Дата публикации: 00:57:12

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника. При работе в обособленном подразделении (филиал, представительство, отдельный цех и т.п.) заполнение этой формы требует особого подхода. В статье рассматриваются нормативные основания, порядок внесения записей, типовые формы и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативно‑правовая база

Основные положения содержатся в ТК РФ:

• ст. 66 – требования к содержанию трудовой книжки;
• ст. 66.1 – порядок внесения сведений об обособленных подразделениях;
• ст. 81, ст. 84.1 – правила оформления переводов, перемещения и увольнения;
• Постановление Президиума ВС РФ от – требования к записям при преобразовании обособленных подразделений.

В 2026 году также актуализированы рекомендации Минтруда по заполнению формы СЗВ‑ТД, где необходимо указать структурное подразделение, в котором работает сотрудник.

Когда требуется указание обособленного подразделения?

Запись о обособленном подразделении обязана быть сделана в следующих случаях:

1. При приёме на работу в филиал, представительство или иное обособленное подразделение;
2. При переименовании или реорганизации такого подразделения;
3. При переводе сотрудника в другое обособленное подразделение;
4. При увольнении сотрудника с указанием места работы в обособленном подразделении.

Порядок оформления записи в трудовой книжке

Для корректного оформления используйте следующие шаги:

Подготовка документа

Получите приказ** (или иной нормативный акт) о переводе/приёме на работу в обособленное подразделение.
Убедитесь, что в приказе указаны:

• полное наименование подразделения;
• его адрес (местонахождение);
• код структурного подразделения (если используется в организации).

Запись в книжке

В соответствующем поле трудовой книжки вносите информацию в следующем порядке:

1. Наименование подразделения – полностью, как указано в приказе.
2. Адрес/местонахождение – город, улица, офис и т.д.
3. Дата начала работы – день, месяц, год.
4. Код/№ обособленного подразделения (при наличии в системе организации).

Пример записи:

 1. Наименование: Филиал «Северный» ООО «Пример»,
 2; Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 15,
 3. Дата начала: ,
 4. Код подразделения: 07/12.

Подпись и дата

После внесения сведений подпишите запись (подпись руководителя и/или HR‑специалиста) и укажите дату внесения.

Частые вопросы и ответы

Нужно ли указывать обособленное подразделение в форме СЗВ‑ТД?

Да. В форме СЗВ‑ТД в поле «Структурное подразделение» необходимо указать название и код обособленного подразделения, где работает сотрудник.

Что делать, если в приказе указано только «обособленное подразделение», без конкретного названия?

В таком случае уточните у руководителя или в кадровом отделе полное официальное название. Запись без уточнения может привести к несоответствию требованиям ТК РФ.

Как оформить переименование подразделения?

Запись вносится на основании приказа о переименовании. В книжке указываются:

• старое и новое наименование;
• дата изменения;
• причина переименования (если требуеться).

Можно ли оформить перевод без указания конкретного адреса?

Нет. ТК РФ требует указания полного адреса обособленного подразделения, иначе запись считается недействительной.

Типовые формы и образцы

Для упрощения процесса подготовлены образцы, которые можно использовать как шаблон:

• Образец записи при приёме в обособленное подразделение – содержит все обязательные реквизиты.
• Образец записи при переименовании подразделения – включает старый и новое наименования.
• Образец записи при переводе сотрудника – указывает дату перехода и новые условия труда.

Эти образцы доступны в открытом доступе на портале «КонсультантПлюс» и в рекомендациях Агентства по кадрам «Акция Кадры».

Практические рекомендации

1. Проверяйте актуальность данных – перед внесением записи уточняйте актуальные наименования и адреса.
2. Сохраняйте копии приказов – они служат основанием для записи и могут потребоваться при проверке.
3. Обновляйте трудовые книжки при каждом изменении – не только при приёме, но и при переводе, переименовании, увольнении.
4. Контролируйте заполнение формы СЗВ‑ТД – в ней также должно отражаться обособленное подразделение.
5. Обучайте персонал – проведите инструктаж HR‑специалистов и руководителей по правильному оформлению.

Оформление трудовых книжек в обособленных подразделениях – важный элемент юридической дисциплины, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильное заполнение позволяет избежать спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции, упрощает работу с кадровыми документами и обеспечивает прозрачность отношений между работником и работодателем.

Соблюдая перечисленные выше рекомендации, вы сможете без проблем вести учёт трудовых книжек, а также своевременно вносить изменения, связанные с переименованием, переводом или увольнением сотрудников.

Автор: HR‑эксперт, 2026 год