Увольнение сотрудника за прогул — одна из самых сложных и рискованных процедур в кадровом делопроизводстве․ Ошибка в оформлении документов или неправильная формулировка в трудовой книжке может привести к восстановлению работника на службе через суд и выплате компенсации за вынужденный прогул․ В 2026 году, когда электронные трудовые книжки (ЭТК) стали стандартом для большинства работников, важно четко понимать различия между бумажным и электронным документооборотом․

В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении за прогул, какие статьи Трудового кодекса РФ применять и как избежать типичных ошибок․

Основания для увольнения за прогул

Прежде чем вносить запись, необходимо убедиться в законности самого факта увольнения․ Согласно ст․ 81 ТК РФ, прогулом считается отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин:

• В течение всего рабочего дня (смены), независимо от его продолжительности․
• Более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)․

Важно: Работодатель обязан затребовать письменное объяснение от сотрудника․ Если объяснение не предоставлено в течение двух рабочих дней, об этом составляется соответствующий акт․ Без соблюдения этой процедуры увольнение может быть признано судом незаконным․

Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году

С 1 января 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки․ На текущий момент (май 2026 года) действуют следующие правила:

Для работников, выбравших электронную трудовую книжку (ЭТК): Бумажная книжка не ведется и не заполняется․ Все сведения о приеме, переводах и увольнении (включая увольнение за прогул) работодатель передает в Социальный фонд России (СФР) в виде электронного документа ЕФС-1․
Для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку: Запись вноситься непосредственно в бумажный бланк, а также дублируется в отчете ЕФС-1 для передачи в СФР․
Для впервые поступающих на работу с 2021 года: Трудовые книжки в бумажном виде не оформляются․ Ведется только ЭТК․

Инструкция: Как заполнить бумажную трудовую книжку

Если у работника есть бумажная трудовая книжка, запись вносится строго по инструкции, утвержденной Постановлением Правительства РФ․ Запись должна быть произведена в день увольнения (последний рабочий день)․

Алгоритм заполнения разделов

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (Раздел III)․ Она состоит из четырех граф:

• Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи по нумерации данного раздела․
• Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения (последний рабочий день)․ Формат: ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
• Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении): Это самая важная часть․ Здесь указывается причина и основание увольнения․
• Текст должен звучать дословно: «Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․
• Либо, если увольнение производиться по п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ без детализации в самой формулировке (что менее предпочтительно, но встречается), лучше использовать полную формулировку с указанием подпункта, так как это конкретизирует основание․
• После текста ставится подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используется)․
• Графа 4 (Документ-основание): Указывается приказ об увольнении․
• Пример: «Приказ работодателя от № 45-к»․

> Пример записи в графе 3:
> Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․

Передача сведений в Социальный фонд (Форма ЕФС-1)

Независимо от того, ведется бумажная трудовая или нет, работодатель обязан подать отчет ЕФС-1 (раздел 1 «Сведения о трудовой деятельности») в СФР․

• Срок подачи: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении․
• Код мероприятия: В отчете выбирается код «УВОЛЬНЕНИЕ»․
• Основание: В соответствующем поле выбираеться статья 81, пункт 6, подпункт «а» ТК РФ․
• Причина: В текстовом поле может потребоваться указать «Прогул»․

Для работников с ЭТК именно эта запись в базе СФР является юридически значимой․ Работодатель обязан выдать работнику форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) в день увольнения, где будет продублирована информация об увольнении за прогул․

Типичные ошибки работодателей

Судебная практика 2025–2026 годов показывает, что суды часто встают на сторону работников из-за procedural errors (процессуальных ошибок) работодателей․

Неверная формулировка в трудовой книжке․
Нельзя писать просто «Уволен по ст․ 81 ТК РФ»․ Необходимо указывать конкретный пункт, часть и подпункт․ Отсутствие слова «прогул» или ссылки на подпункт «а» делает запись некорректной․
Нарушение сроков․
Если запись внесена позже даты увольнения или отчет ЕФС-1 отправлен с опозданием, это может стать основанием для жалобы в трудовую инспекцию․
Отсутствие доказательной базы․
Перед внесением записи в трудовую книжку у работодателя на руках должны быть:

• Акт об отсутствии на рабочем месте․
• Докладная записка непосредственного руководителя․
• Требование о предоставлении объяснений․
• Акт об отказе давать объяснения (если сотрудник молчит более 2 дней)․
• Приказ об увольнении, с которым сотрудник ознакомлен под роспись (или акт об отказе в ознакомлении)․

Что делать работнику при получении записи о прогуле?

Если вы получили трудовую книжку (или форму СТД-Р) с записью об увольнении за прогул и считаете ее незаконной:
Не подписывайте согласие с записью, если вы не согласны с причиной․
Обратитесь к работодателю с письменным требованием внести изменения, если была допущена техническая ошибка․
В случае спора о законности увольнения (например, отсутствовали по уважительной причине: болезнь, вызов в суд, задержка транспорта), необходимо обращаться в суд в течение 1 месяца со дня вручения копии приказа или выдачи трудовой книжки․

Заполнение трудовой книжки при увольнении за прогул требует максимальной внимательности․ В 2026 году ответственность лежит на точности формулировок в бумажном документе (для тех, кто его сохранил) и своевременности передачи данных в СФР через форму ЕФС-1․

Помните: прогул — это дисциплинарное взыскание высшей меры, и суды тщательно проверяют каждое действие работодателя․ Правильно оформленная запись со ссылкой на подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ и соблюдение всех процедур сбора доказательств — единственный способ защитить интересы компании и корректно отразить трудовой путь сотрудника․