Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
С 1 января 2020 г. в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) внесены поправки, которые предусматривают введение электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, физическая книга остаётся обязательной, а электронная служит официальным архивом в Пенсионном фонде РФ (ПФР). В этой статье мы разберём, как правильно заполнять трудовую книжку, учитывая как традиционный, так и современный формат.

Законодательная база

• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (1 янв. 2020 г.) – вводит ЭТК, регламентирует хранение и передачу данных в ПФР.
• Приказ Минтруда РФ № 320н (2023 г.) – устанавливает порядок ведения трудовых книжек, обязанности работодателя и работника, сроки внесения записей.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 77, 78, 79) – определяет основания для внесения записей о приёме, увольнении, переводе, смене фамилии и переходе на ЭТК.
• Памятка нанимателю «Правила ведения трудовых книжек» (2025‑09‑04) – практические рекомендации по заполнению раздела «Сведения о работе».

Физическая трудовая книжка: структура и основные разделы

Трудовая книжка состоит из ьного листа и 10‑15 страниц, каждая из которых предназначена для определённого вида записи.

1. ьный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные), сведения о работодателе, дата выдачи.
2. Сведения о работе – основной раздел, куда вносяться записи о приёме, увольнении, переводе, смене фамилии, переходе на ЭТК и т.д.
3. Вкладки (вкладыш) – дополнительные страницы, если требуеться более 10 записей.
4. Дубликат – копия, выдаваемая работнику в случае потери оригинала.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК создаётся работодателем в электронном виде, а данные передаются в ПФР для хранения. Важные моменты:

• Физическая книга остаётся обязательной до 30 лет после увольнения.
• ЭТК содержит те же сведения, что и физическая книга, но в цифровом формате.
• Работник получает доступ к ЭТК через портал «Мой ПФР».
• Перевод в ЭТК осуществляется по согласованию с работником и в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.

Как заполнить раздел «Сведения о работе»

В этом разделе фиксируются все изменения в трудовой деятельности. Ниже приведены основные правила заполнения.

4.1 Приём на работу

1. Дата приёма (день / месяц / год).
2. Номер и дата трудового договора.
3. Наименование должности, подразделения, квалификационная категория.
4. Уровень заработной платы (если фиксируется в договоре).
5. Срок (если договор срочный).
6. Подписи: работник и руководитель.

Пример записи (2026‑02‑18):

Номер договора: № 123/2026
Период: – 
Должность: Инженер‑проектировщик
Подразделение: Техник‑проектирование
Квалификация: 3‑й класс
Зарплата: 60 000 ₽
Подпись работника: __________
Подпись руководителя: __________

4.2 Увольнение

1. Дата увольнения.
2. Номер и дата приказа об увольнении.
3. Основание (по инициативе работодателя, по инициативе работника, по обстоятельствам).
4. Срок (если договор срочный).
5. Подписи: работник и руководитель.

Пример записи (2025‑08‑05):

Номер приказа: № 456/2025
Основание: По инициативе работодателя (проект завершён)
Срок: – 
Подпись работника: __________
Подпись руководителя: __________

4.3 Перевод на другую должность/постоянную работу

1. Дата перевода.
2. Номер и дата приказа о переводе.
3. Новая должность, подразделение, квалификационная категория.
4. Срок (если договор срочный).
5. Подписи: работник и руководитель.

Пример записи (2025‑09‑04):

Номер приказа: № 789/2025
Новая должность: Старший инженер‑проектировщик
Подразделение: Техник‑проектирование
Квалификация: 4‑й класс
Срок: – 
Подпись работника: __________
Подпись руководителя: __________

4.4 Смена фамилии

1. Дата изменения.
2. Номер и дата документа, подтверждающего смену (свидетельство о браке, решение суда).
3. Новая фамилия.
4. Подписи: работник и руководитель.

4.5 Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

1. Дата перехода.
2. Номер и дата приказа о переходе.
3. Подтверждающий документ (письмо работодателя, согласие работника).
4. Подписи: работник и руководитель.

Пример записи (2026‑03‑27):

Номер приказа: № 1011/2026
Переход на ЭТК: согласие работника подтверждено
Подпись работника: __________
Подпись руководителя: __________

Ответственность и сроки внесения записей

• Записи о приёме, увольнении, переводе, смене фамилии и переходе на ЭТК должны быть внесены в течение 5 рабочих дней с момента события.
• В случае задержки – штраф за нарушение порядка ведения трудовой книжки в размере 500 ₽ за каждый день просрочки.
• Работодатель обязан хранить трудовую книжку в надёжном месте и обеспечивать её целостность.
• Работник имеет право проверить копию трудовой книжки в любое время.

Практические примеры и шаблоны

Ниже приведены готовые шаблоны записей, которые можно использовать в офисе. Они соответствуют требованиям 2026 г. и включают все необходимые поля.

6.1 Шаблон записи о приёме

Номер договора: __________
Период: __________
Должность: __________
Подразделение: __________
Квалификация: __________
Зарплата: __________
Подпись работника: __________
Подпись руководителя: __________

6.2 Шаблон записи о переводе

Номер приказа: __________
Новая должность: __________
Подразделение: __________
Квалификация: __________
Срок: __________
Подпись работника: __________
Подпись руководителя: __________

6.3 Шаблон записи о смене фамилии

Номер документа: __________
Новая фамилия: __________
Подпись работника: __________
Подпись руководителя: __________

6.4 Шаблон записи о переходе на ЭТК

Номер приказа: __________
Переход на ЭТК: согласие работника подтверждено
Подпись работника: __________
Подпись руководителя: __________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать только электронную трудовую книжку?
   Нет. Физическая книга остаётся обязательной до 30 лет после увольнения.
2. Что делать, если в книге пропущена запись о приёме?
   Внести исправление в течение 5 рабочих дней, указать причину пропуска.
3. Как получить копию трудовой книжки?
   Работник может запросить копию в отделе кадров. В случае потери оригинала – выдать дубликат.
4. Можно ли изменить запись о зарплате?
   Да, но только в случае изменения условий договора. Запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней.
5. Кто отвечает за хранение трудовой книжки?
   Работодатель. Он обязан хранить книгу в надёжном месте и обеспечивать её целостность.

Правильное заполнение трудовой книжки – залог юридической чистоты трудовых отношений. Соблюдение сроков, точность данных и своевременное внесение записей защищают как работника, так и работодателя от возможных претензий. Не забывайте о переходе на электронную трудовую книжку, которая упрощает хранение и доступ к данным, но не отменяет обязательства вести физическую книгу.

Для автоматизации процесса можно использовать сервисы «Моё дело», «Контур», «Бухонлайн» и другие, которые предоставляют готовые шаблоны и помогают избежать ошибок при заполнении.

Удачной работы с трудовой книжкой!