Важно! С 2026 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажный вариант продолжает использоваться. Правила заполнения и заверения записей регулируются Приказом Минтруда № 320н и постановлениями Правительства РФ.
Что такое запись в трудовой книжке?
Запись — это официальный документооборотный акт, который подтверждает трудовую деятельность работника. Она вносится в раздел «Сведения о работе» (раздел 2) и содержит:
- Дату приема, перевода или увольнения.
- Наименование организации (работодателя).
- Основание для изменения трудовых отношений (номер и дата приказа).
- Подпись ответственного лица и печать (для бумажного варианта).
Основные виды записей и правила их оформления
Запись о приеме на работу
Оформляется на основании приказа о приеме. Образец (для бумажной и электронной книжки):
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 (№ п/п) | Порядковый номер записи (например, 1). |
| 2 (Дата) | Дата приема на работу (дата из приказа). |
| 3 (Сведения о работе) | Наименование организации, должность, подразделение. |
| 4 (На основании…) | Номер и дата приказа о приеме. |
Пример:
1 | | ООО «Технологии», специалист по кадрам | Приказ № 45-к от
Запись об увольнении
Вносится в последний день работы. Обязательно указывается основание увольнения (п. ТК РФ).
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 (№ п/п) | Следующий порядковый номер. |
| 2 (Дата) | Дата увольнения (последний рабочий день). |
| 3 (Сведения о работе) | Наименование организации и должность. |
| 4 (На основании…) | Номер и дата приказа об увольнении, статья ТК РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»). |
Пример (увольнение по собственному желанию):
2 | | ООО «Технологии», специалист по кадрам | Приказ № 120-к от , п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Запись о переводе на другую постоянную работу
Оформляется при изменении должности или подразделения в той же или другой организации (при сохранении работодателя).
- В графе 3 указывается новая должность и/или наименование подразделения.
- В графе 4, номер и дата приказа о переводе.
Особенности заполнения в 2026 году
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2026 года работодатель обязан:
- Внести сведения о приеме, увольнении, переводе в электронный формат в СФР (Социальный фонд России).
- Для этого используется расчетная форма ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1).
- Если у работника есть бумажная книжка, то после перевода на ЭТК в нее вносится закрывающая запись о том, что сведения переданы в электронный вид.
Заверение записи в бумажной книжке
Каждая запись должна быть заверена:
- Подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво!).
- Печатью организации или кадровой службы (если печать есть).
Без подписи и печати (при их наличии у работодателя) запись считается недействительной.
Как исправить ошибки в записях?
Если в записи обнаружена ошибка (например, неправильный номер приказа), действуйте по правилам:
- Если ошибка в самой записи (но приказ верный): воспроизведите запись без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты приказа.
- Если ошибка в приказе (и он отменен): в графе 4 укажите дату и номер отменившего приказа.
- Если запись внесена неверно: сделайте новую запись, а ошибочную зачеркните одной жирной чертой (сохраняя читаемость), и оформите корректную. Подпись и печать ставятся на новой записи.
Запрещено: подчищать, использовать корректирующую жидкость, делать надписи поверх старой записи.
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие подписи или печати — самая частая причина признания записи недействительной.
- Неправильное указание основания (например, только «Приказ №…», без даты или без ссылки на статью ТК РФ при увольнении).
- Исправления «не по правилам» (зачеркивание не жирной чертой, подчистки).
- Несвоевременная выдача книжки при увольнении — работодатель обязан выдать книжку с последней записью в последний день работы.
- Несдача формы ЕФС-1 в СФР при переходе на ЭТК.
Что делать работнику?
- Проверяйте каждую запись в день ее внесения: соответствие даты, должности, номера приказа.
- При получении бумажной книжки при увольнении убедитесь, что последняя запись заверена подписью и печатью.
- Если у вас есть ЭТК, регулярно проверяйте выписку в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте СФР.
- При обнаружении ошибки требуйте исправления у работодателя немедленно.
Правильное оформление записей в трудовой книжке — это забота как работодателя, так и самого работника. В 2026 году ключевые изменения связаны с полным переходом на электронный формат и снятием ответственности с работодателя за бумажный носитель после передачи данных в СФР. Однако до полного отказа от бумажных книжек важно строго соблюдать правила их заполнения и заверения.
Помните: Трудовая книжка (бумажная или электронная), ваш главный документ, подтверждающий стаж и трудовую историю. От ее правильного ведения зависит ваше будущее пенсионное обеспечение и трудоустройство.