Заполнение трудовой книжки при увольнении сотрудника — одна из важнейших обязанностей кадровика или работодателя. От правильности внесения записей зависит будущий стаж и размер пенсии работника. Любая ошибка может привести к судебным разбирательствам и административным штрафам. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно внести запись об увольнении‚ какие формулировки использовать и на что обратить особое внимание.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Прежде чем перейти к образцам‚ необходимо вспомнить базовые правила ведения бумажных трудовых книжек (с учетом того‚ что в 2026 году параллельно ведутся электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажный формат по-прежнему актуален для тех‚ кто не отказался от него):

• Сроки: Запись об увольнении вносится в день увольнения (последний рабочий день сотрудника).
• Чернила: Используются перьевые‚ гелевые или капиллярные ручки. Цвет чернил должен быть синим‚ фиолетовым или черным. Использование карандашей‚ смываемых ручек или замазок категорически запрещено.
• Сокращения: Все слова пишутся полностью. Сокращения типа «пр.» (приказ)‚ «расп.» (распоряжение)‚ «ТК РФ» недопустимы.
• Нумерация: Каждой записи присваивается свой порядковый номер в графе 1.
• Ссылка на норму: При увольнении работника все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ заверяются подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ печатью работодателя (при наличии) и подписью самого работника.

Пошаговая инструкция заполнения раздела «Сведения о работе»

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе». В этом разделе есть 4 графы. Разберем‚ как заполнять каждую из них.

Графа 1: № записи

Укажите порядковый номер записи. Он должен следовать за последней записью о приеме на работу или переводе.

Графа 2: Дата увольнения

Арабскими цифрами указывается дата увольнения (день‚ месяц‚ год). Например‚ если сотрудник увольняется 22 мая 2026 года‚ запись будет выглядеть так: 22 05 2026.

Графа 3: Причина увольнения

Это самая важная графа. В ней необходимо указать причину увольнения‚ сформулированную в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) или иным федеральным законом. Запись должна быть без сокращений.

Также в этой графе указываются:

• Должность лица‚ подписавшего приказ об увольнении (например‚ «Директор» или «Генеральный директор»);
• Подпись этого лица;
• Расшифровка подписи (Ф.И.О.).

Графа 4: Основание (документ)

Указывается документ‚ на основании которого внесена запись, приказ (распоряжение) работодателя. Необходимо прописать:

• Название документа (Приказ);
• Дату его издания;
• Номер приказа.

Пример: Приказ от № 45-к.

Образцы записей об увольнении по разным основаниям

Ниже приведены самые частые причины увольнения и правильные формулировки для графы 3.

Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Самый распространенный вариант. В графе 3 пишется:

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Увольнение по соглашению сторон (п; 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

В графе 3 пишется:

Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон‚ пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

В графе 3 пишется:

Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока трудового договора‚ пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата‚ п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

В графе 3 пишется:

Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Увольнение при ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

В графе 3 пишется:

Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации‚ пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Заверение записей при увольнении

Согласно новым правилам (Постановление Правительства РФ № 225)‚ если в бумажной трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов‚ трудовая книжка оформляется вкладышем. Но что касается заверения записей при увольнении‚ здесь произошли важные изменения.

Важно: С 2020 года печать работодателя в бумажной трудовой книжке проставляется только при ее наличии у организации или ИП. Если печати нет‚ достаточно подписи работодателя или ответственного лица и подписи работника.

После внесения записи об увольнении необходимо:

1. Поставить подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и расшифровку этой подписи (фамилия‚ инициалы).
2. Поставить подпись самого работника (это подтверждает‚ что он ознакомлен с записью).
3. Поставить печать организации (при наличии).

Взаимосвязь с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

Поскольку с 2020 года в России введены электронные трудовые книжки‚ работодатель обязан не только внести запись в бумажный бланк (если сотрудник не перешел полностью на ЭТК)‚ но и в установленный срок сформировать электронную трудовую книжку. Сведения об увольнении подаются в СФР (ранее ПФР) в форме ЕФС-1. Срок подачи сведений об увольнении — на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении (или в день увольнения‚ если это выходной).

Что делать‚ если допущена ошибка?

Если ошибка обнаружена в момент увольнения (до заверения подписями)‚ неверную строку можно перечеркнуть одной чертой‚ а рядом написать правильные данные. При этом на внутренней стороне обложки делается ссылка на приказ работодателя‚ подтверждающий правку.

Если ошибка обнаружена после увольнения (книжка уже выдана на руки)‚ исправление вносится текущим работодателем на основании официального документа предыдущего работодателя (например‚ копии приказа). В этом случае в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ а затем вносится правильная формулировка.

Выдача трудовой книжки

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку на руки. Если работник отказывается забирать документ или отсутствует на рабочем месте‚ работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Заполнение трудовой книжки при увольнении требует максимальной внимательности и строгого соблюдения инструкций. Формулировки должны дословно совпадать с нормами Трудового кодекса‚ не допускаются никакие сокращения и самодеятельность. Помните‚ что от корректности этих записей зависит не только спокойствие работника‚ но и правовая безопасность вашего предприятия. Двойной контроль каждой буквы в графе «Причина увольнения» — лучшая профилактика кадровых ошибок.