Дата актуализации:  г․

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ При работе в Обществе с ограниченной ответственностью (ООО) запись в книжку должна соответствовать требованиям Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от  № 225) и Инструкции Минтруда России от  г․․ Ниже – пошаговое руководство и готовый образец записи для типовых ситуаций в ООО․

Содержание статьи

1. Правовая база и основные требования
2. Подготовка к заполнению
3. Запись о приёме на работу
4. Запись о повышении (переводе) и изменении условий труда
5. Запись об увольнении
6. Готовый пример заполнения (таблица)
7. Полезные рекомендации и типичные ошибки

Правовая база и основные требования

• Постановление Правительства РФ № 225 от – определяет форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Минтруд России, ) – детализирует, какие сведения вносить, в какой графе и как оформлять подписи․
• С 1 сентября 2025 г․ введены новые требования к оформлению записей (см․ Бухонлайн), в частности:
  • обязательное указание полного наименования работодателя (сокращённое и полное название);
  • прописные даты в формате «ДД․ММ․ГГГГ»;
  • отсутствие сокращений в названиях должностей (если они не являются официальными)․
• Записи вносятся чёрными чернильными ручками (или электронным способом в ЭТК) и подписываются уполномоченным лицом работодателя․

Подготовка к заполнению

Необходимые документы

• Трудовой договор (копия);
• Приказ о приёме на работу (№ п/п, дата, подпись директора);
• Приказ о переводе/повышении (если применимо);
• Приказ об увольнении (№ п/п, дата, подпись директора);
• Справка о доходах (для расчёта вычета при увольнении);
• Документ, подтверждающий изменение фамилии (при необходимости)․

Кто вносит запись?

Запись в трудовую книжку вносит уполномоченный представитель работодателя (директор, главный бухгалтер или специалист отдела кадров)․ В случае электронных трудовых книжек запись делается через Госуслуги или ЭТК с подтверждением подписи квалифицированной электронной подписью․

Запись о приёме на работу

Запись делается в раздел «Записи о приёме на работу» (страницы 2‑3 книжки)․ Пример заполнения:

Важно: в графе «Основание для приёма» указывается «Трудовой договор», «Приказ о приёме», «Согласие работника» и т․п․

Запись о повышении (переводе) и изменении условий труда

Эти записи вносятся в раздел «Записи о переводе, повышении, изменении условий труда»․ Пример:

Запись об увольнении

Запись делается в раздел «Записи об увольнении»․ Важно указать причину увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ (пункт 1‑5 статьи 77)․ Пример записи при увольнении по собственному желанию:

Если увольнение происходит по соглашению сторон, в графе «Основание увольнения» указывается «Уволен по соглашению сторон (п․ 1 ст․ 77 ТК РФ)»․

Готовый пример заполнения трудовой книжки в ООО

Ниже – полная последовательность записей для одного сотрудника, который прошёл три основных этапа: приём, повышение, увольнение․

Страница 2 (приём)
| ООО «Рога и копыта» | Трудовой договор № 12/2026 от | Бухгалтер | 80 000 ₽ | Трудовой договор | И․ И․ Иванов

Страница 3 (повышение)
| ООО «Рога и копыта» | Приказ № 45/2026 от | Главный бухгалтер | 120 000 ₽ | Повышение в должности | П․ П․ Петров

Страница 4 (увольнение)
| ООО «Рога и копыта» | Приказ № 78/2026 от | Главный бухгалтер | Уволен по собственному желанию (п․ 3 ст․ 77 ТК РФ) | С․ С․ Сидоров

Полезные рекомендации и типичные ошибки

• Не использовать сокращения в названии работодателя․ Если в официальных документах указано полное название, в книжке пишем его полностью, а в скобках – общепринятое сокращение (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» (ООО «Рога и копыта»))․
• Дата пишется полностью․ Формат «ДД․ММ․ГГГГ» обязателен; «», а не «15․03․26»․
• Подпись и печать․ В записи должна стоять подпись уполномоченного лица и, при необходимости, печать организации․
• Заполнять только черными чернилами․ Синяя или красная ручка считается недопустимой․
• Не нумеруйте записи вручную․ Нумерацию выполняет система (в электронных книжках) или автоматически в бумажных формах – в записи ставится только номер пункта, который уже проставлен в бланке․
• Контроль за правильностью заполнения․ После внесения записи работник обязан проверить её и подписать страницу (если требуется)․
• Сохраняйте копии приказов․ При проверке инспекций необходимо предъявить оригиналы приказов, подтверждающих каждую запись․

Заполнение трудовой книжки в ООО – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных актов․ Следуя приведённому руководству и использованию готовых образцов, вы сможете избежать типичных ошибок, обеспечить законность трудовых отношений и сохранить правовую чистоту документа․

Помните: правильная запись в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия прав работника и работодателя․