В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документооборот все еще имеет место быть, особенно для тех, кто не подал заявление о переходе на электронную форму или ведет дублирование архивов. Для бухгалтерии и кадровых служб критически важно правильно отражать операции с бланками трудовых книжек. В этой статье мы подробно разберем, как классифицировать расходы на покупку бланков, можно ли их считать статьей затрат и как правильно оформить возврат средств от сотрудника.

Является ли покупка трудовых книжек статьей затрат?

Это один из самых частых вопросов в бухгалтерском учете. Согласно действующему законодательству и сложившейся практике, затраты на приобретение бланков трудовых книжек не относятся на себестоимость продукции, работ или услуг организации.

Логика здесь следующая:

• Трудовая книжка является собственностью работника, а не активом компании.
• Работодатель выступает лишь как посредник, приобретающий бланк строгой отчетности для последующей передачи его сотруднику.
• Сотрудник обязан возместить работодателю стоимость бланка в размере фактических расходов на его приобретение.

Таким образом, в момент покупки партия бланков учитывается как товарно-материальные ценности (ТМЦ), а не как прямые расходы производства. Только в момент выдачи книжки конкретному сотруднику и удержания стоимости из его зарплаты происходит закрытие этой операции.

Бухгалтерский учет: проводки и счета

Для корректного отражения операций в программах автоматизации (например, 1С:Предприятие) и в бухгалтерском балансе используется следующий алгоритм:

Покупка бланков

При приобретении партии трудовых книжек они оприходуются на склад. Обычно для этого используется счет 10.6 «Прочие материалы» или аналогичный субсчет для бланков строгой отчетности.

• Дебет 10.6 — Кредит 60 (Расчеты с поставщиками): Оприходованы бланки трудовых книжек.
• Дебет 19 — Кредит 60: Учтен входной НДС (если организация является плательщиком НДС).

Выдача сотруднику

При выдаче трудовой книжки новому сотруднику (или при выдаче вкладыша) стоимость бланка переносится на расчеты с персоналом. В некоторых конфигурациях используется счет 73.3 «Расчеты по возмещению материального ущерба» или специальные субсчета для расчетов за бланки.

Важно отметить, что плата определяется за вычетом НДС, предъявленного организации при покупке, так как сотрудник не является плательщиком НДС в этой цепочке.

• Дебет 73.3 — Кредит 10.6: Списана стоимость выданной трудовой книжки.
• Дебет 70 — Кредит 73.3: Удержана стоимость из заработной платы сотрудника (на основании его заявления).

Примечание: Если организация находиться на упрощенной системе налогообложения (УСН), учет ведется аналогично, но без выделения НДС. В документе «Требование-накладная» необходимо выбрать соответствующую статью затрат и убедиться, что галка «Счета затрат» активна для корректного отражения в отчетах.

Может ли работник сам купить трудовую книжку?

В 2026 году сохраняется правило: первичное оформление трудовой книжки (если она заводится впервые или взамен утраченной не по вине работодателя) оплачивается работником. Однако, работник не обязан и часто не имеет права покупать бланк самостоятельно в магазине.

Бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности. Работодатель обязан:

1. Самостоятельно закупить бланки у официальных поставщиков.
2. Вести журнал учета движения трудовых книжек.
3. Выдать бланк сотруднику под роспись.
4. Удержать стоимость из зарплаты (с письменного согласия работника) или принять наличные средства через кассу (хотя удержание из зарплаты удобнее и безопаснее с точки зрения кассовой дисциплины).

Удержание денежных средств из заработной платы в счет компенсации затрат на приобретение бланка не является расчетом в понимании Федерального закона № 54-ФЗ, поэтому пробивать кассовый чек при таком удержании не нужно.

Особенности учета в бюджетных учреждениях

Для бюджетных организаций действуют свои коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Плату за трудовую книжку, взимаемую с сотрудника, бюджетному учреждению следует отражать по статье:

130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.

Это касается случаев, когда бланки были приобретены за счет средств от приносящей доход деятельности или иных источников, не являющихся субсидиями на выполнение госзадания, и подлежат возмещению.

Переход на электронные трудовые: влияние на затраты

С 2020 года в России запущен процесс перехода на электронные трудовые книжки. К 2026 году большинство работников уже перешли на ЭТК, что несет свои финансовые последствия для бизнеса:

• Снижение прямых затрат: Отпадает необходимость закупать бумажные бланки для новых сотрудников, согласившихся на ЭТК.
• Новые статьи расходов: Появляются затраты на модернизацию программного обеспечения, защиту персональных данных, обучение кадровиков и временные ресурсы на устранение ошибок в первые месяцы внедрения новых интерфейсов.
• Архивное хранение: Затраты на хранение бумажных книжек «старого формата» остаются актуальными, так как работодатель обязан хранить их в архиве 50 (или 75) лет.

Алгоритм действий работодателя при выдаче книжки

Чтобы избежать претензий со стороны трудовой инспекции и налоговой, придерживайтесь следующего порядка:

1. Закупка: Приобретите бланки у официального поставщика, получите закрывающие документы.
2. Оприходование: Примите бланки на складской учет (счет 10.6).
3. Заявление: Возьмите с нового сотрудника письменное заявление о том, что он просит завести ему трудовую книжку и согласен оплатить ее стоимость.
4. Выдача: Внесите запись в журнал учета движения трудовых книжек, выдайте бланк сотруднику под роспись.
5. Оплата: Издайте приказ об удержании стоимости из заработной платы (не более 20% от суммы выплаты после налогообложения) или примите деньги в кассу с выдачей приходного ордера (менее предпочтительно).
6. Бухгалтерия: Проведите документы по списанию бланка и отражению задолженности сотрудника.

Трудовая книжка, хотя и является документом сотрудника, требует от работодателя внимательного отношения к учету. Затраты на ее приобретение не включаются в себестоимость продукции, а перевыставляются работнику. Правильное использование счетов учета (10.6, 73.3), знание особенностей КОСГУ для бюджетников и понимание нюансов перехода на «цифру» помогут избежать ошибок и штрафов в 2026 году.

Помните: даже в эпоху цифровизации бумажная трудовая книжка остается документом строгой отчетности, требующим дисциплинированного подхода к ее покупке, хранению и выдаче.