Заполнение записи об увольнении в трудовую книжку – одна из самых ответственных процедур для HR‑специалистов и руководителей․ Ошибка в формулировке может привести к нарушению ТК РФ, проблемам с выплатами, а также к отказу ПФР в оформлении пенсии․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить запись, какие реквизиты необходимо указать и какие подводные камни скрыты за aparentemente простым бланком․

Какие сведения обязательны к заполнению

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 77, ст․ 81) в трудовую книжку вносятся сведения о основании и причине прекращения трудового договора․ В зависимости от типа увольнения формулировка меняется, но обязательными являются:

• Дата увольнения;
• Порядковый номер приказа (или иного документа) об увольнении;
• Основание увольнения (статья ТК РФ, пункт, часть);
• ФИО работника (фамилия, имя, отчество);
• Должность, подразделение, место работы;
• Подпись руководителя и печать организации (при наличии)․

Если в книжке уже есть запись о приёме на работу, то запись об увольнении вносится в ту же колонку, но в отдельной строке․

Примеры оснований увольнения

1. Увольнение по сокращению штата (п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ);
2. Увольнение по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ);
3. Увольнение по статье о несоответствии (ст․ 81 ТК РФ);
4. Увольнение в связи с окончанием срока действия договора (ст․ 59 ТК РФ);
5. Увольнение по состоянию здоровья (ст․ 81 ТК РФ, п․ 3);
6. Увольнение по reaching пенсионного возраста (ст․ 70 ТК РФ)․

Каждое основание сопровождается указанием конкретной статьи и пункта ТК РФ, что позволяет избежать споров с инспекцией труда․

Образец заполнения (пример)

Ниже представлен типовой образец записи вручную (или в электронном виде) в колонке «Запись об увольнении»․ Вы можете скопировать его в свой шаблон․

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ № п/п | Дата увольнения | Основание увольнения │
│ | | (ст․ 77, ч․ 1, п․ 3 ТК РФ) │
│ | | (или иная статья, часть, пункт) │
│ | | Приказ № 123 от «01» июня 2026 г․ │
│ | | (подпись руководителя) │
│ | | ФИО: Иванов Иван Иванович │
│ | | Должность: Бухгалтер │
│ | | Подразделение: Финансовый отдел │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Для более удобного оформления часто используют готовые формы в Word или PDF․ Вы можете скачать их по ссылке:

• Шаблон Word «Увольнение по сокращению»
• Шаблон PDF «Увольнение по собственному желанию»

Пошаговая инструкция заполнения

1. Сформировать приказ об увольнении․ В приказе указываются дата, номер, основание увольнения и подпись руководителя․
2. Определить запись в книжке․ Откройте нужную страницу, найдите колонку «Запись об увольнении»․
3. Внести дату увольнения․ Формат – «дд․мм․гггг»․
4. Указать основание․ Пишем полное название статьи ТК РФ, часть и пункт․ Пример: «Увольнение по сокращению штата, п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ»․
5. Указать номер и дату приказа․ Это подтверждает официальность увольнения․
6. Заполнить ФИО и должность․ Точно так же, как в приказе․
7. Подписать и поставить печать․ Подпись руководителя и печать организации – обязательный элемент․
8. Проверить на соответствие․ Сверьте введённые данные с ТК РФ и внутренними нормативными актами компании․

Если запись вносится в электронный вариант трудовой книжки, то процесс аналогичен, но в системе обычно предусмотрены выпадающие списки для выбора основания и автоматическое заполнение даты приказа․

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание точного основания․ Просто написать «Увольнение» без ссылки на статью – недопустимо․
• Ошибка в дате приказа․ Дата приказа должна соответствовать дате его подписания; иначе запись может быть оспорена․
• Отсутствие подписи и печати․ Без подписи руководителя запись считается недействительной․
• Несоответствие даты увольнения дате окончания трудового договора․ При увольнении по окончании срока необходимо указать «в связи с истечением срока действия трудового договора»․
• Неправильный порядковый номер․ Номер приказа должен быть последовательным и уникальным․

Для контроля качества рекомендуется использовать чек‑лист, который можно разместить рядом с шаблоном․

Что делать, если запись в книжке ошибочна?

Если после проверки выявилась ошибка, необходимо:

1. Сразу же внести поправку вручную (чёрной ручкой) и поставить подпись ответственного лица․
2. Если поправка невозможна (например, уже подписана и поставлена печать), оформить документ о внесении исправления и приложить его к оригинальному приказу․
3. Уведомить работника о внесённом исправлении и сохранить копию исправленной записи․

Важно помнить, что в случае обращения в трудовую инспекцию или суд точная формулировка и наличие всех реквизитов являются решающими․

Полезные ссылки и ресурсы

• Налоговый консалтинг: образцы заполнения трудовой книжки
• Официальный сайт ПФР – требования к оформлению увольнения
• Трудовой кодекс РФ – полные тексты статей
• КонсультантПлюс – юридическая информация по ТК РФ

Эти ресурсы помогут быстро найти актуальные образцы и уточнить нормативные требования․

Правильное заполнение записи об увольнении в трудовую книжку – это не просто формальность, а гарантия того, что все расчёты и документы будут оформлены корректно, а работник получит все положенные выплаты без задержек․ Соблюдайте требования ТК РФ, используйте проверенные шаблоны и проверяйте каждый пункт перед подписью и печатью․

Помните, что ошибка в одной строке может стоить компании тысяч рублей штрафов и дополнительных административных процедур․ Поэтому уделите этому процессу максимум внимания․

Автор статьи: HR‑эксперт, 2026 г․