Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Иногда требуется её заверенная копия (например, при устройстве на новую работу, получении пособий, оформлении кредита или в суде). Ниже подробно описан порядок заверения как бумажной, так и электронной трудовой книжки (ЭТК) в соответствии с действующим законодательством РФ на .

Правовая база

Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – определяет порядок предоставления сведения из ЭТК.
Постановление Минтруда России от № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями).
Приказ Минтруда России от № 45н – о порядке выдачи заверенных копий ЭТК.

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки

Устройство на новую работу (особенно если работодатель запрашивает подтверждение стажа).
Получение государственных социальных выплат (пособия по безработице, материнский капитал и т.д.).
Оформление кредита, ипотеки или залога.
Судебные разбирательства (например, споры о выплате заработной платы).
Подача документов на получение пенсии по старости или инвалидности.

Заверение бумажной трудовой книжки

Кто может заверить копию

Согласно ст. 66 ТК РФ, заверенную копию трудовой книжки может выдать:

Работодатель (кадровая служба или уполномоченное лицо).
Нотариус (при отсутствии возможности получить заверение от работодателя).
Многофункциональный центр (МФЦ) – в некоторых регионах предоставляет услугу заверения копий трудовых книжек.

Необходимые документы

Оригинал трудовой книжки.
Заявление работника о выдаче заверенной копии (можно в свободной форме, но лучше использовать образец, утверждённый организацией).
Паспорт работника (для подтверждения личности).
Если копия запрашивается третьим лицом (например, банком) – доверенность на представление интересов работника.

Порядок действий

Подготовка заявления. В заявлении указываются ФИО, дата рождения, должность, период работы, цель выдачи копии и просьба о заверении.
Снятие копии. Кадровая служба делает photocopy всех страниц трудовой книжки (включая ьный лист и страницы с записями о приёме, переводе, увольнении).
Сверка с оригиналом; Ответственное лицо сравнивает копию с оригиналом, отмечая отсутствие расхождений.
Заверение. На копии ставится надпись: «Копия верна», подпись уполномоченного лица, его должность, дата и печать организации (печать кадровой службы). Если заверение производит нотариус, он ставит свою подпись и печать.
Выдача документа. Заверенная копия передаётся работнику под расписку в журнале выдачи документов.

Образец надписи о заверении

Копия верна
Подпись _____________________ / И.И. Иванов /
Должность: специалист отдела кадров
М.П. (печать организации)

Заверение электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 г. в России функционирует система электронных трудовых книжек, хранящаяся в базе Социального фонда России (СФР). Заверенная копия ЭТК представляет собой выписку из этой базы, заверенную электронной подписью уполномоченного органа.

Кто может выдать заверенную выписку из ЭТК

Работодатель (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе СФР).
Многофункциональный центр (МФЦ) – при наличии согласия работника на предоставление данных.
Социальный фонд России (СФР) – напрямую через запрос в личном кабинете гражданина.

Необходимые документы и условия

Согласие работника на предоставление сведений из ЭТК (можно дать через портал «Госуслуги» при подаче заявления).
Паспорт и СНИЛС (для идентификации в системе СФР).
Если запрос делает третье лицо – доверенность, заверенная нотариусом.

Порядок получения заверенной выписки

Вход в личный кабинет. Работник заходит на портал «Госуслуги» или в личный кабинет СФР, используя учётную запись (ЕСИА).
Формирование запроса. Выбирает раздел «Электронная трудовая книжка» → «Запросить выписку». Указывает период, за который нужна выписка (можно за весь стаж или за конкретный интервал).
Подписание заявления ЭП. Запрос подписывается квалифицированной электронной подписью работника (или представителя по доверенности).
Обработка запроса. Система формирует выписку в формате PDF, содержащую все записи о трудовой деятельности, заработной плате и страховых взносах.
Заверение выписки. Выписка автоматически снабжается электронной подписью уполномоченного органа СФР (или работодателя, если он выступает в качестве выдающего лица). Подпись подтверждает подлинность документа.
Получение документа. Выписка доступна для скачивания в личном кабинете или направляется на электронную почту, указанную в заявлении. При необходимости можно распечатать и заверить печатью организации (если требуется бумажный вариант).

Образец реквизитов заверенной выписки

ЭЛЕКТРОННАЯ ВЫПИСКА ИЗ ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
ФИО: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123-456-789 00
Период: – 
Записи о трудовой деятельности:
...
Подпись уполномоченного органа СФР (ЭП)
Дата формирования: 
QR‑код для проверки подлинности

Особенности и частые ошибки

При работе с бумажной книжкой

Неполная копия. Иногда копируют только первые несколько страниц, пропуская записи о переводах или увольнениях – такой документ не считается заверенным.
Отсутствие печати. Без печати организации заверение не имеет юридической силы.
Неправильная надпись. Фраза «Копия верна» должна быть именно такой; варианты вроде «Копия соответствует оригиналу» могут быть оспорены.

При работе с ЭТК

Отсутствие согласия. Без согласия работника система не выдаст выписку.
Неправильная электронная подпись. Если используется неподтверждённый сертификат, документ будет считаться недействительным.
Срок хранения запроса. Выписка доступна для скачивания в течение 30 дней после формирования; после этого нужно подать новый запрос.

Полезные ссылки (по состоянию на )

Портал «Госуслуги» – раздел Электронная трудовая книжка.
Социальный фонд России – официальный сайт, инструкция по получению выписки из ЭТК.
Минтруд России – нормативные акты по трудовым книжкам.
Приказ Минтруда России № 45н от «О порядке выдачи заверенных копий электронных трудовых книжек».

Заверение трудовой книжки – процедура, регламентированная законодательством и требующая внимательного соблюдения формальностей. Для бумажной книжки достаточно сделать полную копию, заверить её подписью и печатью работодателя (или нотариусом). Для электронной трудовой книжки достаточно получить выписку из базы СФР с квалифицированной электронной подписью, предварительно получив согласие работника. Следуя представленной инструкции, вы сможете оформить legally‑significant документ без лишних задержек и ошибок.