В 2026 году правила ведения и оформления трудовых книжек регулируются Приказом Минтруда России № 320н от . В статье рассмотрим, какие документы необходимо оформить при приеме на работу, как правильно внести запись в трудовую книжку и какие особенности существуют для разных ситуаций.
—
Какую трудовую книжку оформлять при приеме на работу?
С 2020 года новые бумажные трудовые книжки не выдаются. Однако, если сотрудник предъявляет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Принять документ и внести в него запись о приеме на работу.
- Если сотрудник переходит на электронную трудовую книжку, работодатель сначала принимает бумажный вариант, а затем вносит запись о приеме.
- Если у сотрудника нет трудовой книжки (например, впервые устраивается на работу), работодатель не обязан оформлять бумажный вариант — достаточно электронной записи.
Важно! С 2021 года приказ о приеме на работу можно не издавать. В качестве основания для записи в трудовую книжку достаточно указать номер и дату трудового договора.
—
Как правильно внести запись о приеме на работу?
Запись о приеме на работу вносится в графу 3 трудовой книжки. Формат записи:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата приема на работу (число, месяц, год).
- Графа 3: Сведения о приеме на работу с указанием должности, структурного подразделения (при наличии) и основания (например, «Принят на должность менеджера по продажам на основании трудового договора № 12 от «).
- Графа 4: Реквизиты документа-основания (например, «Трудовой договор № 12 от «).
Пример записи:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу | Основание |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга на основании трудового договора № 12 от | Трудовой договор № 12 от |
—
Особенности заполнения для разных ситуаций
Прием на работу по совместительству
При внешнем совместительстве запись в трудовую книжку вносится после записи о приеме по основному месту работы. Формат записи:
- Графа 3: «Принят на должность [должность] по совместительству в [подразделение] на основании трудового договора № [номер] от [дата]»;
- Графа 4: Указывается номер и дата трудового договора.
Пример:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу | Основание |
|---|---|---|---|
| 2 | Принят на должность бухгалтера по совместительству в бухгалтерию на основании трудового договора № 15 от | Трудовой договор № 15 от |
—
Прием на работу по срочному трудовому договору
Если трудовой договор заключен на определенный срок, в записи указывается:
- Графа 3: «Принят на должность [должность] на основании срочного трудового договора № [номер] от [дата] сроком на [период]».
- Графа 4: Указывается номер и дата трудового договора.
Пример:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу | Основание |
|---|---|---|---|
| 3 | Принят на должность инженера на основании срочного трудового договора № 18 от сроком на 6 месяцев | Срочный трудовой договор № 18 от |
—
Прием на работу в порядке перевода
Если сотрудник переводится из другой организации, запись начинается со слова «Переведен». Формат записи:
- Графа 3: «Переведен на должность [должность] в [подразделение] на основании приказа № [номер] от [дата]».
- Графа 4: Указывается номер и дата приказа о переводе.
Пример:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу | Основание |
|---|---|---|---|
| 4 | Переведен на должность начальника отдела продаж на основании приказа № 45 от | Приказ № 45 от |
—
Что делать, если сотрудник переходит на электронную трудовую книжку?
Если сотрудник ранее вел бумажную трудовую книжку, но теперь переходит на электронный формат, работодатель:
- Принимает бумажную трудовую книжку.
- Вносит запись о приеме на работу в бумажный вариант.
- После этого сотрудник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Работодатель передает сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ.
Важно! Сотрудник вправе выбрать, в каком формате вести трудовую книжку: бумажном или электронном.
—
Основные ошибки при оформлении трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки необходимо избегать следующих ошибок:
- Отсутствие записи о приеме на работу — обязательно вносить запись даже при отсутствии бумажной трудовой книжки.
- Неправильный формат даты, дата должна указываться в формате «число.месяц.год».
- Отсутствие основания — в графе 4 обязательно указывать номер и дату трудового договора или приказа.
- Нарушение хронологии — записи должны вноситься в строгом хронологическом порядке.
- Неправильное указание должности — должность должна соответствовать штатному расписанию.
—
В 2026 году при приеме на работу необходимо:
- Уточнить у сотрудника, в каком формате он ведет трудовую книжку (бумажном или электронном).
- Если предъявлена бумажная трудовая книжка — внести в нее запись о приеме на работу.
- Если трудовая книжка отсутствует — не оформлять бумажный вариант, а вести записи в электронном формате.
- Следовать правилам Приказа Минтруда № 320н при заполнении трудовой книжки.
- Указывать в записи номер и дату трудового договора или приказа.
Помните! Неправильное оформление трудовой книжки может привести к административной ответственности для работодателя. При возникновении сомнений лучше обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.
—
Дата публикации: