Заполнение трудовой книжки при прекращении трудового договора – одна из ключевых процедур кадрового учёта. Ошибки в этой записи могут привести к спорам с работником‚ штрафам со стороны трудовой инспекции и сложностям при последующем трудоустройстве. Ниже представлен подробный пошаговый руководство‚ основанное на действующем законодательстве (ТК РФ‚ Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённый приказом Минтруда России № 320н от ‚ ФЗ‑79 «О электронной трудовой книжке») и актуальной практике 2026 года.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 77 (основания прекращения трудового договора)‚ ст. 84.1 (запись в трудовой книжке).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н) – регламентирует форму записи‚ порядок заполнения граф и требования к документам‑основаниям.
• Федеральный закон № 79‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» – допускает ведение электронной трудовой книжки‚ но при этом сохраняет те же требования к содержанию записей.

Общие требования к записи об увольнении

Каждая запись в трудовой книжке состоит из четырёх граф:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (подряд номер всех записей в книжке).
2. Графа 2 – дата события (день‚ месяц‚ год увольнения).
3. Графа 3 – причина расторжения трудового договора (формулировка должна точно соответствовать нормативному акту‚ например‚ ст. 77 ТК РФ).
4. Графа 4 – документ‑основание (номер и дата приказа о увольнении‚ либо иного распоряжения).

Запись делается одной строкой‚ без переноса слов‚ черным пастой или синей пастой (в зависимости от внутреннего регламента организации). Подпись работника в трудовой книжке при увольнении не требуется (п. 36 Порядка 320н).

Пошаговая инструкция заполнения

Подготовка документов

• Приказ о увольнении (форма Т‑8 или иная‚ утверждённая организацией).
• Трудовая книжка сотрудника (проверяется наличие свободного места для новой записи).
• Личное дело сотрудника (для сверки данных: ФИО‚ дата рождения‚ предыдущие записи).

Определение порядкового номера

Посмотрите последнюю запись в трудовой книжке и присвойте следующую номер. Например‚ если последняя запись имеет номер 12‚ новая запись получит номер 13.

Заполнение граф

• Графа 1 – впишите порядковый номер (например‚ 13).
• Графа 2 – дата увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ (например‚ ).
• Графа 3 – причина увольнения. Выберите соответствующую формулировку из ТК РФ:

1. Уволен по собственному желанию‚ п. 3 ст. 77 ТК РФ.
2. Уволен по соглашению сторон‚ п. 1 ст. 77 ТК РФ.
3. Уволен инициативе работодателя (по статье 81 ТК РФ) – укажите конкретный подпункт (например‚ уволен за прогул‚ п. 6 ст. 81 ТК РФ).
4. Уволен в связи с сокращением штата или численности работников (п. 2 ст. 81 ТК РФ).
5. Уволен по иным основаниям (выход на пенсию‚ выход на учёбу‚ переход на другую работу и т.д.) – укажите соответствующий пункт ст. 77 или иного федерального закона.

• Графа 4 – реквизиты приказа: Приказ № 45 от г. (или иной номер и дата).

Пример записи

13 Уволен по собственному желанию‚ п. 3 ст. 77 ТК РФ Приказ № 45 от г.

Образцы записей для наиболее распространённых оснований увольнения

Увольнение по собственному желанию

• 14 Уволен по собственному желанию‚ п. 3 ст. 77 ТК РФ Приказ № 57 от г.

Увольнение по соглашению сторон

• 15 Уволен по соглашению сторон‚ п. 1 ст. 77 ТК РФ Приказ № 62 от г.

Увольнение инициативе работодателя (прогул)

• 16 Уволен за прогул‚ п. 6 ст. 81 ТК РФ Приказ № 68 от г.

Увольнение в связи с сокращением штата

• 17 Уволен в связи с сокращением штата‚ п. 2 ст. 81 ТК РФ Приказ № 73 от г.

Увольнение в связи с выходом на пенсию

• 18 Уволен в связи с выходом на пенсию‚ п. 4 ст. 77 ТК РФ Приказ № 79 от г.

Особенности заполнения электронной трудовой книжки

При ведении электронной трудовой книжки (ЭТК) порядок заполнения остаётся тем же‚ но запись вносится в информационную систему работодателя и затем передаётся в ПФР. Основные моменты:

• Номер записи формируется автоматически системой.
• Дата события указывается в формате ГГГГ‑ММ‑ДД (например‚ 2026-05-22).
• Причина увольнения выбирается из справочника‚ соответствующего ст. 77 ТК РФ.
• Документ‑основание указывается как номер и дата приказа в системе.
• После сохранения запись считается заверенной электронной подписью работодателя; подпись работника не требуется.

Частые ошибки и рекомендации по их избежанию

• Неправильная формулировка причины – используйте только точные ссылки на статьи и пункты ТК РФ или иные федеральные законы. Не допускайте сокращений типа «уволен по собственному» без указания пункта.
• Отсутствие документа‑основания – запись без указания номера и даты приказа считается неполной и может быть признана недействительной.
• Нарушение хронологического порядка – записи должны идти строго по датам; если необходимо внести запись задним числом‚ оформите дополнительный приказ об исправлении и внесите пометку «Исправлено» в графе 4.
• Нечитаемый почерк или использование цветных паст – применяйте только чёрную или синюю пасту‚ обеспечивая чёткость символов.
• Отсутствие проверки личных данных – перед записью сверьте ФИО‚ дату рождения и предыдущие записи‚ чтобы избежать путаницы.

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении – это не только формальность‚ но и гарантия защиты прав как работника‚ так и работодателя. Следуя установленному порядку‚ используя точные формулировки из ТК РФ и регламентирующих приказов‚ вы minimизируете риск возникновения трудовых споров и обеспечите корректное ведение кадрового учёта. При переходе на электронную трудовую книжку сохраняйте те же требования к содержанию записей‚ а лишь меняйте способ их внесения.

Надеемся‚ что представленная инструкция окажется полезной для специалистов отдела кадров‚ бухгалтеров и руководителей организаций. При возникновении вопросов рекомендуем обращаться к актуальным версиям Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н) и к консультациям юристов по трудовому праву.