Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в некоторых ситуациях вести и заполнять бумажные бланки по-прежнему необходимо. Особенно много вопросов у работодателей возникает в период структурных изменений компании. В этой статье мы подробно разберем, как правильно подготовить кадровые документы при реорганизации с учётом новых разъяснений Роструда, и как происходит заполнение трудовой книжки.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. С ее помощью можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и в какой должности работал человек.

Сегодня россиянам доступен сравнительно новый формат, электронная трудовая книжка. Но бумажный вариант все еще остается актуальным для тех, кто до 2021 года подал заявление о сохранении бумажной формы или не отказался от ее ведения.

Особенности реорганизации предприятия

Реорганизация юридического лица (в форме слияния, присоединения, разделения, выделения или преобразования) — это сложный процесс. Такое решение могут принять учредители, и оно влечет за собой правопреемство. Важно понимать: реорганизация не является основанием для увольнения работников. Трудовые отношения продолжаются автоматически с новым правопреемником.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

При переходе сотрудников в новую организацию после реорганизации кадровику необходимо понимать, в каком формате вести документ. Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

• Запросить у самого сотрудника сведения о выборе формы ведения трудовой книжки (заявление).
• Проверить информацию в системе работодателя (в программах кадрового учета).
• С 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк им уже не выдается.

Заполнение бумажной трудовой книжки при реорганизации

Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, при реорганизации в ней необходимо сделать особые записи. Главное правило: сначала указывают название организации, потом ее порядковый номер, дату, саму запись.

Пошаговая инструкция внесения записей:

1. Заголовок (наименование нового работодателя): В виде заголовка в графе 3 ставится полное, а при наличии и сокращенное наименование новой организации (правопреемника). Под этим заголовком будет вестись дальнейший учет.
2. Запись о реорганизации: Если меняется только наименование работодателя, а должность сотрудника остается прежней, делается специальная запись.
   • В графе 1 ставится порядковый номер записи.
   • В графе 2 указывается дата внесения записи.
   • В графе 3 делается запись: «Организация такая-то реорганизована в форме присоединения (слияния, преобразования и т.д.) с наименованием такое-то» или «Наименование работодателя изменено на такое-то».
   • В графе 4 указывается основание — приказ (распоряжение) о реорганизации, его дата и номер.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): максимальная информация

Многие кадровики задают вопросы: «Для электронной книжки: Как ее заполнить? Когда ее заполнить? При увольнении как оформить?»

Как и когда заполнять ЭТК?

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя в виде бумажного бланка. Заполнение ЭТК — это, по сути, передача сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (СФР).

• Когда заполнять? Сведения подаются ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Также сведения подаются при приеме на работу или увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
• Как заполнить при реорганизации? При реорганизации в отчетности (например, форме ЕФС-1) необходимо отразить изменение работодателя. Если была смена наименования, подаются корректирующие сведения с новым наименованием юрлица. Если произошло присоединение, подается отчет о приеме на работу к новому правопреемнику (хотя фактически это продолжение работы).

При увольнении как оформить ЭТК?

При увольнении сотрудника работодатель обязан:

1. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении направить отчет в СФР с указанием даты и причины увольнения.
2. Выдать работнику на руки бумажную выписку из электронной трудовой книжки (по форме СТД-Р). Эта выписка заменяет бумажную трудовую книжку и подтверждает стаж для последующих работодателей или соцвыплат.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работодатель обязан выдать работнику дубликат. В дубликат вносятся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю на основании документов, подтверждающих этот стаж, а также записи о работе у текущего работодателя.

Если утеряна электронная трудовая книжка — переживать не стоит. Вся информация хранится на серверах государства (в СФР) и не может быть потеряна. Дубликат ЭТК не нужен, достаточно запросить актуальную выписку через портал Госуслуг или работодателя.

Реорганизация компании требует внимательного подхода к кадровому делопроизводству. Самое главное помнить, что:

• Реорганизация не расторгает трудовые договоры, она их трансформирует.
• В бумажной трудовой книжке обязательно нужно зафиксировать смену наименования или правопреемство отдельной записью.
• Для электронной трудовой книжки своевременная и корректная подача отчетности в СФР — это и есть процесс ее «заполнения».

Соблюдение этих простых правил и учет новых разъяснений Роструда помогут избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечат сохранность трудового стажа ваших сотрудников.