Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на постепенный переход к электронному формату (ЕФС-1), работодатели обязаны корректно вести бумажные варианты для тех сотрудников, которые сохранили за собой это право. В нашей статье мы подробно разберем, как ООО правильно заполнять трудовые книжки в 2026 году, и приведем наглядные образцы записей.
Нормативная база: какими правилами руководствоваться
С основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от № 320н. Именно этим документом должны руководствоваться кадровики и бухгалтеры в 2026 году.
Стоит отметить, что ранее действовала Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда РФ от № 69. Однако новые Правила (Приказ Минфина № 320н) внесли существенные изменения в порядок внесения записей, и сейчас при заполнении следует опираться именно на них.
Важные нюансы для работодателей (ООО)
- Использование старых бланков: Имеющиеся у ООО бланки трудовых книжек и вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.
- Книга учета: ООО обязано вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них для контроля за перемещением документов внутри организации.
- Ответственность: За корректное заполнение трудовых книжек в организации несет ответственность работодатель. Неправильные или неточные записи могут привести к проблемам с назначением пенсии сотруднику и штрафам для ООО.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Перед тем как перейти к образцам, важно запомнить базовые принципы:
- Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т;ч. шариковой). Чернила могут быть синими, фиолетовыми или черными, световодостойкими.
- Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Записи должны иметь порядковые номера в пределах соответствующего раздела.
Образцы заполнения: пошаговые примеры
Ниже представлены актуальные шаблоны заполнения наиболее частых кадровых операций в ООО.
Запись о приеме на работу
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование ООО. Под этим заголовком вносится запись о приеме.
Пример:
- Графа 1 (№ записи): 5
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о приеме): Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 12-к
Запись о переводе
Если сотрудник переводится на другую должность или в другой отдел, это обязательно фиксируется в трудовой книжке.
Пример:
- Графа 1 (№ записи): 6
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения): Переведен в отдел маркетинга на должность старшего маркетолога.
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 5-к
Запись об увольнении по собственному желанию
При увольнении запись должна содержать ссылку на соответствующую статью Трудового кодекса РФ.
Пример:
- Графа 1 (№ записи): 7
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения): Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 21-к
После внесения записи об увольнении работник ставит свою подпись в трудовой книжке, а также подпись заверяет специалист отдела кадров или руководитель ООО с указанием своей должности и расшифровки подписи. Ставится печать ООО (при наличии).
ьный лист трудовой книжки
Заполнение ьного листа не менее важно. Ошибка здесь может сделать документ недействительным.
- Фамилия, Имя, Отчество: указываются полностью, без сокращений, на основании паспорта.
- Дата рождения: число, месяц, год.
- Образование: указывается на основании документа об образовании (например, «Высшее образование — бакалавриат»).
- Профессия, специальность: записывается в соответствии с дипломом.
- Дата заполнения: проставляется фактическая дата внесения первой записи.
- Подпись владельца книжки и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, с расшифровкой. Ставится печать ООО (при наличии).
Вкладыш в трудовую книжку
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе»), ООО обязано оформить вкладыш. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и без нее недействителен. На ьном листе самой трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Безупречное ведение трудовых книжек в ООО — это залог отсутствия штрафов от трудовой инспекции и гарантия спокойствия ваших сотрудников при оформлении пенсии. Всегда сверяйтесь с актуальными Правилами (Приказ Минфина № 320н), не используйте сокращений и своевременно выдавайте вкладыши. Бесплатно скачать актуальные бланки трудовой книжки и вкладыша в нее можно на официальных порталах нормативно-правовой информации.