Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и квалификацию. В России с 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки, однако в ряде случаев бумажный вариант всё ещё актуален. Ниже вы найдёте подробное руководство по оформлению запроса на выдачу трудовой книжки, а также советы, как действовать, если документ утерян, испорчён или недоступен.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Подтверждает опыт работы и стаж, необходимый для расчёта пенсии и социальных выплат.
- Документ строгой формы, который хранится у работодателя и в кадровом учёте.
- В случае перехода на электронную цифровую трудовую книжку (ЭЦТК) информация сохраняется в базе Фонда социального страхования.
Когда и как можно запросить выдачу трудовой книжки?
Запрос на выдачу трудовой книжки можно сделать в следующих случаях:
- Выход на пенсию или получение социальной выплаты;
- Переход в новый трудовой коллектив, где требуется подтверждение стажа.
- Проверка данных о работе в рамках судебного разбирательства.
- Потеря, кража или повреждение оригинала.
Порядок оформления запроса
- Подготовьте заявление. В официальном виде это может быть письмо с указанием:
- ФИО, ИНН, дата рождения.
- Текущий адрес и контактный телефон.
- Укажите, что вы просите выдать трудовую книжку.
- Укажите, в какой организации вы работали (если это не ваш текущий работодатель).
- Укажите, в каком порядке вы хотите получить документ (первый экземпляр, копия, электронный вариант).
- Сдайте заявление в отдел кадров работодателя. Если вы уже не работаете в компании, обращайтесь в отдел кадров предыдущего работодателя.
- Проверьте наличие в базе Фонда социального страхования. Если вы работали в период с 2021 г. и выше, информация о вашем стаже хранится в электронном виде. Вы можете запросить копию через портал «Мой ФСС».
- Получите подтверждение. После проверки работодатель выдаст вам трудовую книжку либо укажет, где можно получить копию.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать?
Если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку без законных оснований, вы можете обратиться в суд. В одном из судебных дел работник обратился в суд с требованием признать трудовой договор расторгнутым и взыскать ущерб, причиненный задержкой выдачи трудовой книжки. Судебный процесс обычно начинается с подачи искового заявления в районный суд по месту работы.
Как действовать, если трудовая книжка потеряна или испорчена?
В случае потери, кражи или повреждения трудовой книжки необходимо выполнить следующие шаги:
- Составьте заявление о потере. В заявлении укажите:
- ФИО, ИНН, дату рождения.
- Дата и место, где, по вашему мнению, произошла потеря.
- Сведения о том, что вы уже обратились к работодателю и получили отказ.
- Обратитесь в отдел кадров. Предоставьте заявление и попросите оформить справку о потере.
- Получите справку о потере. Эта справка будет подтверждением того, что вы пытались восстановить документ.
- Подача в суд. Если работодатель не выдает справку, можно обратиться в суд с иском о восстановлении трудовой книжки.
- Получите копию из Фонда социального страхования. В случае, если вы работали в период с 2021 г. и выше, вы можете запросить копию электронной трудовой книжки через портал «Мой ФСС».
Электронная цифровая трудовая книжка (ЭЦТК)
С 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Это упрощает процедуру подтверждения стажа и обеспечивает более быстрый доступ к данным.
- ЭЦТК хранится в базе Фонда социального страхования.
- Независимо от того, работаете ли вы в компании, вы всегда можете проверить, передает ли работодатель сведения в Фонд, и какая информация о вашем стаже хранится.
- Для получения копии ЭЦТК вы можете воспользоваться сервисом «Мой ФСС» или обратиться в отдел кадров вашего работодателя.
Как вести учёт трудовых книжек на бумажном носителе?
Несмотря на цифровизацию, в некоторых случаях необходимо вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу по учёту бланков трудовой книжки на бумажном носителе. Минтруд в письме от 5 декабря 2023 г. уточнил, что эти книги остаются обязательными для работодателей.
- Книга учёта движения трудовых книжек фиксирует даты выдачи, возврата и изменения данных.
- Книга по учёту бланков трудовой книжки фиксирует все бланки, которые использовались в процессе работы.
Практические советы
- Сохраняйте копию вашего заявления и всех документов, связанных с выдачей трудовой книжки.
- Регулярно проверяйте данные в Фонде социального страхования через портал «Мой ФСС».
- Если вы переходите на новый работодатель, обязательно уточните, как будет оформлен ваш стаж.
- В случае задержки выдачи трудовой книжки, не откладывайте обращение в суд – сроки исковой давности могут ограничить ваши права.
Трудовая книжка остаётся ключевым документом в трудовых отношениях, подтверждающим стаж и квалификацию работника. С переходом на электронные трудовые книжки процесс получения и подтверждения стажа стал более удобным, но в ряде случаев бумажный вариант всё ещё необходим. Если вы столкнулись с задержкой выдачи, потерей или повреждением трудовой книжки, следуйте приведённым выше рекомендациям, чтобы защитить свои права и получить нужный документ в срок.