Заполнение трудовой книжки – один из важнейших этапов оформления увольнения сотрудника․ Правильно оформленная запись гарантирует работнику подтверждение стажа и избавит кадровика от возможных ошибок при расчёте компенсаций․ Ниже изложены основные требования Порядка, утверждённого постановлением Минтрудсоцзащиты России от № 320н и Приказа Минтруда № 320н от 2023 г․, а также практические примеры записей в зависимости от причины увольнения․

Нормативно‑правовая база

При оформлении записи в трудовой книжке необходимо учитывать:

• Пункт 15 Приказа Минтруда № 320н – в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения, в графе 3 – причина увольнения, в графе 4 – документ‑основа (приказ, распоряжение и т․п․)․
• Пункт 15 Порядка, утверждённого № 320н – последовательность заполнения полей идентична, только формулировка причины должна соответствовать ТК РФ․
• Ст․ 77 ТК РФ – основания увольнения по собственному желанию․
• Ст․ 80 ТК РФ – увольнение по соглашению сторон․
• Ст․ 278 ТК РФ – перевод (перевод в другой отдел/организацию)․
• Ст․ 336 ТК РФ – дополнительные основания для педагогических работников․

Общие требования к оформлению

Для любой причины увольнения в трудовой книжке следует указать:

1. Номер записи (последовательный номер в книге)․
2. Дата события – дата увольнения (дд․мм․гггг)․
3. Причина увольнения – точная формулировка, соответствующая ТК РФ․
4. Наименование документа‑основания, его номер и дата․

Ошибки в формулировке причины могут привести к нарушению прав сотрудника при расчёте страхового стажа․

Примеры записей в зависимости от причины увольнения

3․1 Увольнение по собственному желанию

Формулировка берётся из ст․ 77 ТК РФ․ Пример записи:

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: По собственному желанию
Графа 4: Приказ № 123 от «Об увольнении И․ И․ Петрова по собственному желанию»

В тексте приказа должно быть указано, что сотрудник ушёл по собственному желанию, и подпись руководителя․

3․2 Увольнение по переводу

Перевод подпадает под ст․ 278 ТК РФ․ Пример записи:

Графа 1: 27
Графа 2: 
Графа 3: Перевод в другой отдел (отдел продаж)
Графа 4: Приказ № 456 от «О переводе С․ С․ Сидорова в отдел продаж»

Важно указать, что перевод осуществлён в рамках внутреннего перемещения, а не увольнения․

3․3 Увольнение по сокращению

Сокращение персонала регулируется ст․ 81 ТК РФ․ Пример записи:

Графа 1: 42
Графа 2: 
Графа 3: Сокращение штата в связи с реорганизацией
Графа 4: Приказ № 789 от «О сокращении единицы рабочего места в отделе бухгалтерии»

В приказе должна быть обоснована необходимость сокращения и указано, что сотрудник уведомлен о переходе в другой отдел или в случае невозможности – о выплате компенсации․

3․4 Увольнение по соглашению сторон

Форма фиксируется в ст․ 80 ТК РФ․ Пример записи:

Графа 1: 58
Графа 2: 
Графа 3: Согласованное увольнение
Графа 4: Договор о расторжении трудового договора от № 34

В документе должны быть подписи обеих сторон и указание даты расторжения․

3․5 Увольнение по достижении пенсионного возраста

В этом случае в графе 3 указывается «Пенсионный возраст»․ Пример:

Графа 1: 73
Графа 2: 
Графа 3: Достижение пенсионного возраста
Графа 4: Приказ № 101 от «Об увольнении А․ А․ Иванова по достижению пенсионного возраста»

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать одну и ту же формулировку для разных причин? – Нет․ Формулировка должна строго соответствовать основанию увольнения, иначе возможны нарушения при расчёте стажа․
• Нужно ли указывать статью ТК РФ в записи? – Не обязательно, но рекомендуется добавить ссылку в комментарий к записи (например, «ст․ 77 ТК РФ»)․
• Как оформить запись, если увольнение произошло по нескольким причинам одновременно? – Выбирается самая значимая причина, определяющая основание (например, сокращение + перевод – указываем «Сокращение»)․

Правильное заполнение трудовой книжки – обязательный шаг при любом виде увольнения․ Соблюдение требований Порядка № 320н и точная формулировка причины, подкреплённая соответствующим документом, позволяют избежать юридических рисков и обеспечить работнику корректное подтверждение его трудового стажа․

Для более удобного оформления и доступа к более чем 100 готовым образцам рекомендуем использовать систему Кадры, где собраны все типовые и уникальные формы записей в трудовую книжку․