Важно! Данная статья основана на актуальной информации, доступной на момент создания . Рекомендуется всегда сверяться с последними изменениями в законодательстве.

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина Российской Федерации. Она является важным документом для получения социальных гарантий, пенсий, пособий и других льгот. В данной статье мы подробно рассмотрим инструкцию по заполнению трудовых книжек, действующую в 2026 году, а также расскажем о правилах ведения и хранения этих документов.

Основа законодательства

Заполнение и ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Общие положения о заполнении трудовой книжки

ьный лист

ьный лист трудовой книжки заполняется работодателем. В нем указывается следующая информация:

• Наименование организации (полностью).
• Дата открытия (записи) трудовой книжки (число, месяц, год).
• Номер трудовой книжки.
• ФИО работника (полностью).
• Дата рождения работника.
• Данные об образовании работника (место образования, учебное заведение, год окончания).
• Дата приема на работу (число, месяц, год).
• Должность, на которую принят работник.
• Номер записи в трудовой книжке.

Важно! На ьном листе необходимо поставить печать организации (если она используется) и подпись руководителя или уполномоченного лица.

Записи о работе

Записи о работе в трудовой книжке производятся работодателем на основании трудового договора, приказов о приеме, переводе, увольнении и других документов.

Основные записи, которые вносятся в трудовую книжку:

• Прием на работу: Указывается дата приема на работу, должность, на которую принят работник.
• Перевод на другую работу: Указывается дата перевода, новая должность.
• Увольнение: Указывается дата увольнения, основание для увольнения (например, по собственному желанию, по инициативе работодателя).
• Отпуск: Указывается дата начала и окончания отпуска.
• Награды, поощрения, дисциплинарные взыскания: Указываются дата, основание и описание награды, поощрения или взыскания.
• Другие сведения: Вносятся сведения, связанные с трудовой деятельностью работника (например, прохождение обучения, повышение квалификации).

Важно! Записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно, разборчиво, черной или синей чернилкой. Не допускаются помарки и исправлений. Если необходимо исправить ошибку, то ставится зачеркивание, делается новая запись с датой и подписью лица, производящего исправление.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку заполняется работодателем и содержит более подробную информацию о трудовой деятельности работника. Вкладыш заполняется по той же схеме, что и ьный лист, с указанием всех изменений в трудовой деятельности работника.

Особенности заполнения в 2026 году

• Электронный документооборот: В 2026 году активно внедряется электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде. В этом случае, электронная трудовая книжка должна быть доступна работнику.
• Печать организации: Если работодатель использует печать, то печатью необходимо заверить сведения на ьном листе бумажной трудовой книжки или вкладыша к ней, а также записи о переходе на электронные трудовые книжки об увольнении.
• Форма трудовой книжки: В 2026 году используется новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. N 320н.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

• Работодатель обязан вести трудовые книжки работников в течение всего срока их трудовой деятельности.
• Трудовые книжки хранятся в течение 50 лет после последнего изменения записи.
• Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек и предотвратить их утрату.
• Работник имеет право ознакомиться со своей трудовой книжкой и получить ее по запросу.

Права работника

• Получать копию трудовой книжки.
• Запрашивать сведения из трудовой книжки.
• Требовать внесения исправлений или изменений в трудовую книжку.
• Ознакомиться с трудовой книжкой при увольнении.

Где найти актуальную информацию

• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации: [https://mintrud.gov.ru/](https://mintrud.gov.ru/)
• КонсультантПлюс: [https://www.consultant.ru/](https://www.consultant.ru/)
• Гарант: [https://www.garant.ru/](https://www.garant.ru/)

Соблюдение правил заполнения и ведения трудовых книжек – это обязанность как работодателя, так и работника. Актуальная информация о порядке ведения трудовых книжек всегда доступна на официальных сайтах государственных органов. Внимательное отношение к трудовой книжке поможет избежать многих проблем в будущем.