Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для большинства работников России с 2021 года. При этом часто возникает вопрос: как правильно оформить вторую запись в книжке, когда сотрудник уже имеет стаж по первой записи. В этой статье подробно разберём все этапы, требования и типичные ошибки.
Почему нужна вторая трудовая книжка
Вторая запись в ЭТК используется для:
- фиксации нового места работы после окончания предыдущего;
- обновления сведений о продолжительности работы и должности;
- документирования перехода с одной организации на другую без потери continuity (непрерывности) стажа;
- обеспечения полной прозрачности информации для работодателя, страхового фонда и пенсионного фонда.
Когда требуется вторая книжка
- При приёме на новую работу после увольнения или окончания трудового договора;
- При переходе в новую организацию по взаимному согласию сторон;
- В случае, когда в первой книжке уже заполнена запись о работе в первой организации и требуется добавить сведения о второй;
- При изменении условий занятости (повышение, перевод, изменение рода деятельности).
Этапы заполнения второй записи
Подготовка документа
Перед тем как приступить к заполнению, убедитесь, что у вас есть:
- Электронный документ, выданный работодателем (обычно в виде PDF или через HR‑систему);
- Доступ к официальному порталу Мой Труд или к корпоративной системе учёта;
- Копию первой записи в книжке для справки.
Внесение сведений о предыдущей работе
В новой записи необходимо указать данные, полученные из первой книги:
- Наименование организации, где сотрудник работал ранее;
- Должность и период работы (с даты по дату);
- Стаж на момент увольнения;
- Причина увольнения (по желанию, если она указана в первой книжке).
Оформление новых записей
После ввода информации о предыдущей работе заполняются поля, относящиеся к новому месту работы:
- Наименование новой организации;
- Должность (полное название);
- Дата начала работы;
- Условия занятости (полный или частичный рабочий день, тип занятости);
- Ставка заработной платы (если требуется);
- Код по ОКПД2 (при необходимости).
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный ввод дат – используйте формат ДД.ММ.ГГГГ, как указано в форме.
- Отсутствие сведений о предыдущем месте работы – без указания предыдущего работодателя запись будет считаться неполной;
- Омиссивное указание причины увольнения – хотя это не всегда обязательно, рекомендуется заполнить, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов.
- Несоответствие стажа – проверьте, совпадает ли суммарный стаж, указанный в первой и второй записях.
Что делать при ошибках в ЭТК
Если после отправки записи обнаружены неточности, их необходимо исправить в течение 5 рабочих дней. Для этого:
- Подать запрос в отдел кадров или в службу персонала;
- Предоставить подтверждающие документы (трудовой договор, выписка из первой книжки);
- Получить подтверждённую исправленную запись и загрузить её в личный кабинет на портале Мой Труд.
Заполнение второй записи в электронной трудовой книжке – важный процедурный шаг, который фиксирует ваш новый трудовый путь и сохраняет непрерывность стажа. Соблюдая указанные выше требования, вы избежите типичных ошибок и обеспечите корректное оформление документации, что будет полезно как вам, так и вашему работодателю.