Внесенные в трудовую книжку сведения должны соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и внутренним нормативным актам организации. Правильное оформление позволяет избежать споров при расчёте заработной платы, расчёте стажа и оформлении выплаты при увольнении.
Общие принципы внесения записи об увольнении
Запись о прекращении трудового договора вносится в графу 1 раздела «Сведения о работе» и должна содержать:
- Порядковый номер записи.
- Дата увольнения (день, когда сотрудник фактически прекращает работу).
- Причину увольнения.
- Основание для внесения записи – приказ (распоряжение) работодателя, его дата и номер.
Точная формулировка и последовательность заполнения регламентируются консультантПлюс и официальными образцами 2026 года.
Основания для записи
- Приказ (распоряжение) об увольнении, подписанный руководителем.
- Решение собственников предприятия (в случае, когда основанием служит решение, а не приказ).
- Заявление работника о желании уволиться (при увольнении по собственному желанию).
Особенности оформления для разных категорий работников
Дистанционные сотрудники
Если сотрудник работает удалённо, но продолжает вести бумажную трудовую книжку, в него вносятся те же сведения, что и для офисных работников; Исключений по порядку внесения нет.
Переход на электронную трудовую книжку
Электронная трудовая книжка (ЕФС‑1) оформляется в том же порядке. При увольнении сотрудника, перешедшего на электронную форму, запись в неё вносится в день увольнения и сопровождается соответствующим документом – приказом или распоряжением.
Запись об увольнении по собственному желанию
При увольнении по собственному желанию в трудовой книжке допускаются три одинаково‑правовых формулировки:
- «уволить»;
- «прекратить трудовой договор»;
- «расторгнуть трудовой договор».
Все они являются равнозначными и позволяют оформить запись в соответствии с требованиями ТК РФ.
Пример заполнения
Графа 1: 5 Графа 2: Графа 3: По собственному желанию Графа 4: Приказ № 123 от
Изменения и исправления в трудовой книжке
Если запись оказалась недействительной (например, увольнение признано незаконным), её признают недействительной и вносят корректную запись. При этом:
- Сначала оформляется документ, признающий предыдущую запись недействительной.
- Затем вносится новая запись в соответствии с общими правилами.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно сообщить об этом работодателю по последнему месту работы.
Выдача трудовой книжки при увольнении
В день увольнения издаётся приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора, после чего в трудовую книжку вносится соответствующая запись, а сама книжка передаётся работнику.
При оформлении выдачи важно:
- Указать в приказе дату увольнения и основание.
- Сделать отметку о вручении трудовой книжки в журнале кадрового учёта.
- Сохранить копию приказа в личном деле сотрудника.
Практические рекомендации для бухгалтеров и HR‑специалистов
Для корректного заполнения трудовой книжки следует соблюдать следующие шаги:
- Получить приказ (распоряжение) об увольнении.
- Определить дату увольнения и причину.
- Заполнить графы 1‑4 согласно образцу 2026 года.
- Сделать отметку о вручении трудовой книжки работнику.
- Обновить расчётные данные (стаж, расчётные выплаты) в системе.
Примеры готовых образцов записей доступны в базе образцов Системы Кадры, где собраны более 100 вариантов заполнения для всех возможных кадровых ситуаций.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли вносить запись об увольнении до окончания срока отработки?
Ответ: Нет. Запись вносится только в день фактического прекращения трудового договора. - Вопрос: Как оформить запись, если увольнение объявлено по статье ТК РФ?
Ответ: В графе 3 указывают статью, её часть и пункт, а также название нормативного правового акта. - Вопрос: Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Ответ: Сотрудник обязан сразу же заявить об этом работодателю, после чего вносится запись об утрате и выдаётся дубликат.
Соблюдение указанных правил гарантирует юридически корректное оформление увольнения, упрощает работу бухгалтерии и защищает интересы как работодателя, так и сотрудника.