Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2020 года изменил порядок оформления стажа, в т.ч. периода военной службы. Ниже подробно рассмотрены особенности заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек для граждан, впервые устраивающихся на работу после службы в армии.

Основные нормативные акты

• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях»;
• Постановление Правительства РФ № 585 от «Правила ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 182н «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
• Информационные письма ПФР и ФНС по форме СЗВ‑ТД (отчётность по кадровым изменениям).

Когда нужно вносить запись о военной службе?

Согласно п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, запись о прохождении военной службы вносится:

1. по месту прохождения службы (в военкомате или в части) – при увольнении с военной службы;
2. по месту работы гражданского работодателя – если предыдущий работодатель не сделал такую запись.

Таким образом, если у бывшего военнослужащего нет бумажной трудовой книжки или в ней отсутствует запись о службе, новый работодатель обязан её внести на основании военного билета, справки о службе или иного документа, подтверждающего факт прохождения службы.

Бумажная трудовая книжка: порядок заполнения

Шаг 1. Подготовка бланка

Работодатель должен иметь в наличии пустой незаполненный бланк трудовой книжки (п. 44 Правил). Если бланк отсутствует – его следует приобрести в канцелярии или заказать у поставщика.

Шаг 2. Внесение личных данных

В разделе «Личные сведения» заполняются фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, а также серия и номер документа, удостоверяющего личность (паспорт).

Шаг 3. Запись о военной службе

В разделе «Сведения о работе» делается запись следующего вида:

• Дата приёма: день, месяц, год начала военной службы (указывается из военного билета);
• Наименование организации: «Вооружённые Силы Российской Федерации» (или конкретное наименование части/воинского формирования);
• Должность (воинское звание): указывается воинское звание и должность, например, «рядовой, стрелок»;
• Основание: «Военный билет № XXXXXX, выданный военным комиссариатом г. Москва»;
• Дата увольнения: день, месяц, год окончания службы (из того же документа).

Запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя отдела кадров) и печатью организации.

Шаг 4. Последующие записи о гражданской работе

После внесения записи о военной службе продолжается обычный порядок: приём на работу, переводы, отпуска, увольнения и т.д.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): порядок заполнения

С 1 января 2020 года все кадровые изменения отражаются в форме СЗВ‑ТД, которую работодатель подаёт в ПФР. ЭТК ведётся в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через специализированные программы (1С, Контур.Экстерна и др.).

Шаг 1. Создание карточки сотрудника

При приёме на работу создаётся новая запись в системе ЭТК. В обязательных полях указываются:

• ФИО;
• Дата и место рождения;
• Серия и номер паспорта;
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии).

Шаг 2. Внесение записи о военной службе

В разделе «Трудовая деятельность» добавляется новая строка с типом события «Приём на работу». Заполняються поля:

• Дата события: дата начала военной службы;
• Наименование организации: «Вооружённые Силы РФ» (или конкретное воинское формирование);
• Должность: воинское звание и должность;
• Основание: номер и дата выдачи военного билета (или справки о службе);
• Вид деятельности: «Военная служба» (можно указать «служба по призыву» или «служба по контракту»).

После сохранения записи система автоматически формирует соответствующий фрагмент СЗВ‑ТД, который работодатель направляет в ПФР в установленные сроки (не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие).

Шаг 3. Завершение периода службы

Аналогично вносится запись об увольнении с военной службы (тип события «Увольнение»). Дата события – последний день службы. Основание – тот же документ (военный билет, приказ об увольнении).

Шаг 4. Последующие кадровые события

После внесения записей о службе продолжается обычный учёт: приём на гражданскую работу, переводы, отпуска, больничные, увольнения и т.д. Каждое событие формирует свою строку в СЗВ‑ТД.

Особенности и часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись о военной службе, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку с записью о предыдущей работе?

Да. Если в существующей книжке отсутствует запись о военной службе, её необходимо внести, независимо от наличия других записей. Это требование п. 21 Правил.

Что делать, если у сотрудника нет военного билета, но есть справка о службе?

Справка, выданная военкоматом или частью, также является законным основанием для внесения записи. В ней должны быть указаны ФИО, даты начала и окончания службы, воинское звание и должность.

Ответственность за неправильное заполнение

Несвоевременное или ошибочное внесение записи о военной службе может привести к:

• неверному учёту страхового стажа, что влияет на размер будущей пенсии;
• штрафам со стороны ПФР за недостоверную форму СЗВ‑ТД (ст. 15.33 КоАП РФ);
• трудовым спорам с работником, который может потребовать восстановления трудового стажа.

Поэтому кадровику рекомендуется:

1. Сверять данные военного билета/справки с информацией, предоставленной сотрудником;
2. Хранить копии подтверждающих документов в личном деле сотрудника не менее 50 лет;
3. Своевременно подавать форму СЗВ‑ТД в ПФР.

Практический пример заполнения (бумажная ТК)

Военный билет № 1234567, выданный Военным комиссариатом г. Казань .

Служба: с по , должность – рядовой, мотострелковый взвод, воинское звание – рядовой.

Запись в трудовой книжке:

2020 г. сентября 01 дня Принят на работу в Вооружённые Силы Российской Федерации
 (воинская часть № 54321) на должность рядового,
 мотострелковый взвод, воинское звание – рядовой.
 Основание: военный билет № 1234567 от .
2023 г. августа 31 дня Уволен с военной службы по окончании контракта.
 Основание: военный билет № 1234567 от .

Практический пример заполнения (ЭТК)

В личном кабинете работодателя:

1. Выбрать сотрудника → «Добавить запись о трудовой деятельности».
2. Тип события: «Приём на работу».
3. Организация: «Вооружённые Силы Российской Федерации».
4. Должность: «рядовой, мотострелковый взвод».
5. Основание: «Военный билет № 1234567 от ».
6. Сохранить.
7. Повторить для события «Увольнение» с датой .

После сохранения система формирует две строки в форме СЗВ‑ТД, которые отправляются в ПФР не позднее 15 октября 2023 г. (за сентябрь) и 15 сентября 2023 г. (за август) соответственно.

• Запись о военной службе обязательна для всех граждан, впервые устраивающихся на работу после службы, независимо от наличия бумажной трудовой книжки.
• Основанием для внесения служит военный билет, справка о службе или иной документ, подтверждающий факт прохождения службы.
• В бумажной трудовой книжке запись делается в разделе «Сведения о работе» с указанием дат, наименования организации, должности и основания.
• В электронной трудовой книжке запись вносится как обычное кадровое событие (приём/увольнение) в системе ЭТК, после чего автоматически формируется форма СЗВ‑ТД для подачи в ПРФ.
• Несоблюдение требований ведёт к ошибкам в учёте страхового стажа, возможным штрафам и трудовым спорам.

Соблюдение изложенного порядка обеспечит корректное отображение периода военной службы в трудовой книжке и гарантирует учёт этого времени при назначении пенсии и других социальных выплат.