С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая полностью заменяет бумажную версию. Но возникает вопрос: нужно ли заверять копию ЭТК, полученную через портал Госуслуги, для предъявления работодателю, в органы социальной защиты или при оформлении документов?
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это полноценный аналог бумажной трудовой книжки, но в цифровом формате. Все сведения о трудовой деятельности сотрудника хранятся в системе Федеральной службы по труду и занятости (СФР) и доступны в личном кабинете на портале Госуслуги или через сайт СФР.
Ключевые особенности:
- Внесение записей осуществляется работодателем в течение 5 дней после события.
- Сведения автоматически обновляються в системе.
- Копии документов (выписки, справки) заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Законодательная база
Вопрос о необходимости заверения копии ЭТК регулируется несколькими нормативными актами:
- Постановление Правительства РФ № 225 (пп) от 2023 г. — об утверждении порядка ведения ЭТК.
- Приказ Минтруда РФ № 320н от 2024 г. — уточняет требования к заверению копий трудовой книжки.
- Федеральный закон «О труде» (частично) и Постановление Правительства РФ о «Удостоверении копий».
Ключевой момент: для большинства официальных целей (подача в органы соцзащиты, оформление пенсионных выплат, подтверждение стажа) достаточно копии ЭТК, заверенной усиленной квалифицированной электронной подписью. Однако в некоторых случаях требуется «бумажная» копия, заверенная печатью и подписью работодателя.
Когда нужна заверенная копия ЭТК?
Для работодателя и трудовой инспекции
При увольнении работник получает бумажную копию трудовой книжки, в которой все записи, внесенные в ЭТК, заверяются печатью организации и подписью уполномоченного лица. Это необходимо для:
- Проверки работодателем стажа сотрудника.
- Подачи документов в трудовую инспекцию.
Для органов социальной защиты
При оформлении пособий, пенсий и других соцплатежей чаще всего принимается электронная выписка из ЭТК, заверенная УКЭП. Если же заявитель предпочитает бумажный вариант, то:
- Он получает копию ЭТК от работодателя.
- Работодатель заверяет копию печатью и подписью.
- Копия передаётся в соцзащиту.
Для гражданского судопроизводства
В судебных делах может потребоваться «свидетельство о стаже». В таком случае суд может запросить:
- Копию ЭТК, заверенную УКЭП (если речь идёт о цифровом документе).
- Бумажную копию, заверенную печатью и подписью работодателя (если суд требует «печатную» копию).
Как получить и заверить копию ЭТК через Госуслуги
Получение выписки из ЭТК
Шаги:
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги.
- Перейдите в раздел «Заявления» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Заполните форму, укажите период, за который нужна выписка.
- Подтвердите заявку и дождитесь выдачи. Документ автоматически заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью.
Получение бумажной копии с печатью и подписью
Для этого необходимо обратиться к работодателю. Работодатель должен:
- Сформировать бумажную копию ЭТК (можно распечатать из портала).
- Проверить, что все записи актуальны.
- Заверить копию печатью организации и подписью уполномоченного лица (обычно руководитель отдела кадров).
После этого копия может быть передана в нужный орган.
Частые ошибки при заверении копии ЭТК
- Неправильное использование печати: печать должна быть официальной и актуальной.
- Отсутствие подписи уполномоченного лица: подпись должна быть в оригинале, а не сканированной.
- Заверение копии, которая не соответствует актуальному состоянию ЭТК (пропущенные записи).
- Использование слабой электронной подписи вместо УКЭП.
FAQ
- Можно ли использовать копию ЭТК, полученную через Госуслуги, без заверения?, Для большинства целей (подача в соцзащиту, подтверждение стажа) достаточно копии с УКЭП. Для некоторых официальных процедур (трудовая инспекция, суд) требуется заверенная копия с печатью и подписью.
- Что делать, если ЭТК не обновляется? — Свяжитесь с работодателем, он обязан внести изменения в течение 5 дней. Если это не происходит, можно обратиться в СФР через портал Госуслуги.
- Можно ли получить копию ЭТК, если работник уволился? — Да, работник может запросить выписку из ЭТК в течение 30 дней после увольнения. При этом копия будет заверена УКЭП.
- Нужно ли ставить печать на копию, если она уже заверена УКЭП? — Нет, если копия заверена УКЭП, печать не требуется. Однако некоторые органы могут потребовать бумажную копию с печатью.
Электронная трудовая книжка полностью заменяет бумажную версию и обеспечивает быстрый доступ к сведениям о трудовой деятельности. Для большинства официальных целей достаточно копии, заверенной усиленной квалифицированной электронной подписью, которую можно получить через портал Госуслуги. Однако в некоторых случаях, особенно при проверках работодателя, трудовой инспекции или в судебных разбирательствах, требуется бумажная копия, заверенная печатью и подписью уполномоченного лица. Следует внимательно изучить требования конкретного органа и подготовить документы в соответствии с действующим законодательством.