Заведение трудовой книжки — это не просто формальность, а обязательное юридическое действие, регулируемое Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ). Правильно оформленная трудовая книжка гарантирует сотруднику подтверждение стажа, права на пенсию, а работодателю — соблюдение трудового законодательства; Ниже мы подробно разберём, как правильно завести трудовую книжку новому сотруднику, какие документы нужны, какие ошибки нельзя допускать и как избежать штрафов.
Когда необходимо завести трудовую книжку?
Трудовая книжка должна быть заведена новому сотруднику в следующих случаях:
- Сотрудник принимается на работу впервые (никогда ранее не был трудоустроен);
- Сотрудник утратил трудовую книжку и предоставил письменное заявление о её восстановлении;
- Работник ранее работал по гражданско-правовому договору, а теперь заключает первый трудовой договор.
Важно: если сотрудник уже имеет трудовую книжку, заведённую ранее, новую книжку заводить нельзя. В этом случае он должен предоставить свою действующую трудовую книжку, и работодатель вносит запись о приёме на работу в неё.
Какие документы требуются от сотрудника?
Для заведения трудовой книжки новый сотрудник обязан предоставить следующие документы:
- Паспорт — для подтверждения личности (ФИО, дата рождения, место рождения).
- Заявление о выдаче трудовой книжки — пишется в произвольной форме, но должно содержать просьбу завести трудовую книжку и подпись сотрудника.
- СНИЛС (обязательно для внесения в личную карточку и в базу ПФР).
- Документ об образовании (если требуется по должности — например, диплом о высшем образовании).
- Фотография 3×4 — для вклеивания в трудовую книжку (если работодатель требует).
Важно! Если сотрудник ранее работал, но трудовая книжка утеряна — он должен написать заявление о выдаче дубликата, а работодатель обязан оформить новый документ на основании подтверждающих документов (справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР и т.д.).
Пошаговая инструкция: как завести трудовую книжку
Шаг 1: Получение бланка трудовой книжки
Трудовая книжка — это строгий бланк, который можно приобрести только у уполномоченных организаций (например, в типографии, имеющей лицензию ФСС или ПФР). Работодатель обязан приобрести бланк, соответствующий образцу, утверждённому Правительством РФ (Постановление № 225 от ).
Шаг 2: Заполнение ьного листа
ьный лист заполняется руководителем или уполномоченным лицом (например, кадровиком) от руки чёрными чернилами или с помощью печатающего устройства. Запрещено использовать карандаш, красные чернила или корректор.
На ьном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество сотрудника, полностью, как в паспорте;
- Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Место рождения — в соответствии с паспортом (город, область, страна);
- Образование — указывается по паспорту или документам (например, «среднее общее», «высшее»);
- Дата заполнения — день, когда книжка заведена.
Шаг 3: Внесение записи о приёме на работу
Первая запись в трудовой книжке, это запись о приёме на работу. Она делается в течение 5 рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу (ст. 66 ТК РФ).
Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» и должна содержать:
- Дата приёма — в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Наименование организации — полное, как в учредительных документах;
- Должность — точно по штатному расписанию;
- Основание для приёма — «приказ (распоряжение) работодателя № ___ от ___»;
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации (если есть).
Пример записи:
«Принят на работу г. на должность менеджера по продажам на основании приказа № 45 от г.»
Шаг 4: Оформление личной карточки сотрудника (форма Т-2)
Параллельно с трудовой книжкой заполняется личная карточка сотрудника (форма Т-2). В ней указываются те же данные, плюс:
- СНИЛС;
- ИНН;
- Контактные данные;
- Сведения о воинской обязанности;
- Реквизиты документов об образовании и квалификации.
Шаг 5: Выдача трудовой книжки сотруднику
Трудовая книжка выдаётся сотруднику под роспись в журнале учёта трудовых книжек. Сотрудник должен расписаться в получении книжки, подтверждая, что он ознакомлен с её содержанием.
Что нельзя делать при заведении трудовой книжки?
Частые ошибки, ведущие к штрафам и проверкам:
- Заполнение карандашом или красными чернилами — запись считается недействительной;
- Использование корректора или зачёркивания — любые исправления недопустимы. Если ошибка — оформляется дополнительная запись с указанием причины;
- Заведение новой книжки, если сотрудник уже имеет действующую — это нарушение, влечёт штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Не внесение записи о приёме в срок — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для ответственного лица;
- Отсутствие подписи и печати — запись не имеет юридической силы.
Что делать, если сотрудник не может предоставить документы?
Если сотрудник не может предоставить паспорт или СНИЛС — приём на работу невозможен. Без этих документов невозможно оформить трудовой договор и трудовую книжку. Работодатель не вправе принимать сотрудника «на слово» — это нарушение закона.
Если сотрудник утерял трудовую книжку — он должен обратиться в ПФР или предыдущие работодатели за справками, подтверждающими стаж. На основании этих документов оформляется дубликат.
Правильно заведённая трудовая книжка, это не только формальность, но и защита прав сотрудника на пенсию, компенсации, отпуск и другие гарантии. Для работодателя — это документ, подтверждающий соблюдение трудового законодательства. Ошибки в оформлении могут привести к:
- Штрафам от трудовой инспекции;
- Претензиям сотрудников при выходе на пенсию;
- Отказу в начислении пенсии из-за неподтверждённого стажа.
Рекомендация: назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик) и проведите регулярный аудит. Используйте шаблоны и чек-листы для проверки правильности заполнения. Лучше потратить 15 минут на проверку, чем потом платить десятки тысяч рублей штрафов.
Помните: трудовая книжка — это история профессиональной жизни человека. Её нужно вести с уважением, вниманием и строгим соблюдением закона.