Дата публикации:  г.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Для водителей (водителей грузовых, легковых, автобусов, спецтехники) существуют особые требования к записям, связанные с их профессиональной квалификацией, лицензиями и особенностями трудовых отношений. В статье рассмотрены:

• правовая база, действующая с 2023 г. (Постановление Правительства РФ от  N 267, Приказ Минтруда N 320н от );
• какие документы необходимо собрать перед оформлением;
• пошаговый порядок внесения записей в бумажную и электронную трудовую книжку;
• образцы формулировок для самых типичных записей;
• частые ошибки и рекомендации по их предотвращению.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65) и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. приказом Минтруда N 320н от ), водители относятся к профессиям рабочих. Это значит, что в записи указывается «по профессии водителя» или «в должности водителя», а не «служащий». Трудовые книжки нового образца (формат А4, 8‑страничный) обязательны с  г.

Основные нормативные акты

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
2. Постановление Правительства РФ от  N 267 «О введении в действие форм трудовых книжек нового образца»;
3. Приказ Минтруда России от  N 320н «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4. Федеральный закон от  N 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании» (требования к СНИЛС, ПФР);
5. Приказ ФНС России от  N ММВ‑7‑03/2020 «Об обязательном предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронную форму СЗВ‑ТД».

Какие документы нужны работодателю перед записью

Перед тем как вносить запись о приёме на работу, необходимо собрать у кандидата следующий пакет (см. ст. 65 ТК РФ):

• паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
• СНИЛС;
• трудовая книжка (или форму СТД‑Р, если работник впервые оформляется в электронном виде);
• водительское удостоверение нужной категории (А, B, C, D, E) – оригинал и копия;
• медицинская справка о пригодности к управлению транспортным средством (форма 086/у);
• документы об образовании и профессиональной подготовке (свидетельство о прохождении курсов повышения квалификации, диплом о профессиональном образовании);
• приёмный приказ (приказ о приёме на работу) – оригинал и копия.

Важно: запись в трудовую книжку должна быть сделана в течение пяти рабочих дней после подписания приказа о приёме (приказ Минтруда N 320н).

Пошаговый порядок заполнения

Приём на работу

Запись делается в раздел «Записи о приёме, переводе, перемещении и увольнении». Пример правильного оформления (по образцу КонсультантПлюс, 2026):

Принят в отдел эксплуатации по профессии водителя грузовых автомобилей с г. на должность водитель по договору № 12/2026 с окончанием испытательного срока г.

Элементы записи:

• дата приёма;
• наименование подразделения (отдел, филиал);
• формулировка «по профессии водителя»;
• указание категории транспортных средств (если требуется);
• номер и дата трудового договора;
• условия испытательного срока (если он предусмотрен).

Перевод, повышение квалификации, смена категории

Для водителей важны любые изменения, связанные с получением новых прав, сертификатов или переводом на другую категорию ТС.

Пример записи о повышении квалификации:

Повышена квалификация водителя грузовых автомобилей по программе «Повышение квалификации водителей категории C» с г. в Тренинговом центре «Транспорт-Эксперт».

Запись о смене категории водительского удостоверения (например, получение категории E):

Получена категория водительского удостоверения E с г; в ГИБДД г. Москвы.

Оформление отпуска, командировок, больничных

В трудовой книжке фиксируются только отпуска без сохранения заработной платы и перерывы в трудовой деятельности (например, длительные больничные более 30 дней). Обычные ежегодные отпуска и больничные фиксируются в личном деле, но могут быть отражены в разделе «Записи о приёме, переводе, перемещении и увольнении» в виде отдельной записи, если они превышают 30 календарных дней.

Увольнение

Запись об увольнении должна содержать причину и дату прекращения трудового договора.

Уволен по собственному желанию с г. в отделе эксплуатации по профессии водителя грузовых автомобилей.

Если увольнение происходит по сокращению штата, формулировка меняется:

Уволен в связи с сокращением численности с г. в отделе эксплуатации по профессии водителя грузовых автомобилей.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 г. работодатели обязаны вести электронный реестр (СЗВ‑ТД) и, при наличии согласия работника, оформлять ЭТК. Процедура почти идентична бумажной, но запись делается в системе «Электронная трудовая книжка» через портал Госуслуги или специализированный сервис Минтруда. Сроки внесения – те же пять рабочих дней.

Образцы формуляров и шаблоны

Шаблон записи о приёме (PDF/Word)

Скачать готовый шаблон можно по ссылке (пример из Моё дело, редакция 1 от ): record_accept_driver.docx.

Таблица «Сведения о подготовке и повышении квалификации»

Пример приказа о приёме

Приказ № 45/2026
от г.
О приёме на работу водителя грузового автомобиля

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда России N 320н от г. приказываю:

Принять в отдел эксплуатации по профессии водителя грузовых автомобилей Иванова Ивана Ивановича с г. на должность водитель по договору № 12/2026 с испытательным сроком до г.

Оформить в трудовой книжке запись о приёме в срок до г.

Установить оклад 55 000 ₽, надбавку за категорию C – 5 000 ₽.

Контроль за исполнением приказа оставляю за начальником отдела кадров.

Генеральный директор ___________________ /Петров П.П./

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная формулировка «по должности» вместо «по профессии». Для водителей необходимо писать «по профессии водителя».
• Отсутствие указания категории транспортного средства. Если в компании работают разные категории (C, D, E), указывайте её.
• Пропуск даты. Дата записи должна быть дата фактического события, а не дата подписания приказа.
• Запись в электронную книжку позже 5‑ти рабочих дней. Это может привести к штрафу для работодателя.
• Не внесены сведения о повышении квалификации. При отсутствии записи о пройденных курсах водитель может потерять право на надбавки и, в дальнейшем, на пенсионные баллы.
• Запись об увольнении без указания причины. При увольнении по собственному желанию или по сокращению необходимо явно указать причину.

Как проверить правильность записи

1. Сравните запись с образцом из КонсультантПлюс (2026 г.).
2. Убедитесь, что в записи присутствуют все обязательные элементы: дата, подразделение, формулировка «по профессии», указание категории ТС, номер договора.
3. Проверьте, что запись выполнена в чернильных черных чернилах, без исправлений.
4. Для ЭТК – откройте запись в личном кабинете и убедитесь, что статус «Подтверждено».

Заполнение трудовой книжки водителей – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения сроков. Правильные записи позволяют:

• корректно рассчитывать пенсионные баллы;
• получать надбавки за категорию и квалификацию;
• избежать трудовых споров и штрафов со стороны инспекции труда;
• обеспечить прозрачность кадрового учета в компании.

Помните: каждый пункт записи – это документ, подтверждающий ваш профессиональный путь. При сомнениях обращайтесь к кадровому специалисту или к официальным инструкциям Минтруда.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – образцы записей в трудовую книжку
• Госуслуги – портал для работы с электронной трудовой книжкой
• Министерство труда и соцзащиты РФ – Приказ N 320н
• Шаблон записи о приёме водителя (Word)

Если у вас остались вопросы – оставляйте комментарий, и мы поможем разобраться!