Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. При её потере, порче (заливе, рвущейся странице и т.п.) необходимо оформить дубликат и правильно заполнить графу 4. В этой статье подробно рассматриваем, кто может заверять копию и как правильно вносить записи в графу 4.
Кто может заверять копию трудовой книжки?
Заверение копии – это процесс подтверждения её соответствия оригиналу. В России для этого обычно используют следующие варианты:
Обычное заверение от организации‑работодателя
- HR‑отдел или отдел кадров организации ставит печать и подпись руководителя (директора) или уполномоченного лица.
- Заверение может производиться также уполномоченным представителем компании (например, главный бухгалтер, если он имеет соответствующую доверенность).
Заверение нотариусом
Нотариальное заверение требуется, когда копия будет использоваться за пределами организации (например, при подаче в пенсионный фонд, в отделение по месту жительства и т.п.). Нотариус ставит печать и подпись, подтверждая подлинность подписи и печати организации.
Заверение в отделе кадров (при наличии)
В некоторых крупных компаниях есть отдельный отдел, отвечающий за архивные документы. Именно он может выдать заверенную копию с указанием даты выдачи и подписи ответственного сотрудника.
Что делать, если трудовая книжка испорчена (залита, порвана и т.п.)?
Повреждённая книжка не утрачивает юридической силы, однако её копию (или дубликат) необходимо оформить заново, чтобы сохранить непрерывность трудовой истории.
Порядок получения дубликата
- Подача сотрудником заявления о выдаче дубликата в отдел кадров.
- Кадровый отдел проверяет наличие оригинала в архиве и, при необходимости, запрашивает подтверждающие документы (трудовой договор, приказы, выписки из личного дела).
- На основании найденных данных составляется новый экземпляр трудовой книжки.
Заполнение графа 4 в дубликате
Графа 4 содержит сведения о выполнении должностных обязанностей, а также о связи работы с условиями труда. При заполнении дубликата:
- Вносятся те же данные, что и в оригинале (наименование должности, период работы, сведения о выполненных задачах).
- Если в оригинале граф 4 была заполнена не полностью, в дубликате следует дополнить её актуальной информацией, подтверждённой документами (приказами, отчётами).
Как оформить заверение записи в графе 4
После того как запись в графе 4 внесена, её необходимо официально завершить:
- HR‑специалист ставит подпись и печать организации.
- Если копия будет использоваться за пределами компании, рекомендуется нотариальное заверение подписи и печати.
- В конце документа указывается дата выдачи и ФИО лица, который заверяет.
Пошаговая инструкция оформления копии и записи в графе 4
Сбор необходимых документов
- Заявление сотрудника о выдаче дубликата.
- Копия оригинала (если она ещё доступна) или выписка из личного дела.
- Документы, подтверждающие период работы (трудовой договор, приказы, выплаты).
Обращение в отдел кадров
Сотрудник передаёт пакет документов в HR‑отдел. Специалист проверяет данные и формирует новый экземпляр трудовой книжки.
Формирование записи в графе 4
В графе 4 вносятся сведения о:
- Должности/позиции, занимаемой в организации.
- Периоду работы (с даты по дату).
- Краткое описание выполненных обязанностей и достижений.
- Сведения о стаже и условиях работы, если они имеют значение для пенсионного расчёта.
Записи оформляются в соответствии с шаблоном, используемым в организации.
Подпись и печать
После заполнения графа 4 HR‑менеджер:
- ставит подпись и организационную печать;
- указывает ФИО и должность лица, который заверяет;
- при необходимости – добавляет нотариальное заверение (если копия будет использоваться вне организации).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли самостоятельно заверять копию?
Нет. Заверять копию может только уполномоченное лицо организации (директор, руководитель отдела кадров) или нотариус. Самостоятельное заверение без подписи и печати не имеет юридической силы.
Требуется ли нотариальное заверение?
Нотариальное заверение необходимо, если копия будет представлена в сторонних организациях (пенсионный фонд, отделение соцзащиты, банк). Внутри компании достаточно подписи и печати.
Сколько времени занимает процесс получения дубликата?
Обычно выдача дубликата занимает от 5 до 10 рабочих дней, в зависимости от загруженности отдела кадров и наличия необходимых архивных документов.
Повреждённая трудовая книжка не является препятствием для продолжения трудовой деятельности, однако для её дальнейшего использования необходимо:
- Получить официальную копию с заполненной графой 4;
- Оформить её заверение подписью и печатью организации (и, при необходимости, нотариально);
- Убедиться, что все записи соответствуют оригинальным данным и подтверждены соответствующими документами.
Соблюдая указанный порядок, сотрудник сохраняет свои трудовые права, а работодатель – официальную запись о его профессиональном опыте.