Правовая база
Запись о приёме на работу в трудовую книжку (бумажную или электронную) регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 67, 68.
- Приказ Минтруда России № 320н от г. «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».
- Постановление Правительства РФ № 1590 от г. «Об электронных трудовых книжках».
Когда запись обязательна?
Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:
- Первый приём на работу в организации (в т.ч. ИП).
- Перевод из одной организации в другую (при смене работодателя).
- Приём на работу по совместительству (внутреннему или внешнему).
- Восстановление записи после её ошибочного удаления.
Кто вносит запись?
Запись в бумажную трудовую книжку вносит должностное лицо, уполномоченное работодателем (обычно руководитель отдела кадров или бухгалтер). В электронную трудовую книжку запись делается через Госуслуги уполномоченным представителем организации.
Структура записи о приёме на работу
Согласно Приказу Минтруда № 320н запись состоит из 9 полей. Ниже – подробный разбор каждой графы.
| № | Поле | Что указывается | Пример заполнения |
|---|---|---|---|
| 1 | Дата приёма | Дата, когда работник приступил к исполнению обязанностей. | |
| 2 | Номер приказа | Номер приказа (или иного акта), на основании которого производится приём. | Приказ № 12‑2026 |
| 3 | Дата приказа | Дата издания приказа. | |
| 4 | Наименование организации | Полное официальное название ИП (ФИО ИП) и ИНН. | ИП Иванов Иван Иванович, ИНН 770123456789 |
| 5 | Трудовая функция (должность) | Наименование должности/должностной инструкции. | Бухгалтер |
| 6 | Ставка (оклад) | Размер ставки, процент от полной ставки, либо оклад. | 100 % (оклад 60 000 ₽) |
| 7 | Срок договора (если срочный) | Дата начала и окончания договора (если он срочный). | – |
| 8 | Основание для записи | Трудовой договор, приказ о приёме, договор подряда и т.п. | Трудовой договор № 5‑2026 |
| 9 | Подпись и печать | Подпись уполномоченного лица и печать организации (если есть). | И. П. Иванов / Печать |
Пошаговая инструкция заполнения
Шаг 1. Подготовка документов
- Трудовой договор (или приказ о приёме).
- Справка из предыдущего места работы (если требуется).
- Паспортные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта).
- ИНН и СНИЛС работника (для корректного указания в графе 4).
Шаг 2. Проверка правильности реквизитов организации
Убедитесь, что в графе 4 указано полное название ИП, а не сокращённое. Ошибки в ИНН, ОКВЭД и т.п. могут привести к отказу в признании записи.
Шаг 3. Заполнение полей
Заполняйте каждую графу печатными буквами (если используется бумажный вариант) и черными чернилами. Ниже – готовый образец записи в виде таблицы.
| № | Дата приёма | № приказа | Дата приказа | Наименование организации | Должность | Ставка | Срок договора | Основание | Подпись, печать | |---|------------|-----------|------------|--------------------------|-----------|--------|----------------|-----------|-----------------| | 1 | | Приказ №12‑2026 | | ИП Иванов Иван Иванович, ИНН 770123456789 | Бухгалтер | 100 % (оклад 60 000 ₽) | – | Трудовой договор №5‑2026 | И. П. Иванов / Печать |
Шаг 4. Подпись и печать
После заполнения всех полей уполномоченное лицо ставит подпись и ставит печать (если у ИП есть печать). В случае электронного варианта подпись ставится в системе «Госуслуги».
Шаг 5. Внесение записи в электронную трудовую книжку (при наличии)
- Войдите в личный кабинет организации на портале Госуслуги.
- Выберите раздел «Трудовые книжки» → «Добавить запись».
- Заполните поля согласно таблице выше.
- Подтвердите запись электронной подписью руководителя.
- Сохраните PDF‑копию записи для собственного архива.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Нужно ли указывать в графе 3 (внутреннее/внешнее совместительство)?
Согласно рекомендациям 2025‑го года, в графе 3 указывается только факт совместительства (например, «по совместительству»). Указывать «внутреннее» или «внешнее» необязательно, если это не требуется внутренними регламентами организации.
Вопрос 2. Можно ли исправить ошибку в уже внесённой записи?
Да. Ошибку исправляют следующим образом:
- Ставится запись «Исправление» в следующей строке трудовой книжки.
- Указывается ссылка на оригинальную запись (дата, номер приказа).
- Подпись и печать лица, вносящего исправление.
Для электронных книжек исправление делается через портал «Госуслуги» с указанием причины исправления.
Вопрос 3. Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?
С 2021 года в России допускается оформление электронной трудовой книжки. Работник может оформить её через портал «Госуслуги», а работодатель вносит запись в электронный реестр. При желании работник может запросить печатную копию в любой момент.
Где скачать готовый образец?
Ниже представлены ссылки на актуальные бесплатные шаблоны (PDF и DOCX), подготовленные юридическим порталом nalog-nalog.ru:
- Образец записи о приёме на работу (PDF, 2026)
- Образец записи о приёме на работу (DOCX, 2026)
- Запись о приёме по совместительству
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильный порядок полей. Следуйте официальному шаблону Приказа Минтруда № 320н.
- Отсутствие подписи уполномоченного лица. Запись считается недействительной без подписи и печати.
- Ошибки в дате приказа. Дата приказа должна предшествовать дате приёма, иначе запись отклоняется.
- Неполные реквизиты организации. Указывайте полное название ИП, ИНН и ОКВЭД (при необходимости).
- Заполнение чернилом разных цветов. Используйте только чёрные чернила.
Заполнение трудовой книжки при приёме на работу в ИП – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Следуя приведённой инструкции и используя готовый образец записи, вы сможете избежать типичных ошибок, ускорить процесс оформления и обеспечить законность трудовых отношений.
Помните: правильная запись в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия прав работника на пенсионные и социальные выплаты.
Статья подготовлена ChatGPT (2026) на основе открытых источников и актуального законодательства РФ.