Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудовое положение сотрудника. Правильное её заполнение позволяет избежать ошибок при оформлении трудовых отношений, упрощает контроль над стажем и облегчает дальнейшее трудоустройство. В статье рассмотрены все аспекты заполнения трудовой книжки, от выбора формы до примеров записей.
Правовая база
В 2026 году действует Порядок ведения и хранения трудовых книжек № 320н, утвержденный Министерством труда. Согласно этому документу:
- Трудовая книжка оформляется в two‑column (двухколоночном) виде.
- Записи вносятся в графу 4 – дата и номер документа, на основании которого произошло событие (приём, перевод, увольнение и т.д.).
- Если документ об отсутствии приказа, используется трудовой договор.
Ключевые нормативные акты
- Постановление Минтруда России от № 123 «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс, регистр. 5219).
- Письмо Федеральной службы по труду и занятости от № 45‑Р».
Структура и содержание трудовой книжки
Типичная структура выглядит так:
- ьный лист – Ф.И.О., дата рождения, образование, специальность.
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата приема (или другого события).
- Графа 3 – сведения о документе, на основании которого произведён приём (приказ, договор и т.п.).
- Графа 4 – сведения о работе (должность, место работы, условия).
- Дополнительные графы – перевод, совместительство, увольнение.
Как правильно оформить запись о приёме на работу
При приёме сотрудника в организацию необходимо заполнить графы 1‑4 согласно следующим правилам:
- Графа 1 – указывается порядковый номер записи (например, 001, 002).
- Графа 2 – дата приема (дд.мм.гггг).
- Графа 3 – название документа, на основании которого сделан приём. Если документа нет, указывается «Трудовой договор от … № …» с указанием даты и номера.
- Графа 4 – должность, специальность, профессия, квалификация.
Пример заполнения:
1 | | Трудовой договор от № 102 | Инженер‑технолог
Записи о переводе, совместительстве и других изменениях
Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение оформляется отдельной записью в книжке.
- В графе 4 указывается «Перевод с … на …».
- В графе 3 указывается документ о переводе (распоряжение, приказ).
- Если перевод связан с совместительством, в графе 3 указывается «Совместительство с …».
Пример записи о переводе:
2 | | Приказ № 56 от | Руководитель отдела
Особенности заполнения в 2026 году
В 2026 году вступили в силу новые требования:
- Заполнение может производиться как вручную, так и с помощью штампа и печати.
- Для электронных версий (при наличии) допускается использование специализированных программ, однако оригинальная подпись и печать должны быть сохранены.
- Записи о внешнем совместительстве фиксируются в отдельной графе 5, если они не входят в основной труд.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Можно ли оформить трудовую книжку без приказа?
Ответ: Да. Если работодатель не издаёт приказ, в графе 3 указывается «Трудовой договор от … № …» с указанием даты и номера.
Вопрос 2. Нужно ли ставить печать под каждой записью?
Ответ: Печать ставится только один раз – под первой записью (или под каждым документом, если это предусмотрено внутренними нормами).
Вопрос 3. Как оформить запись о увольнении?
Ответ: В графе 4 указывается «Уволен» с указанием даты увольнения и основания (например, «по статье 81 ТК РФ»).
Примеры заполнения разных ситуаций
Приём на работу
1 | | Трудовой договор от № 37 | Специалист по маркетингу
Перевод на другую должность
2 | | Приказ № 89 от | Руководитель отдела продаж
Совместительство
3 | | Договор о совместительстве от № 12 | Консультант (вне основной работы)
Увольнение
4 | | Приказ об увольнении от № 45 | Уволен по соглашению сторон
Хранение и контроль
Трудовую книжку необходимо хранить в отдельном архиве организации в течение всего срока трудовых отношений сотрудника и не менее 5 лет после его увольнения. При переносе сотрудника в другое подразделение или организацию оригинал книжки передаётся новому работодателю.
Заполнение трудовой книжки – обязательный процедурный элемент, требующий внимательного подхода. Соблюдение требований Порядка № 320н, правильного оформления записей в графах 1‑4 и своевременное оформление всех изменений позволяют поддерживать документацию в актуальном состоянии и избежать юридических рисков.
Для упрощения процесса рекомендуется пользоваться готовыми образцами заполнения и проверять соответствие требованиям каждый раз перед внесением новой записи.