Ведение трудовых книжек — одна из главных обязанностей любого работодателя, и индивидуальные предприниматели не являются исключением. Несмотря на глобальный переход на электронный формат, бумажные бланки все еще остаются актуальными для многих сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, как ИП правильно заполнять трудовую книжку работника, учитывая современные требования законодательства.

Электронные и бумажные трудовые книжки: что нужно знать ИП

С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С этого времени работодатели, включая ИП, обязаны отчитываться в Пенсионный фонд РФ (ПФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД.

С 2021 года при приеме на работу новых сотрудников специалисты по кадрам должны формировать только электронные трудовые книжки. Однако бумажный вариант все еще подлежит ведению и заполнению в следующих ситуациях:

• Если работник до 2020 года подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
• Если работник не подал никакого заявления (в этом случае на него ведется и электронная, и бумажная книжка одновременно);
• При увольнении сотрудника, имеющего бумажный бланк, в его трудовую обязательно вносится соответствующая запись.

Важно: Несмотря на цифровизацию, игнорировать бумажные бланки нельзя. С 2023 года для оформления бумажных трудовых используются новые бланки, старые образцы применять нельзя. За неправильное ведение или отсутствие записей ИП может получить штраф.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Индивидуальный предприниматель несет полную ответственность за правильность и своевременность внесения записей. При заполнении необходимо соблюдать строгие правила:

1. Язык и алфавит: Все записи делаются на русском языке.
2. Сроки: Запись о приеме на работу вносится не позднее 5 рабочих дней со дня приема сотрудника.
3. Ручка: Используются перьевые или гелевые ручки. Допускаются чернила черного, синего или фиолетового цвета. Шариковые ручки с другими типами чернил использовать нельзя.
4. Сокращения: Категорически запрещено использовать аббревиатуры и сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
5. Нумерация: Записи должны иметь сквозную нумерацию в соответствующих разделах.

Как ИП заполнить ьный лист

ьный лист заполняется в том случае, если трудовая книжка оформляется впервые (для сотрудников, поступивших на работу после 2021 года, заводится только ЭТК, но если работник настаивает на бумажной версии при сохранении права на нее, бланк оформляется). На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений);
• Дата рождения;
• Образование, профессия, специальность (на основании документов об образовании);
• Дата заполнения трудовой книжки;
• Подпись работника;
• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (самого ИП или кадровика по доверенности), и печать ИП (при наличии).

Заполнение сведений о работе

Раздел «Сведения о работе» — самый объемный. Рассмотрим пошагово, как ИП делать записи.

раздела

В виде заголовка в графе 3 пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование индивидуального предпринимателя. Например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И.И.). Под этим заголовком вносятся все записи о приеме, переводах и увольнении.

Прием на работу

Запись о приеме на работу включает в себя следующие графы:

• Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи.
• Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например, ).
• Графа 3 (Сведения о работе): Вносится запись о принятии в структурное подразделение (если есть) и на конкретную должность, профессию или специальность с указанием квалификации.
• Графа 4 (Основание): Указывается дата и номер приказа (распоряжения) ИП, по которому работник принят на работу.

Увольнение работника

При увольнении запись должна точно соответствовать формулировке Трудового кодекса РФ:

• Графа 1 и 2: Порядковый номер и дата увольнения.
• Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ. Например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Графа 4: Дата и номер приказа об увольнении.

После внесения записи об увольнении работник должен быть ознакомлен с ней под роспись в самой трудовой книжке (в разделе сведений о работе) и в личной карточке. Запись заверяется подписью ИП (или уполномоченного лица) и печатью ИП (при наличии).

Особенности ведения трудовых книжек ИП

У индивидуальных предпринимателей есть своя специфика в кадровом делопроизводстве:

1. Приказы: ИП издает распоряжения от своего имени. В графе 4 трудовой книжки указывается: «Приказ ИП Иванова И.И. от № 5-к».
2. Печать: Закон не обязывает ИП иметь печать. Если печать есть, она обязательно ставится при увольнении работника. Если печати нет, достаточно подписи ИП.
3. Ответственность: В случае отсутствия печати ИП для подтверждения записи об увольнении работодатель должен дополнительно указать реквизиты документа, подтверждающего статус ИП (ОГРНИП, ИНН), чтобы избежать проблем у работника при будущем трудоустройстве или оформлении пенсии.

СЗВ-ТД: не забываем про электронную отчетность

Как уже упоминалось, с 2020 года ИП обязан подавать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Это касается всех работников, независимо от того, выбрали они бумажную книжку или нет.

Сроки подачи СЗВ-ТД:

• При приеме на работу или увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
• При переводе на другую постоянную работу или подаче заявления о выборе формы трудовой книжки, до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие.

Частые ошибки и как их исправить

Ошибки в трудовой книжке могут привести к проблемам с назначением пенсии работнику и штрафам для ИП. Самые частые ошибки:

• Неточное наименование ИП: Нельзя писать просто «ИП» или «Предприниматель». Обязательно указание статуса и ФИО полностью.
• Сокращение слов в графе 3: Слова «приказ», «переведен», «уволен» пишутся полностью.
• Неверная дата: Дата в графе 2 должна совпадать с фактической датой события (приема, увольнения), а не с датой издания приказа или внесения записи.

Если ИП обнаружил ошибку в текущем разделе «Сведения о работе», он должен признать ее недействительной. Для этого в следующей пустой строке пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится правильная запись.

Заполнение трудовой книжки работника для индивидуального предпринимателя — процесс, требующий внимательности и знания актуального законодательства. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек и обязательную сдачу отчетов СЗВ-ТД, бумажный бланк все еще имеет юридическую силу для огромного числа работников. Главное для ИП, соблюдать правила написания, не использовать сокращения, вовремя вносить записи и не забывать параллельно сдавать электронную отчетность в ПФР.