В современных условиях трудовой деятельности всё чаще возникают ситуации, когда сотрудник выполняет дополнительные обязанности — либо в рамках совместительства, либо в порядке совмещения должностей. Однако многие работодатели и сами сотрудники путают эти понятия, что приводит к ошибкам при заполнении трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём, когда и как вносить записи в трудовую книжку при совмещении и совместительстве, опираясь на действующее законодательство РФ (Трудовой кодекс, Правила ведения трудовых книжек, Инструкцию по заполнению).

Важно различать: совместительство и совмещение

Перед тем как говорить о заполнении трудовой книжки, необходимо чётко понимать разницу между двумя понятиями:

• Совместительство, это выполнение работником другой регулярной работы (в свободное от основной работы время) на условиях трудового договора. Может быть внутренним (в той же организации) или внешним (в другой организации).
• Совмещение должностей, это выполнение дополнительной работы в пределах той же должности и в рамках того же рабочего дня по инициативе работодателя с согласия работника. Это не новая должность, а дополнительные обязанности по другой профессии или должности в рамках текущего рабочего времени.

Ключевой момент: в трудовую книжку вносятся записи только о работе по совместительству, а о совмещении должностей — никаких записей вносить нельзя.

Запись о совместительстве в трудовую книжку: кто и когда вносит?

Внешнее совместительство

Если работник трудится по внешнему совместительству (в другой организации), то запись в трудовую книжку вносит только его основной работодатель — по его письменному заявлению и на основании документа, подтверждающего факт работы по совместительству.

Какие документы требуются?

• Заявление работника о внесении записи в трудовую книжку;
• Копия приказа о приёме на работу по совместительству (с другой организации);
• Копия трудового договора с внешним работодателем (с печатью и подписью).

Образец записи в трудовой книжке (внешнее совместительство):

1. Основание: Приказ № 45 от
2. Запись: Принят на работу по совместительству на должность: старший инженер-технолог
3. Наименование организации: ООО «ТехноПро»

Важно! Основной работодатель не имеет права требовать от сотрудника предоставления оригиналов документов — достаточно заверенных копий. Также запись вносится только по желанию работника. Если сотрудник не подаст заявление, запись не делается.

Внутреннее совместительство

Если работник выполняет дополнительную работу в той же организации, но по другой должности (например, бухгалтер секретарь), то это — внутреннее совместительство.

В этом случае запись в трудовую книжку тоже вносится только по письменному заявлению работника и на основании:

• Приказа о приёме на работу по внутреннему совместительству;
• Договора о внутреннем совместительстве (если он оформлен отдельно).

Образец записи (внутреннее совместительство):

1. Основание: Приказ № 120 от
2. Запись: Принят на работу по совместительству на должность: ведущий специалист отдела кадров
3. Наименование организации: ООО «Светлый Путь»

Важно! Даже при внутреннем совместительстве оформляется отдельный трудовой договор и отдельный приказ. Только после этого можно вносить запись в трудовую книжку — но только если работник этого хочет.

Совмещение должностей: запись в трудовую книжку, запрещена!

Это критически важный момент, который часто вызывает путаницу.

Совмещение должностей — это не приём на работу! Это дополнительные обязанности в рамках уже существующей должности. Работник остаётся на той же должности, но выполняет ещё одну — временно или постоянно — с доплатой.

Согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ № 69), в трудовую книжку не вносятся сведения о совмещении профессий (должностей).

Что делать, если работник просит внести запись о совмещении?

• Положительно ответить, нельзя. Это нарушение законодательства.
• Объяснить сотруднику, что совмещение — это не приём на новую должность, а дополнительные обязанности.
• Выдать работнику справку о совмещении на бланке организации — это официальный документ, подтверждающий факт выполнения дополнительных функций.

Пример справки:

«Настоящим подтверждается, что сотрудник Иванов И.И. с по настоящее время выполняет обязанности по должности «ведущий специалист отдела кадров» в рамках совмещения с основной должностью «бухгалтер» по приказу № 88 от »

Обязательно ли вносить запись о совместительстве?

Нет, это не обязательно!

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, ведение трудовой книжки — это право работника, а не обязанность работодателя. То есть:

• Работник может запросить внесение записи о совместительстве — работодатель обязан это сделать;
• Работник может не требовать внесения записи — тогда запись не делается.

Это означает, что работодатель не должен сам инициировать внесение таких записей, только по заявлению работника.

Как правильно оформить запись: правила и ошибки

При внесении записи о совместительстве соблюдайте следующие правила:

1. Запись делается только в разделе «Работа по месту основной работы» — даже если совместительство внутреннее.
2. Указывается полное наименование организации, где работник работает по совместительству (не сокращённое!)
3. Указывается должность точно так, как она прописана в приказе и трудовом договоре.
4. Указывается дата приёма — дата, указанная в приказе о приёме на работу по совместительству.
5. Указывается номер и дата приказа (или договора), на основании которого вносится запись.
6. Запись должна быть подписана ответственным лицом (кадровиком или руководителем) и скреплена печатью (если организация использует печать).

Частые ошибки:

• Внесение записи о совмещении — недопустимо!
• Внесение записи без заявления работника, нарушение!
• Использование сокращённых названий организаций — ошибка!
• Запись в раздел «Работа по совместительству» — такого раздела в трудовой книжке нет!

Электронная трудовая книжка: что меняется?

С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки. В этом случае:

• Записи о совместительстве вносятся в ЕФС-1 (форма сведений о трудовой деятельности).
• Работодатель обязан передавать сведения в Пенсионный фонд РФ в течение 1 рабочего дня после издания приказа.
• Работник может сам посмотреть все записи в личном кабинете на сайте ПФР или Госуслугах.

Важно! Даже при электронной трудовой книжке запись о совмещении по-прежнему не вносится. Только о совместительстве, по заявлению работника.

Подведём итоги:

• Совмещение должностей — не вносится в трудовую книжку. Выдавайте справку.
• Совместительство — вносится только по заявлению работника и только на основании документов.
• Запись делает основной работодатель — даже если совместительство внутреннее.
• Для внешнего совместительства нужны копии приказа и договора от другой организации.
• Запись о совместительстве, не обязательна, но если работник просит, обязательно сделать.
• В электронной трудовой книжке — те же правила, только сведения передаются в ПФР.

Совет работодателю: обучите кадровый отдел и бухгалтерию правилам ведения трудовых книжек. Ошибки в этом документе могут привести к штрафам от трудовой инспекции и проблемам при оформлении пенсии.

Совет сотруднику: если вы работаете по совместительству и хотите, чтобы эта информация была в вашей трудовой книжке — подайте заявление в письменной форме. Не ждите, что работодатель сделает это сам — это ваше право, а не обязанность работодателя.

Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов, штрафов и обеспечит полную и законную документацию вашей трудовой деятельности.