Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад и стала удобным инструментом, который сразу привлек внимание как крупных работодателей, так и сотрудников. Этот документ подтверждает трудовую деятельность и стаж работника, обеспечивая постоянный и удобный доступ к информации. Но если с бумажной версией всё было привычно — поставил печать и подпись, то с ЭТК у кадровиков и бухгалтеров возникает вопрос: как именно работодатель заверяет электронную трудовую книжку?
Что такое электронная трудовая книжка и зачем её заверять
С 2020 года работающие по трудовому договору россияне ведут электронную трудовую книжку. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только ЭТК (за исключением случаев, когда сотрудник сохранил бумажный вариант). Все сведения, которые раньше вносили в бумажный бланк, теперь передаются в цифровом виде.
Заверение ЭТК — это не простановка печати на мониторе. В цифровом мире заверение означает подтверждение подлинности сведений и юридической значимости переданных данных. Работодатель удостоверяет, что информация о приеме, увольнении или переводе сотрудника достоверна и имеет юридическую силу.
Механизм заверения: как это работает на практике
Главный инструмент, которым работодатель заверяет электронную трудовую книжку, это Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Именно она заменяет собственноручную подпись руководителя и печать организации.
Основные этапы заверения сведений:
- Внесение данных: Кадровый специалист или бухгалтер вносит информацию о трудовой деятельности сотрудника в учетную программу.
- Формирование отчета: На основе внесенных данных формируется отчет ЕФС-1 (Единая форма сведений), который пришел на смену СЗВ-ТД.
- Наложение подписи: Перед отправкой отчета в Социальный фонд России (СФР), документ подписывается УКЭП руководителя организации (или иного уполномоченного лица). В этот момент происходит юридическое заверение данных.
- Отправка в СФР: Подписанный отчет отправляется в фонд. СФР принимает сведения, проверяет их и размещает в личном кабинете работника на портале Госуслуг. С этого момента запись считается официально заверенной и внесенной в ЭТК.
Как настроить заверение и отправку данных в 1С:ЗУП
Программы 1С не любят работать с незнакомой для них информацией, они любят справочники и классификаторы. Чтобы автоматизировать процесс заверения и избежать ошибок при отправке ЕФС-1, в 1С:ЗУП необходимо произвести правильную настройку:
Настройка трудовых функций и кодов ОКЗ
Для корректного заполнения электронной трудовой книжки и отчета ЕФС-1 в 1С важно правильно указывать трудовую функцию и код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). Это обязательные реквизиты:
- В карточке должности или штатной позиции нужно заполнить поле «Трудовая функция».
- Указать код ОКЗ, выбрав его из встроенного в программу классификатора. Если код не заполнен, 1С выдаст ошибку при попытке сформировать отчет.
Подключение электронной подписи
Для заверения сведений в 1С:
- Перейдите в раздел «Настройка» -> «Организации».
- В карточке вашей организации на вкладке «ЭДО и СФР» укажите сертификат электронной подписи, который будет использоваться для подписания отчетов.
- Убедитесь, что криптопровайдер и настройки связи с СФР работают корректно (через функцию тестирования отправки).
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки
При приеме на работу нового сотрудника кадровику необходимо понимать, в каком формате вести его трудовую книжку. Как подтвердить, что у работника уже есть ЭТК?
- Заявление сотрудника: Если сотрудник ранее подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель уже передавал эти сведения в ПФР/СФР.
- Личный кабинет Госуслуг: Сам сотрудник может предоставить выписку из своей ЭТК, заказав ее на портале государственных услуг.
- Сведения от предыдущего работодателя: При увольнении сотруднику выдается СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), где указано, что он перешел на электронный формат.
- Прием впервые: С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК? Ответ однозначный: с 2021 года. Таким гражданам бумажная трудовая книжка вообще не заводится, им ведут только электронную.
Выдача сведений сотруднику на руки
Хотя основная база данных хранится в СФР, иногда сотруднику нужны заверенные сведения на руки (например, для визы или банка). В этом случае работодатель обязан выдать документ по заявлению работника:
- В бумажном виде: Форма СТД-Р. Распечатывается, подписывается руководителем и заверяется печатью организации (при наличии).
- В электронном виде: Формируется выписка из ЭТК в формате PDF или XML. Документ подписывается УКЭП работодателя и отправляется сотруднику на email. Такая выписка имеет полную юридическую силу и не требует дополнительных печатей на бумаге.
Заверение электронной трудовой книжки работодателем — это процесс передачи юридически значимой информации в СФР, подтвержденной усиленной квалифицированной электронной подписью. В XXI веке цифровизация упрощает учет: нет риска потерять бумажный бланк, а данные всегда доступны. Главное для работодателя — правильно настроить учетную программу (например, 1С:ЗУП), своевременно заполнять классификаторы ОКЗ и трудовые функции, а также не забывать про сроки отправки отчетов ЕФС-1. В этом случае электронная трудовая книжка будет вестись корректно и без штрафов со стороны контролирующих органов.