Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. При увольнении работодатель обязан корректно внести в нее все необходимые записи‚ будь то традиционная бумажная книжка или электронная трудовая книжка (ЭТК). Ошибки в заполнении могут привести к проблемам с оформлением пенсии или получением пособий‚ поэтому важно соблюдать все правила и инструкции.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): максимальная информация
С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. Несмотря на цифровой формат‚ за работодателем сохраняется обязанность по своевременному и правильному внесению данных. Разберем главные вопросы‚ касающиеся ЭТК.
Как заполнить электронную трудовую книжку?
В отличие от бумажной версии‚ где записи делаются вручную или с помощью принтера‚ ЭТК заполняется путем отправки отчетов в Социальный фонд России (СФР). Работодатель вносит данные в специальную программу (например‚ 1С:ЗУП‚ СБИС или Контур.Экстерн)‚ формирует отчет по форме ЕФС-1 и отправляет его в фонд.
- Раздел 1 отчета ЕФС-1: Именно сюда попадают сведения о трудовой деятельности: прием на работу‚ перевод‚ увольнение.
- Настройка в программе: Чтобы настроить заполнение ЭТК в учетной программе (например‚ 1С)‚ необходимо в карточке сотрудника указать‚ что он не отказался от ведения бумажной трудовой книжки (или отказался). На основании этих данных программа автоматически формирует нужные блоки в отчете.
Когда заполнять ЭТК?
Сроки предоставления данных в СФР строго регламентированы:
- При приеме на работу или переводе: Сведения необходимо подать не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
- При увольнении: Данные об увольнении также подаются не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа об увольнении. Задержка чревата штрафами для работодателя.
Как оформить ЭТК при увольнении?
При увольнении сотрудника работодатель должен:
- Издать приказ об увольнении.
- В день увольнения (или на следующий рабочий день) сформировать и отправить в СФР отчет по форме ЕФС-1 с указанием даты и причины увольнения‚ а также реквизитов приказа.
- Важно: Если сотрудник перешел на ЭТК и отказался от бумажной‚ работодатель не обязан выдавать ему бумажную трудовую на руки при увольнении. Сведения уже будут в базе СФР. Однако по заявлению сотрудника работодатель обязан предоставить ему выписку из ЭТК (по форме СТД-Р) в бумажном виде или направить в электронном формате (ТК-ЭТК).
Заполнение бумажной трудовой книжки при увольнении
Для тех сотрудников‚ которые решили сохранить бумажную трудовую книжку‚ правила ведения остаются традиционными. Одним из самых частых оснований для увольнения является собственное желание сотрудника.
Увольнение по собственному желанию: формулировки и правила
Многие кадровики не могут разобраться с формулировкой записи в трудовую книжку при увольнении сотрудника по собственному желанию. Главный принцип, запись должна строго соответствовать Трудовому кодексу РФ (ТК РФ).
Согласно п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ‚ трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работника. В графе 3 раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки запись вносится следующим образом:
- Правильная формулировка: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Неправильная формулировка (частая ошибка): «Уволен по собственному желанию». Такая запись считается некорректной‚ так как не соответствует формулировкам кодекса‚ хотя на практике иногда встречается. Следует всегда опираться на ст. 77 ТК РФ.
Пошаговое заполнение бумажной трудовой книжки
В разделе «Сведения о работе» при увольнении заполняются четыре графы:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи (например‚ 14).
- Графа 2: Указывается дата увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ (например‚ ).
- Графа 3: Вносится причина увольнения с обязательной ссылкой на статью ТК РФ (например‚ «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»). Внимание: сокращения слов («ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации»‚ «п.» вместо «пункт»‚ «ч.» вместо «части») не допускаются!
- Графа 4: Указываются наименование документа (приказ)‚ дата и номер приказа об увольнении (например‚ «Приказ от № 45-к»).
После внесения записи работник должен быть ознакомлен с ней под роспись в самой трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе») и в личной карточке. Также запись заверяется подписью лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью работодателя (при ее наличии).
Выдача трудовой книжки при увольнении
Законодательство строго регулирует сроки выдачи документов:
- Бумажная трудовая: Выдается работнику на руки в день увольнения (последний рабочий день). Если в этот день выдать книжку невозможно (работник отсутствует или отказывается ее забирать)‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Пересылка по почте допускается только с согласия работника.
- Выписка из ЭТК (форма СТД-Р): Выдается в день увольнения тем сотрудникам‚ которые ведутся только в электронном виде. Если сотрудник не запросил ее‚ работодатель все равно обязан ее предоставить.
Процесс увольнения и заполнения трудовой книжки требует максимального внимания. Независимо от того‚ ведете ли вы бумажную или электронную версию‚ главное правило — точное соответствие записей Трудовому кодексу РФ и соблюдение сроков. Для ЭТК критически важно вовремя отправлять отчеты ЕФС-1‚ а для бумажной — не допускать сокращений и неверных формулировок‚ заверяя все записи подписями и печатью.