Дата публикации: 21 мая 2026 г.

В этой статье мы подробно рассмотрим процесс заполнения трудовых книжек поощрения, учитывая современные требования законодательства и переход на электронные формы учета. Мы разберем, какие выплаты следует отражать, как это делать и какие нюансы необходимо учитывать.

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Это связано с необходимостью оптимизации кадрового учета и обеспечения большей доступности информации для работников. Однако, несмотря на переход на электронный формат, записи о поощрительных выплатах (премиях, надбаवках и т.д.) все еще необходимо отражать в трудовой книжке, будь то бумажной или электронной.

Что такое трудовая книжка поощрения?

Трудовая книжка поощрения – это раздел трудовой книжки, в котором фиксируются все выплаты, не являющиеся заработной платой, но предоставляемые работнику в качестве поощрения за его труд. К таким выплатам относятся:

• Премии: Выплаты, выплачиваемые за выполнение и перевыполнение планов, достижение высоких результатов работы.
• Награды: Выплаты, связанные с достижениями в профессиональной деятельности, например, за особые заслуги.
• Повышения: Записи о повышении в должности, которые могут сопровождаться изменением заработной платы.
• Другие поощрительные выплаты: Любые другие выплаты, не являющиеся регулярной заработной платой, но предоставляемые в качестве поощрения.

Какие выплаты отражаются в трудовой книжке поощрения?

В соответствии с законодательством, в трудовой книжке поощрения необходимо отражать следующие выплаты:

• Наименование выплаты: Точное название выплаты (например, «Премия за выполнение плана продаж», «Награда за инновационный подход»).
• Основание выплаты: Ссылка на документ, на основании которого произведена выплата (например, приказ руководителя, договор).
• Размер выплаты: Сумма выплаченной премии или награды.
• Дата выплаты: Дата, когда была произведена выплата.

Заполнение трудовой книжки поощрения: Пошаговая инструкция

Важно: Не существует единого стандарта заполнения трудовой книжки поощрения. Однако, необходимо соблюдать общие требования к оформлению записей.

Бумажная трудовая книжка:

• Запись производится работодателем в личном деле работника.
• Запись должна быть сделана аккуратно, разборчиво, черной или синей чернилами.
• Запись должна содержать всю необходимую информацию, указанную выше.
• Запись должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации (если предусмотрено).

Пример записи в бумажной трудовой книжке:
[Дата] Премия за выполнение плана продаж [Сумма] руб. Основание: Приказ № [Номер приказа] от [Дата приказа] [Подпись работодателя] [Печать организации]

Электронная трудовая книжка:

• Заполнение электронной трудовой книжки осуществляется работодателем через специализированное программное обеспечение (например, 1С: ЗУП).
• В программе необходимо выбрать соответствующий вид записи (например, «Премия»).
• Заполнить все необходимые поля: наименование выплаты, основание выплаты, размер выплаты, дата выплаты.
• Запись должна быть подписана электронной подписью работодателя.

Пример заполнения электронной трудовой книжки (в 1С: ЗУП):

В программе 1С: ЗУП необходимо перейти в раздел «Кадры» -> «Трудовые книжки». Выберите трудовую книжку работника и добавьте новую запись. В поле «Вид записи» выберите «Премия». Заполните остальные поля и сохраните запись.

Важные нюансы и рекомендации

• Основание выплаты: Обязательно указывайте точное основание выплаты, чтобы в случае необходимости можно было подтвердить правомерность выплаты.
• Сроки заполнения: Записи о поощрительных выплатах должны быть внесены в трудовую книжку в течение месяца, следующего за месяцем выплаты.
• Электронные трудовые книжки: При переходе на электронные трудовые книжки необходимо убедиться, что программное обеспечение, которое вы используете, соответствует требованиям законодательства.
• Консультация с юристом: В случае возникновения сложных ситуаций рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву.
• СЗВ-ТД: Не забывайте отражать информацию о поощрительных выплатах в форме СЗВ-ТД при переходе на электронные трудовые книжки.

Заполнение трудовых книжек поощрения – важная задача, требующая внимательности и аккуратности. Соблюдение требований законодательства и использование современных технологий позволит избежать ошибок и обеспечить правильный учет трудовых прав работников. Помните, что электронные трудовые книжки становятся все более распространенными, поэтому важно быть в курсе последних изменений в законодательстве и использовать соответствующие программные решения.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.