Заверение копии трудовой книжки – это процедура, подтверждающая подлинность документа и его соответствие оригиналу. Для сотрудницы, находящейся в декретном отпуске, такие копии часто требуются при оформлении кредита, получении социальных выплат, трудоустройстве по совместительству или при переходе на другую работу. Ниже представлен пошаговый алгоритм, основанный на действующем законодательстве и разъяснениях ведомств (Роструд, Министерство труда и соцзащиты РФ, КонсультантПлюс).
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовой книжки), ст. 256 (декретный отпуск).
- Приказ Минтруда России № 14-6/ООГ-4996 от – порядок выдачи сведений по форме СТД‑Р при электронной трудовой книжке.
- Разъяснения Роструда (письма от № 937‑6‑1, от ) – обязательность внесения записи о замещающем работнике в трудовую книжку основного сотрудника.
- Образцы и рекомендации КонсультантПлюс (2024‑2026 гг.) – формулировки «Копия верна», «Работает по настоящее время» и порядок проставления печати.
Когда декретнице нужна заверенная копия трудовой книжки
- При подаче заявления на получение государственных пособий (по уходу за ребёнком, материнский капитал и др.).
- При оформлении ипотечного кредита или займа в банке.
- При трудоустройстве по совместительству или при переходе на другую работу (работодатель может запросить подтверждение стажа).
- При необходимости подтвердить период работы для расчёта пенсии или других социальных выплат.
Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки
- Получить запрос от сотрудницы. Запрос может быть устным или письменным (например, через электронную почту или личный кабинет Госуслуг).
- Подготовить копию. Сделать четкую photocopy или скан всех страниц трудовой книжки, включая титульный лист и страницы с записями о работе.
- Проверить соответствие копии оригиналу. Ответственное лицо (кадровик, бухгалтер или руководитель) сверяет каждую страницу копии с оригиналом, отмечая отсутствие помарок, подправок или пропусков.
- Оформить заверяющую надпись. На каждой странице копии внизу пишется:
Пример надписи:
Копия верна
Должность: специалист по кадрам
Подпись: ___________________
Расшифровка подписи: Иванова И.И.
Дата заверения:
(при наличии печати – ставится печать организации, захватывающая часть текста и подписи)
Если используется электронная трудовая книжка, вместо копии выдаётся сведения по форме СТД‑Р. Форма заполняется аналогично: в графе «Сведения о работе» указывается текущее место работы, должность, период работы с пометкой «работает по настоящее время».
- Поставить подпись и расшифровку. Подпись ставит уполномоченное лицо (руководитель организации, его заместитель или ответственный за кадровый учёт сотрудник). Рядом обязательно указывается фамилия, имя, отчество и должность.
- Поставить печать организации (при её наличии). Печать должна слегка заходить на текст надписи и на подпись – это подтверждает подлинность заверения.
- Указать дату заверения. Дата имеет юридическое значение: с этого момента копия считается действительной в течение всего периода, пока не произойдут изменения в оригинальной трудовой книжке (например, новая запись о работе).
- Выдать документ сотруднице. Копия передаётся под расписку или направляется заказным письмом с уведомлением о вручении. При выдаче электронной формы СТД‑Р можно отправить её через защищённый канал (ЭДО, личный кабинет Госуслуг).
Особенности оформления для декретницы
- Фраза «работает по настоящее время». Поскольку сотрудница находится в декретном отпуске, но трудовые отношения не прерваны, в заверяющей надписи и в форме СТД‑Р необходимо указать, что она «работает по настоящее время». Это подтверждает непрерывность стажа.
- Запись о замещающем работнике. Если в период декретного отпуска принят сотрудник по срочному трудовому договору для замещения декретницы, работодатель обязан внести запись о таком работнике в трудовую книжку основной сотрудницы (см. разъяснения Роструда от и письмо Минтруда от ). Запись делается в разделе «Сведения о работе» с указанием: «Принят по срочному трудовому договору для замещения сотрудника, находящегося в декретном отпуске».
- Электронная трудовая книжка. При ведении ЭТК копия не требуется – достаточно выдать форму СТД‑Р. Однако если сотрудница всё же запрашивает бумажную копию, её заверяют по общим правилам, описанным выше.
Образец заверенной копии трудовой книжки (бумажный вариант)
------------------------------------------------- | ТРУДОВАЯ КНИЖКА | | Фамилия: Иванова | | Имя: Ирина | | Отчество: Ивановна | | Дата рождения: | | ... | | Страница 1 | | Запись о приёме на работу: | | ... | | Страница N | | Запись о декретном отпуске: | | ... | ------------------------------------------------- Копия верна Должность: специалист по кадрам Подпись: ___________________ Расшифровка подписи: Петрова С.В. Дата заверения: [печать организации]
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче заверенной копии?
Сотрудница имеет право:
- Написать письменную жалобу руководителю организации.
- Обратиться в территориальный орган Роструда или инспекцию труда.
- При необходимости – подать иск в суд о защите своих трудовых прав (ст. 352 ТК РФ).
Заверение трудовой книжки декретнице не отличается от стандартной процедуры, однако требует учёта двух важных нюансов:
- В заверяющей надписи и в форме СТД‑Р необходимо указать, что сотрудница «работает по настоящее время» (декретный отпуск не прерывает трудовой договор).
- Если в период её отсутствия принят замещающий работник по срочному договору, работодатель обязан внести запись о таком работнике в трудовую книжку основной сотрудницы.
Соблюдение указанных правил гарантирует юридическую силу документа и защищает права сотрудницы при получении социальных выплат, кредитов и при дальнейшем трудоустройстве.
Информация актуальна на май 2026 года.