Вопрос заведения трудовой книжки при приеме сотрудника на работу сегодня регулируется не только Трудовым кодексом, но и актуальными законодательными изменениями, связанными с переходом на цифровой документооборот. С 2021 года подход к оформлению стажа существенно изменился, особенно для тех, кто выходит на рынок труда впервые.
Кто должен иметь трудовую книжку?
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Она необходима для корректного расчета будущей пенсии и предъявляется при приеме на работу. Согласно общему правилу, сведения о трудовой деятельности должны фиксироваться для всех работников, заключающих трудовой договор на срок более 5 дней.
Бумажная или электронная: что выбрать?
В настоящее время существует два формата ведения трудового стажа: традиционный бумажный и современный электронный (ЭТК). Выбор формата зависит от стажа работника и его личных предпочтений.
Работники без стажа («новички»)
Это самая важная категория в контексте современных правил. Если трудовой договор заключается впервые после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не заводится.
- Для таких сотрудников сразу формируется электронная трудовая книжка (ЭТК).
- Все записи о приеме, переводах и увольнениях фиксируются в цифровом виде и хранятся в Социальном фонде (СФР).
Работники с имеющимся стажем
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, заведенная до 2021 года, он имеет право выбора:
- Продолжить вести бумажную книжку: в этом случае работодатель вносит записи в документ по правилам Минтруда (например, приказ 320н), хранит её в организации и выдает при увольнении.
- Перейти на электронный формат: работник подает заявление о переходе на ЭТК. После этого бумажная книжка остается у сотрудника на хранении, а все новые записи вносятся только в электронную систему.
Обязанности работодателя при оформлении
Независимо от формата книжки, работодатель обязан соблюдать строгий регламент отчетности:
- Подача сведений: Работодатель обязан подать сведения о трудовой деятельности сотрудника в составе отчета ЕФС-1. Срок подачи — не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления сотрудника.
- Соблюдение правил записи: При ведении бумажных книжек записи о приеме, переводе или увольнении должны строго соответствовать образцам и правилам Минтруда.
- Проверка документов: При приеме на работу работодатель запрашивает паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (либо справку СТД-Р / СТД-СФР для тех, кто перешел на электронный формат).
Резюме: краткая таблица-ориентир
| Ситуация | Формат книжки | Действие работодателя |
|---|---|---|
| Первое трудоустройство (после ) | Только электронная | Подача сведений в СФР (ЕФС-1) |
| Есть бумажная книжка $ ightarrow$ хочет оставить её | Бумажная | Запись в книжку + отчет ЕФС-1 |
| Есть бумажная книжка $ ightarrow$ хочет ЭТК | Электронная | Прием заявления + отчет ЕФС-1 |
Важно помнить: Электронная трудовая книжка не делает работника «неофициальным». Она обладает той же юридической силой, что и бумажная, и гарантирует сохранение всех прав сотрудника на пенсионное обеспечение и социальные выплаты.