работе в той же организации (например, перевод внутри компании) делается запись о переводе, а не о новом приёме.

Указание подразделения

Согласно разъяснениям Минтруда, подразделение в трудовой книжке указывается только если оно указано в приказе о приёме. Если в приказе подразделение не прописано – его не вносят, иначе запись будет считаться ошибочной.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте бланк трудовой книжки – откройте последнюю использованную страницу.
2. Заполните поле «Дата» – текущая дата (например, ).
3. Укажите номер записи – следующий по порядку после последней записи.
4. Впишите полное наименование организации – например, «ООО «Логистик-Сервис»».
5. Укажите должность – «Кладовщик». При наличии разряда – «Кладовщик 2‑го разряда».
6. Основание записи – «Приказ № 45 от г. о приёме на работу».
7. При необходимости – подразделение – «Склад № 3, зона приёма‑отгрузки».
8. Подпись уполномоченного лица (кадровик или руководитель отдела кадров) и расшифровка подписи.
9. Печать организации (если предусмотрена внутренними нормативными актами).

После внесения записи трудовая книжка передаётся сотруднику для ознакомления под расписку.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие наименования организации – приводит к признанию записи недействительной. Всегда проверяйте, что название написано полностью и без сокращений, если только они не утверждены уставом.
• Неправильная дата – дата записи должна совпадать с датой приказа или быть не позже её.
• Указание подразделения без приказа – если в приказе подразделение не указано, его не вносят.
• Запись о совмещении профессии – такая запись противоречит Правилам и может быть оспорена в трудовом споре.
• Отсутствие ссылки на приказ – без номера и дата приказа запись считается неполной.

Пример записи в трудовой книжке

Запись № 12

ООО «Логистик-Сервис»
Должность: кладовщик 2‑го разряда
Принят согласно приказу № 45 от г.
Склад № 3, зона приёма‑отгрузки

Примечание: если подразделение не указывалось в приказе, последняя строка опускается.

Правильное оформление трудовой книжки при приёме на работу кладовщиком обеспечивает юридическую защиту как работника, так и работодателя. Соблюдение последовательности действий, указание всех обязательных реквизитов и внимание к деталям (наименование организации, ссылка на приказ, наличие/отсутствие указания подразделения) позволяют избежать споров и штрафов со стороны инспекции труда. Рекомендуется вести журнал приказов о приёме и регулярно проводить внутренний аудит заполнения трудовых книжек в отделе кадров.

Следуя данной инструкции, вы сможете оформить приём кладовщика в полном соответствии с требованиями ТК РФ и внутренней нормативной базой организации.