Заполнение трудовой книжки — одна из ключевых и ответственных задач бухгалтера или кадровика. Ошибки в записях могут привести к проблемам для работника при оформлении пенсии, получении льгот или при трудоустройстве. С 2021 года действует новый Приказ Минтруда России от № 320н, который утвердил единый Порядок ведения и хранения трудовых книжек. В этой статье подробно разберем, как бухгалтеру правильно оформить все типовые записи в 2026 году.
Общие принципы и обязательные реквизиты записи
Любая запись в трудовой книжке (ТК) должна быть:
- Своевременной — вносится не позднее дня издания приказа (распоряжения) о кадровом изменении.
- Полной и точной, без сокращений, исправлений и помарок (кроме случаев, регламентированных законом).
- Основанной на документе — только на основании приказа (распоряжения) работодателя, изданного в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- Соблюдающей нумерацию — записи нумеруются последовательно в течение всего периода работы в данной организации.
Важно! Запись в ТК и вкладыш в нее (при использовании) имеют одинаковую юридическую силу. Все записи делаются на русском языке, чернилами черного или синего цвета, разборчивым почерком.
Как оформить запись о приеме на работу
Запись об оформлении трудовых отношений, самая частая операция. Она вносится при первом приеме, а также при возвращении из отпуска, откомандирования и т.д.
Образец записи о приеме на работу (основное место работы)
Графа 1 (Дата):
Графа 2 (Наименование организации): ООО «Вектор»
Графа 3 (Подразделение, должность): Бухгалтерия, главный бухгалтер
Графа 4 (Основание): Приказ № 45-к от
Графа 5 (Подпись ответственного лица): _________________ (Иванова А.П.)
Графа 6 (Подпись работника): _________________ (Сидорова М.В.)
Особенности приема на работу по совместительству
Если работник уже трудится в организации на основной работе, а затем принимается на другую должность по совместительству, запись оформляется аналогично. В графе 3 обязательно указывается «по совместительству».
Графа 1:
Графа 2: ООО «Вектор»
Графа 3: Директор (по совместительству)
Графа 4: Приказ № 112-к от
На основании такого приказа работник будет считаться принятым на вторую (совмещаемую) должность с соответствующими правами и обязанностями.
Как оформить запись об увольнении
Запись об увольнении, финальная в трудовой книжке конкретного работодателя. Ее формулировка должна точно соответствовать пункту статьи 77 ТК РФ, на основании которого прекращен трудовой договор.
Образец записи при увольнении по собственному желанию
Графа 1:
Графа 2: ООО «Вектор»
Графа 3: Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Графа 4: Приказ № 205-к от
Образец записи при увольнении по соглашению сторон
Графа 1:
Графа 2: ООО «Вектор»
Графа 3: Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Графа 4: Приказ № 78-к от
Запрещено: писать «Уволен», «Расторгнут трудовой договор» без указания конкретного основания (пункта статьи 77 ТК РФ). Также нельзя использовать формулировки «по инициативе работодателя» или «по инициативе работника» — только точные формулировки закона.
Как оформить запись о переводе (смене должности)
Перевод на другую постоянную работу в той же или другой организации (если это один работодатель с разными ОГРН) оформляется новой записью. Старая запись не зачеркивается.
Графа 1:
Графа 2: ООО «Вектор»
Графа 3: Переведен на должность ведущего бухгалтера
Графа 4: Приказ № 15-к от
При этом в графе 3 не пишут «с», «с должности», «на», «в». Просто указывается новая должность.
Исправление ошибок в уже внесенных записях
Ошибки (опечатки, неверные даты, номера приказов) исправляются строго по правилам:
- Ошибочная запись не зачеркивается полностью.
- Ошибочные слова или цифры зачеркиваются одной жирной чертой так, чтобы можно было прочитать исходный текст.
- Над зачеркнутым пишется верный текст.
- Справа внизу делается подпись исправляющего (бухгалтера/кадровика) с расшифровкой и дата исправления.
- Если ошибка обнаружена после увольнения работника, исправление оформляется только с его согласия (подписью) или по решению суда.
Пример исправления даты в записи о приеме:
ООО «Вектор» Бухгалтер, главный бухгалтер Приказ № 45-к от Иванова А.П. Сидорова М.В;
Исправлено
Петров С.И. (подпись)
Заполнение при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2020 года работодатели обязаны предлагать работнику переход на ЭТК. Если работник согласен:
- Бумажная трудовая книжка не выдается.
- Все сведения о работе (прием, увольнение, переводы) вносятся в электронную базу (СЗВ-ТД).
- Работник имеет право в любой момент получить выписку из ЭТК на бумаге с «мокрой» печатью работодателя.
- Если у работника уже есть бумажная ТК с записями, при переходе на ЭТК в нее вносится последняя запись об увольнении или о переходе на ЭТК.
Графа 3 (для записи о переходе на ЭТК): Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, сведения о работе и трудовом стаже подлежат внесению в электронную трудовую книжку.
Графа 4: Заявление работника от № 1
Ответственность бухгалтера за неправильное оформление
Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц (бухгалтера, кадровика) — штраф от 5 000 до 50 000 руб.
- Для юридических лиц — штраф от 50 000 до 70 000 руб.
Кроме того, некорректная запись может стать основанием для судебного спора о восстановлении на работе, пересмотре стажа или выплате компенсаций.
Бухгалтер, ответственный за кадровое делопроизводство, должен:
- Точно знать основания для каждого кадрового события (прием, увольнение, перевод).
- Иметь на руках изданный приказ (распоряжение) с правильным номером и датой.
- Заполнять графы ТК последовательно, без пропусков и исправлений «в лоб».
- При необходимости исправления — действовать строго по закону (зачеркивание, подпись, дата).
- Следить за изменениями в законодательстве (Приказ Минтруда № 320н и его актуализации).
Соблюдение этих простых правил защитит и работника, и работодателя от будущих проблем.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики ведения трудовых книжек в 2026 году. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.